Administración y revelación de conflictos de interés, políticas y deberes. Las sociedades administradoras deberán establecer políticas de administración y revelación de situaciones generadoras de conflictos de interés. Estas políticas deberán incorporar límites, criterios de materialidad, barreras de información entre las líneas de negocio susceptibles de generar conflictos de interés, así como lineamientos acerca de la información relevante asociada a dichos conflictos que le deben ser presentados a los órganos competentes. Dichas políticas deben prever como mínimo que se podrán presentar conflictos de interés: (i) entre la sociedad administradora y los partícipes, beneficiarios o entidades patrocinadoras, o (ii) entre los partícipes, beneficiarios o entidades patrocinadoras y las entidades o personas vinculadas a la sociedad administradora, o (iii) entre los negocios administrados por la sociedad administradora. Para el efecto, aplicará el concepto de persona o entidad vinculada a la sociedad administradora previsto en el literal b) del numeral 2 del artículo 7.3.1.1.2 del presente decreto. En las políticas de administración y revelación de conflictos de interés se deberán consagrar como mínimo los siguientes deberes
Deber de abstención o prohibición de actuación. Al momento de verificar la existencia de un conflicto de interés o frente a la duda de la existencia del mismo, la(s) persona(s) incursa(s) debe(n) abstenerse de adelantar el acto u operación generadora del conflicto, no podrá(n) intervenir en el debate ni influir en la decisión que se adopte, y deberán abstenerse de dar información incompleta. No obstante, cuando cuente(n) con la(s) autorización(es) a que haya lugar, la(s) persona(s) incursa(s) en conflictos de interés podrá(n) participar en el acto u operación.
Deber de información. Al observarse la existencia de un conflicto de interés, la(s) persona(s) incursa(s) deberá(n) ponerlo en conocimiento de la(s) Junta(s) Directiva(s) u órgano(s) que haga sus veces.
Deber de obtener decisión. En los eventos que se presente conflicto de interés deberá mediar decisión motivada de la Junta(s) Directiva(s) u órgano(s) que haga(n) sus veces de la(s) entidad(es) incursa(s).
Deber de revelación. En el informe de rendición de cuentas de que trata el artículo 2.42.1.4.11. del presente decreto se deberá incluir un capítulo especial relativo a las situaciones de conflictos de interés que se hubiesen presentado, informe que deberá contener el detalle, características e información relevante de dichas situaciones, junto con las decisiones y acciones tomadas al respecto.
Deber de transparencia. En el desarrollo de las operaciones en que se observen conflictos de interés, las sociedades administradoras deben velar y propender por la transparencia y la celebración de las mismas en condiciones y precios de mercado.
Aplicarán a los Fondos Voluntarios de Pensión, las situaciones generadoras de conflictos de interés y los límites establecidos en el primer y segundo inciso del numeral 3, y en los numerales 4 y 5, del artículo 3.1.1.10.2 del presente decreto. Estos límites aplicarán respecto del monto total de activos administrados en el respectivo Fondo Voluntario de Pensión. Sin perjuicio de lo anterior, no podrá aumentarse de 10% el límite de inversión directa o indirecta en valores cuyo emisor, avalista, aceptante, garante u originador de una titularización sea la matriz, las subordinadas de esta o las subordinadas de la sociedad administradora.
Las sociedades administradoras se abstendrán de realizar las actividades previstas en el artículo 3.1.1.10.1. del presente decreto.