° . Secretaría General . Son funciones de la Secretaría General las siguientes
Asistir al Director General en la determinación de las políticas, objetivos y estrategias relacionadas con la administración del Instituto.
Coordinar las relaciones del Instituto con las demás entidades públicas, para la adecuada ejecución de sus planes y programas.
Dirigir la preparación de informes relativos al desarrollo de las políticas, los planes y programas que deba presentar el Director General.
Coordinar, de conformidad con las políticas que fije el Director General la labor de las distintas dependencias del Instituto.
Conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los funcionarios y ex funcionarios del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -Invima- tendientes al esclarecimiento de las conductas que puedan constituir incumplimiento de las normas disciplinarias.
Garantizar la eficiente prestación de los servicios y el normal funcionamiento de los programas y actividades relacionadas con las áreas de talento humano, contratación, financiera y administrativa.
Coadyuvar en los procesos de planeación y dirección de la entidad, coordinando la elaboración del proyecto de presupuesto de funcionamiento del Instituto y presentar al Director General para su aprobación.
Coordinar la administración, seguimiento, evaluación y control de las actividades presupuestales, contables y de tesorería, así como velar por la correcta rendición de informes.
Formular la política, los planes, programas y proyectos de índole administrativa y financiera que demande la buena marcha de la entidad.
Coordinar la administración y desarrollo de políticas, planes y programas para la provisión, utilización y control adecuado de los recursos financieros del Instituto.
Elaborar el Plan Anual Mensualizado de Caja y el Plan de Compras del Instituto y velar por su cumplida aprobación y ejecución, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, Informática y Estadística.
Dirigir y responder por el proceso de contratación del Instituto hasta por el monto establecido para el efecto.
Coordinar la ejecución de los procesos de adquisición, almacenamiento, inventario, custodia y suministro de bienes necesarios para el normal funcionamiento del Instituto.
Hacer oportuna entrega de los bienes e insumos requeridos por las distintas dependencias del Instituto, y velar por la correcta administración de los mismos.
Manejar el archivo histórico y el archivo central de acuerdo con las normas archivísticas vigentes.
Desarrollar los sistemas y procedimientos de recibo, clasificación, envío, conservación y archivo de correspondencia interna y externa para facilitar la oportunidad y la calidad en dichos procesos de acuerdo con las normas legales establecidas para el efecto.
Formular y velar por la ejecución de las políticas y programas de administración de personal y bienestar social y diseño de procesos de gestión de talento humano.
Coordinar y controlar los servicios generales y de apoyo que se requieren para el funcionamiento de las dependencias de la entidad.
Atender la información que requieran los ciudadanos y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad.
Recepcionar, analizar y direccionar a la dependencia competente las sugerencias, quejas y reclamos presentadas ante el Instituto que conduzcan al mejoramiento de las acciones de inspección, vigilancia y control.
Tramitar los proyectos de decretos y resoluciones que se relacionen con las funciones del Instituto.
Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.