Declaración mensual de retenciones en la fuente. Los agentes de retención del impuesto sobre la renta y complementarios, y/o impuesto de timbre, y/o impuesto sobre las ventas a que se refieren los artículos 368, 368-1, 368-2, 437-2 y 518 del Estatuto Tributario, deberán declarar y pagar las retenciones efectuadas en cada mes, en el formulario prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Los plazos para presentar las declaraciones de retención en la fuente correspondientes a los meses del año 2012 y cancelar el valor respectivo, vencen en las fechas del mismo año que se indican a continuación, excepto la referida al mes de diciembre que vence en el año 2013. Estos vencimientos corresponden al último dígito del NIT del agente retenedor, que conste en el Certificado del Registro Único Tributario, RUT, sin tener en cuenta el dígito de verificación, así: Si el último dígito es: Mes de enero año 2012 hasta el día Mes de febrero año 2012 hasta el día Mes de marzo año 2012 hasta el día 1 8 de febrero de 2012 8 de marzo de 2012 11 de abril de 2012 2 9 de febrero de 2012 9 de marzo de 2012 12 de abril de 2012 3 10 de febrero de 2012 12 de marzo de 2012 13 de abril de 2012 4 13 de febrero de 2012 13 de marzo de 2012 16 de abril de 2012 5 14 de febrero de 2012 14 de marzo de 2012 14 de abril de 2012 6 15 de febrero de 2012 15 de marzo de 2012 18 de abril de 2012 7 16 de febrero de 2012 16 de marzo de 2012 19 de abril de 2012 8 17 de febrero de 2012 20 de marzo de 2012 20 de abril de 2012 9 20 de febrero de 2012 21 de marzo de 2012 23 de abril de 2012 0 21 de febrero de 2012 22 de marzo de 2012 24 de abril de 2012 Si el último dígito es: Mes de abril año 2012 hasta el día Mes de mayo año 2012 hasta el día Mes de junio año 2012 hasta el día 1 9 de mayo de 2012 8 de junio de 2012 10 de julio de 2012 2 10 de mayo de 2012 12 de junio de 2012 11 de julio de 2012 3 11 de mayo de 2012 13 de junio de 2012 12 de julio de 2012 4 14 de mayo de 2012 14 de junio de 2012 13 de julio de 2012 5 15 de mayo de 2012 15 de junio de 2012 16 de julio de 2012 6 16 de mayo de 2012 19 de junio de 2012 17 de julio de 2012 7 17 de mayo de 2012 20 de junio de 2012 18 de julio de 2012 8 18 de mayo de 2012 21 de junio de 2012 19 de julio de 2012 9 22 de mayo de 2012 22 de junio de 2012 23 de julio de 2012 0 23 de mayo de 2012 25 de junio de 2012 24 de julio de 2012 Si el último dígito es: Mes de julio año 2012 hasta el día Mes de agosto año 2012 hasta el día Mes de septiembre año 2012 hasta el día 1 9 de agosto de 2012 10 de septiembre de 2012 8 de octubre de 2012 2 10 de agosto de 2012 11 de septiembre de 2012 9 de octubre de 2012 3 13 de agosto de 2012 12 de septiembre de 2012 10 de octubre de 2012 4 14 de agosto de 2012 13 de septiembre de 2012 11 de octubre de 2012 5 15 de agosto de 2012 14 de septiembre de 2012 12 de octubre de 2012 6 16 de agosto de 2012 17 de septiembre de 2012 16 de octubre de 2012 7 17 de agosto de 2012 18 de septiembre de 2012 17 de octubre de 2012 8 21 de agosto de 2012 19 de septiembre de 2012 18 de octubre de 2012 9 22 de agosto de 2012 20 de septiembre de 2012 19 de octubre de 2012 0 23 de agosto de 2012 21 de septiembre de 2012 22 de octubre de 2012 Si el último dígito es: Mes de octubre año 2012 hasta el día Mes de noviembre año 2012 hasta el día Mes de diciembre año 2012 hasta el día 1 9 de noviembre de 2012 10 de diciembre de 2012 10 de enero de 2013 2 13 de noviembre de 2012 11 de diciembre de 2012 11 de enero de 2013 3 14 de noviembre de 2012 12 de diciembre de 2012 14 de enero de 2013 4 15 de noviembre de 2012 13 de diciembre de 2012 15 de enero de 2013 5 16 de noviembre de 2012 14 de diciembre de 2012 16 de enero de 2013 6 19 de noviembre de 2012 17 de diciembre de 2012 17 de enero de 2013 7 20 de noviembre de 2012 18 de diciembre de 2012 18 de enero de 2013 8 21 de noviembre de 2012 19 de diciembre de 2012 21 de enero de 2013 9 22 de noviembre de 2012 20 de diciembre de 2012 22 de enero de 2013 0 23 de noviembre de 2012 21 de diciembre de 2012 23 de enero de 2013
Cuando el agente retenedor, incluidas las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta, tengan agencias o sucursales, deberá presentar la declaración mensual de retenciones en forma consolidada, pero podrá efectuar los pagos correspondientes por agencia o sucursal en los bancos y demás entidades autorizadas para recaudar ubicados en el territorio nacional.
Cuando se trate de Entidades de Derecho Público, diferentes de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las sociedades de Economía Mixta, se podrá presentar una declaración de retención y efectuar el pago respectivo por cada oficina retenedora.
Las oficinas de tránsito deben presentar declaración mensual de retención en la fuente en la cual consoliden el valor de las retenciones recaudadas durante el respectivo mes, por traspaso de vehículos, junto con las retenciones que hubieren efectuado por otros conceptos.
Las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total no producirán efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo que así lo declare. Lo señalado en el inciso anterior no se aplicará cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago por parte de un agente retenedor que sea titular de un saldo a favor igual o superior a ochenta y dos mil (82.000) UVT ($2.136.018.000) susceptible de compensar con el saldo a pagar de la respectiva declaración de retención en la fuente. Para tal efecto el saldo a favor debe haberse generado antes de la presentación de la declaración de retención en la fuente por un valor igual o superior al saldo a pagar determinado en dicha declaración. El agente retenedor deberá solicitar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales la compensación del saldo a favor con el saldo a pagar determinado en la declaración de retención, dentro de los seis meses (6) siguientes a la presentación de la respectiva declaración de retención en la fuente. Cuando el agente retenedor no solicite la compensación del saldo a favor oportunamente o cuando la solicitud sea rechazada la declaración de retención en la fuente presentada sin pago no producirá efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo que así lo declare.
Cuando el agente retenedor tenga más de cien (100) sucursales o agencias que practiquen retención en la fuente, los plazos para presentar la declaración y cancelar el valor a pagar correspondiente a cada uno de los meses del año 2012, vencerán un mes después del plazo señalado para la presentación y pago de la declaración del respectivo periodo conforme con lo dispuesto en este artículo, previa solicitud con el lleno de los requisitos, radicada a más tardar el último día hábil del mes de enero de 2012 y aprobada por la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante acto administrativo que autorice a los contribuyentes solicitantes.
La presentación de la declaración de que trata este artículo no será obligatoria en los periodos en los cuales no se hayan realizado operaciones sujetas a retención en la fuente.