La División Administrativa y Financiera es la unidad encargada de atender con oportunidad y eficacia las necesidades de recursos humanos, físicos y financieros que demanden las diferentes áreas del Instituto, procurando implementar los controles adecuados para racionalizar el gasto y optimizar la utilización de los recursos; así como adelantar, de conformidad con las normas legales y reglamentarias, un amplio programa de planeación y control de la ejecución presupuestal, de contabilidad general y de adecuada administración de los fondos, que permita al Instituto alcanzar sus objetivos, para lo cual ejercerá las siguientes funciones
Asesorar a la Secretaría General y a las Subdirecciones en lo concerniente a asuntos administrativos y financieros del Instituto;
Ejecutar, coordinar, controlar y evaluar la aplicación de sistemas de administración, selección, promoción, escalafón, salarios y prestaciones, calificación y evaluación del desempeño, régimen disciplinario y registro y control de personal, de conformidad con las normas vigentes y las instrucciones de la Secretaría General;
Responder por el mantenimiento, conservación y actualización de las hojas de vida del personal activo y retirado del Instituto;
Expedir las certificaciones de tiempo de servicio y demás constancias que requiera el personal, dentro de las normas establecidas;
Comunicar a la Secretaría General sobre las diferentes novedades y situaciones administrativas del personal, adelantando las gestiones necesarias;
Ejecutar las políticas, planes y programas que en materia de capacitación de personal, seguridad industrial, bienestar social y demás que determine la Dirección General;
Ordenar las liquidaciones para el pago de nómina, horas extras y trabajo suplementario, vacaciones y demás prestaciones legales y extralegales, de conformidad con las normas y procedimientos sobre el particular;
Implantar y supervisar las aplicaciones de sistematización de la información para todas las dependencias del Instituto;
Proponer a la Secretaría General, con base en estudios de diagnóstico y factibilidad, la organización, fusión, creación, traslado o supresión de dependencias o actividades para adecuarlas a las necesidades del Instituto;
Proyectar y elaborar manuales de organización y procedimientos del Instituto en todas sus áreas y actividades;
Ejecutar y controlar el proceso de adquisición y suministro de bienes y servicios de acuerdo con los planes y necesidades del Instituto y dentro de las normas fiscales vigentes sobre el particular;
Proponer a la Secretaría General y desarrollar planes y programas de protección y seguros de los bienes muebles e inmuebles del Instituto, así como mantener actualizadas las pólizas de los seguros y tramitar las reclamaciones a que hubiere lugar;
Diseñar e implantar planes de administración y control de inventarios de los bienes muebles e inmuebles del Instituto, a tiempo de ejercer permanente control físico sobre los mismos;
Diseñar e implantar programas de correspondencia y archivo, duplicación de documentos, transporte y mantenimiento automotor, seguridad y vigilancia, aseo y cafetería; ñ) Planear, ejecutar y evaluar los procesos presupuestales y contables de acuerdo con las políticas y planes del Instituto y de conformidad con las normas legales vigentes;
Realizar los análisis de comportamiento de los gastos y las inversiones para recomendar estrategias desde el punto de vista presupuestal y financiero;
Certificar la disponibilidad o reserva presupuestal para la ejecución de todo tipo de gasto o inversión que lleve a cabo el Instituto, de conformidad con las normas y procedimientos sobre la materia;
Preparar los proyectos de traslados y créditos adicionales al presupuesto, los acuerdos mensuales de gastos y efectuar los ajustes a la programación, de conformidad con las normas y procedimientos vigentes y con las instrucciones de la Secretaría General;
Preparar las resoluciones necesarias para el reconocimiento de órdenes de pago, de conformidad con las normas pertinentes y las instrucciones de la Secretaría General;
Desarrollar la oportuna tramitación y registro de los diferentes movimientos contables, conservando la información bajo su custodia y manejo;
Implementar sistemas de contabilidad de costos de acuerdo con las necesidades del Instituto, y de conformidad con las instrucciones de la Secretaría General;
Cumplir estrictamente con las normas internas y las disposiciones legales y reglamentarias que se establezcan para el recaudo, custodia y pago de fondos;
Responder por los fondos y títulos valores del Instituto que hayan sido entregados para su custodia;
Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia. SUBDIRECCION DE INVESTIGACIONES