Obligaciones de las entidades y de los servidores públicos encargados de recibir las solicitudes de registro . Los servidores públicos deben informar de manera pronta, completa y oportuna a quien pueda ser víctima en los términos del artículo 3° de la Ley 1448 de 2011, sobre la totalidad de sus derechos y el trámite que deben surtir para exigirlos. Será responsabilidad de las entidades y servidores públicos que reciban solicitudes de registro
Garantizar que las personas que solicitan la inscripción en el Registro Único de Víctimas sean atendidas de manera preferente y orientadas de forma digna y respetuosa, desde una perspectiva de enfoque diferencial.
Para las solicitudes de registro tomadas en físico, diligenciar correctamente, en su totalidad y de manera legible, el formato o herramienta establecidos por la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, desde una perspectiva de enfoque diferencial.
Disponer de los medios tecnológicos y administrativos para la toma de la declaración, de acuerdo con lo establecido en el
del artículo 174 de la Ley 1448 de 2011 y los parámetros que la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas defina. 4. Remitir el original de las declaraciones tomadas en físico, el siguiente día hábil a la toma de la declaración al lugar que la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas designe. 5. Orientar a la persona que solicite ser registrada sobre el trámite y efectos de la diligencia. 6. Recabar en el formato de que trata el artículo 2.2.2.3.3. del presente Decreto, la información necesaria sobre las circunstancias de tiempo, modo y lugar que generaron el hecho victimizante, así como la caracterización socioeconómica del solicitante y de su núcleo familiar, con el propósito de contar con información precisa que facilite su valoración, desde un enfoque diferencial, de conformidad con el principio de participación conjunta consagrado en el artículo 29 de la Ley 1448 de 2011. 7. Verificar los requisitos mínimos de legibilidad en los documentos aportados por el declarante y relacionar el número de folios que se adjunten con la declaración. 8. Bajo ninguna circunstancia podrá negarse a recibir la solicitud de registro. 9. Garantizar la confidencialidad, reserva y seguridad de la información y abstenerse de hacer uso de la información contenida en la solicitud de registro o del proceso de diligenciamiento para obtener provecho para sí o para terceros. 10. Indagar oficiosamente, sobre las circunstancias por las cuales no se presentó la solicitud de registro dentro de los términos establecidos por el artículo 155 de la Ley 1448 de 2011. 11. Informar a la víctima acerca de la gratuidad del trámite del procedimiento de registro y que no requiere apoderado. 12. Cumplir con las demás obligaciones que determine la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas.
La responsabilidad del cumplimiento y seguimiento del presente artículo, para el caso del Ministerio Público, estará en cabeza de la Procuraduría General de la Nación; y en caso de los Consulados y Embajadas, estará en cabeza del Ministerio de Relaciones Exteriores.
En los casos en que el declarante sea un niño, niña o adolescente deberá convocarse al representante legal, o en su defecto al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para el acompañamiento o representación en la solicitud de registro y la forma en que esta diligencia debe cumplirse.
Los servidores públicos que reciben la declaración y diligencian el registro sólo pueden requerir al solicitante el cumplimiento de los trámites y requisitos expresamente previstos en la Ley 1448 de 2011 para tal fin. (Decreto 4800 de 2011, artículo 31)