Igualmente llevarán las oficinas una tarjeta de registro con los datos personales del educador que se juzguen necesarios, en la cual se anotarán los distintos ascensos, sanciones y demás situaciones administrativas acaecidas al docente a partir de la asimilación. Cuando el educador sea trasladado a otra entidad territorial se hará la anotación respectiva sin retirar la tarjeta del sitio de orden que le corresponda, o colocándola en archivo especial para educadores fuera de servicio de la respectiva la entidad territorial a donde fuere trasladado el educador se abrirá nueva tarjeta con referencia a la anterior. La Junta Nacional tendrá a su disposición un archivo central organizará la División de Escalafón y Carrera Docente del Ministerio de Educación Nacional con fundamento en un duplicado de las tarjetas de registro de las oficinas seccionales, que se mantendrán actualizadas con las informaciones que tales oficinas suministrarán a la División de Escalafón y Carrera Docente, según la periodicidad y detalle que disponga el jefe de dicha dependencia.
El Ministerio de Educación Nacional podrá celebrar los convenios o contratos que sean necesarios con el fin de crear y mantener actualizado un Registro Central de Escalafón, en medios magnéticos, activado y consultable a distancia.