En relación con los teletrabajadores, la entidad tendrá las siguientes obligaciones:
A través del jefe inmediato.
Establecer esquemas de cumplimiento y seguimiento de las funciones asignadas al teletrabajador, así como las condiciones y plazos de los entregables.
Permitir y facilitar al teletrabajador el acceso a la información y documentos requeridos para el desarrollo de sus funciones.
Dar su concepto frente a las solicitudes de teletrabajo a través del sistema o canales destinados para tal fin.
Informar al teletrabajador a través de los canales institucionales cuando se requiera su asistencia presencial o virtual a las reuniones y/o actividades programadas y urgentes, en razón a la necesidad del servicio.
Establecer el cronograma de asistencia presencial del personal a su cargo que tenga habilitación de teletrabajo híbrido, garantizando una distribución equitativa de los días de teletrabajo entre dos (2) y tres (3) días alternados semanalmente, de manera continua o discontinua. Para tal fin, podrá implementar un esquema que asegure en todo momento una cobertura mínima del cincuenta por ciento (50%) del personal de la dependencia en las instalaciones, siempre que la capacidad física o infraestructura disponible lo permita. Esta planificación deberá efectuarse en coordinación con los servidores públicos, teniendo en cuenta las necesidades del servicio, la adecuada prestación de este y la continuidad en el desarrollo de las funciones institucionales.
Informar a la Subdirección de Desarrollo del Talento Humano o quien haga sus veces, cualquier novedad o incumplimiento por parte del teletrabajador de sus compromisos y obligaciones.
Controlar que el teletrabajador desarrolle las actividades laborales dentro del horario laboral establecido en la normativa institucional.
Gestionar el inventario de los puestos de trabajo que serán compartidos entre los funcionarios autorizados para teletrabajo, garantizando su adecuada distribución y disponibilidad durante los días de presencialidad.
Garantizar el derecho a la desconexión laboral y evitar los impactos que se pueden generar en la salud mental y en el equilibrio emocional de los teletrabajadores, según la Ley 2191 de 2022 y las normas que la modifican, sustituyan y/o adicionen.
A través de la Subdirección de Soluciones y Desarrollo, o quien haga sus veces.
Identificar las condiciones de tecnología con que cuenta la Entidad para la implementación y el mantenimiento del teletrabajo.
Suministrar al teletrabajador los equipos y herramientas tecnológicas necesarias para el desarrollo de sus funciones, salvo acuerdo en contrario, conforme a lo dispuesto en el artículo 2.2.1.5.19 del Decreto número 1072 de 2015, adicionado por el artículo 2o del Decreto número 1227 de 2022. Esta obligación no aplicará en los casos excepcionales en los que la DIAN no provea tales equipos y el servidor público ponga a disposición sus propios equipos de trabajo.
Definir y evaluar las condiciones mínimas de tecnología que se requieren para que el teletrabajador pueda ingresar a los sistemas de información y los lineamientos para su uso.
Entrenar a los teletrabajadores sobre el acceso remoto, el uso y apropiación de herramientas TIC para el teletrabajo y seguridad digital.
Ofrecer soporte técnico remoto a los equipos que sean de propiedad de la Entidad, según disponibilidad; en el evento que la solución al soporte no sea posible de manera remota, el teletrabajador será el responsable de llevar físicamente a las instalaciones de la entidad el equipo de cómputo para la realización del soporte.
Proponer e implementar proyectos para maximizar el uso de TIC con el fin de fortalecer la modalidad de teletrabajo.
Si se asigna el equipo de cómputo, se deberá prestar el servicio de mantenimiento preventivo según el plan de mantenimiento tecnológicos programado para cada vigencia, evento en el que el teletrabajador deberá allegar el equipo a las instalaciones de la DIAN.
En conjunto con la Oficina de Seguridad de la Información, estipular las pautas y directrices en seguridad digital para teletrabajo.
Informar al teletrabajador sobre las restricciones de uso de equipos y servicios informáticos, la legislación vigente en materia de protección de datos personales, propiedad intelectual, seguridad de la información y en general las sanciones que puede acarrear su incumplimiento.
A través de la Subdirección de Desarrollo del Talento Humano, o quien haga sus veces.
Liderar el proceso de participación y seguimiento de la política de teletrabajo.
Autorizar el ingreso de los(as) servidores(as) públicos(as) al programa de teletrabajo.
Coordinar la capacitación a los teletrabajadores en temas como: riesgos laborales, vida saludable y pausas activas.
Verificar en articulación con la ARL las condiciones del puesto de trabajo desde donde se va a teletrabajar, así como incluir al teletrabajador dentro del programa de seguridad y salud en el trabajo y promover la participación en las actividades del COPASST.
Incluir el teletrabajo en la metodología para la identificación, evaluación, valoración y control de peligros y riesgos de la entidad, adoptando las acciones necesarias según su Plan de Trabajo Anual del SG-SST.
Dar a conocer a los teletrabajadores los mecanismos de comunicación para reportar cualquier novedad derivada del desempeño del teletrabajo e instruir a los servidores sobre el reporte de accidentes de trabajo o enfermedad laboral.
Promover la participación de los teletrabajadores en las sesiones y actividades de bienestar laboral y seguridad y salud en el trabajo desarrolladas por la Entidad, a través de la Coordinación de Bienestar y Riesgos Laborales y en coordinación con las Divisiones y Grupos Internos de Trabajo de Talento Humano y de los Despachos de las Direcciones Seccionales.
Ordenar la realización de evaluaciones médicas ocupacionales, según lo establecido en la normativa vigente. Las evaluaciones médicas ocupacionales podrán ser realizadas por telemedicina, conforme con lo establecido en la Ley 1419 de 2010 y la Resolución número 2654 de 2019 del Ministerio de Salud y Protección Social, o la norma que las modifiquen o sustituyan.
Remitir al jefe inmediato y a la Coordinación de Historias Laborales de la Subdirección de Gestión del Empleo Público, o quien haga sus veces, copia del acto administrativo mediante el cual se autoriza o se retira al servidor público del teletrabajo.
Informar por los canales que disponga el Ministerio del Trabajo el número de teletrabajadores con los que cuenta la Entidad.