°. Oficina Asesora de Comunicaciones y Atención al Ciudadano . Son funciones de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Atención al Ciudadano las siguientes
Asistir a la Dirección General en el trámite y solución de los asuntos de su competencia, en lo relacionado con el Área de comunicaciones y atención al ciudadano con el fin de dar a conocer la misión del Instituto.
Brindar asesoría en los asuntos encomendados por la Dirección General, a las diferentes dependencias del Instituto en lo relativo a comunicación y atención al ciudadano.
Proponer mecanismos para la divulgación y comunicación de las políticas, planes, estrategias y programas implementados por el Instituto, orientados al cumplimiento de su misión.
Diseñar, conjuntamente con los servidores públicos de las diferentes dependencias, los programas de divulgación, promoción que sean necesarios para informar a las diferentes audiencias objeto de la misión de la Entidad.
Dirigir, coordinar y programar todos los aspectos relacionados con la producción y emisión de las comunicaciones del Instituto en las áreas específicas de prensa, comunicación organizacional, producción editorial, atención al ciudadano y centros de documentación, información y material corporativo.
Apoyar en las estrategias de comunicación a la Dirección de Gestión Humana en el desarrollo de programas para la inducción, reinducción e información continua de los servidores públicos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Coordinar y hacer de Secretaría Técnica del Consejo Editorial del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el cual velará por la calidad de la producción editorial del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, tanto en el ámbito nacional como en el regional. La Oficina Asesora de Comunicaciones y Atención Ciudadana efectuará el proceso editorial y el acompañamiento técnico a las áreas generadoras del contenido.
Realizar los procedimientos para la legalización y registro de los productos editoriales y verificar el cumplimiento de la normatividad atinente a derechos de autor.
Implementar con cada una de las áreas del nivel nacional y regional del Instituto, el diseño, implementación, análisis y evaluación de las estrategias de comunicación interna y externa del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Administrar y coordinar los contenidos de la página web, y de la intranet del Instituto, velando por la coherencia comunicativa, la integralidad de la información y su permanente actualización.
Dirigir y coordinar las acciones para el correcto funcionamiento del sistema de atención virtual al usuario.
Construir e implementar un sistema de escucha al cliente que incluya métodos de recolección y análisis de quejas y reclamos.
Diseñar e implementar un sistema de medición de la satisfacción de los clientes del Instituto.
Elaborar la programación de metas sociales y financieras de la dependencia de acuerdo a las orientaciones impartidas por la Subdirección de Programación.
Coordinar con la Subdirección de Evaluación la inclusión de los indicadores más adecuados para medir la gestión del Área y percepción del usuario desde el frente de atención al ciudadano.
Elaborar el Plan de Compras e identificar las necesidades de contratación del Área.
Participar en todas las instancias del proceso de compras y contratación en las que sea requerida el Área por la Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico.
Las demás que le sean asignadas.