De cada proceso en curso se formará un expediente, en el que se insertará la demanda, su contestación, y los demás documentos que le correspondan en orden cronológico. En él se tomará nota de los datos que identifiquen las grabaciones en que se registren las audiencias y diligencias.
En aquellos juzgados en los que se encuentre implementado el Plan de Justicia Digital, el expediente estará conformado íntegramente por mensajes de datos.
Los memoriales o demás documentos que sean remitidos como mensaje de datos, por correo electrónico o medios tecnológicos similares, serán incorporados al expediente cuando hayan sido enviados a la cuenta del juzgado desde una dirección electrónica inscrita por el sujeto procesal respectivo.
Cuando el proceso conste en un expediente físico, los mencionados documentos y el mensaje de datos a través del cual fueron remitidos, se incorporarán a este de forma impresa, con la finalidad de dejar constancia acerca de la fecha y hora en la que fue recibido en la cuenta de correo del despacho, y la información de la cuenta desde la cual fue enviado el mensaje de datos. El despacho deberá conservar el mensaje recibido en su cuenta de correo, y en otro soporte que permita la conservación del mensaje en el mismo formato en que fue generado, por lo menos, hasta que el proceso sea archivado de forma definitiva. Las expensas generadas por las impresiones harán parte de la liquidación de costas.
El expediente de cada proceso concluido se archivará conforme a la reglamentación que para tales efectos establezca el Consejo Superior de la Judicatura, debiendo en todo caso informar al juzgado de conocimiento el sitio del archivo. La oficina de archivo ordenará la expedición de las copias requeridas y efectuará los desgloses del caso.