º. Funciones de la Secretaría General. Son funciones de la Secretaría General, las siguientes
Asesorar al Director en la formulación de políticas, normas y procedimientos para la administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la entidad.
Coordinar y programar las actividades de administración de personal, seguridad industrial, higiene y salud ocupacional y relaciones laborales del personal, de acuerdo con las políticas de la entidad y las normas legales vigentes establecidas sobre la materia.
Dirigir los programas de inducción, capacitación, bienestar social y calidad de vida laboral de los empleados de la entidad, en concordancia con las normas legales vigentes.
Coordinar la realización de estudios sobre planta de personal y mantener actualizado el manual específico de funciones y requisitos de la entidad.
Dirigir la elaboración de los manuales de procedimientos, en coordinación con las diferentes dependencias de la entidad, con el fin de racionalizar la gestión y los recursos de la institución.
Dirigir y controlar los procesos administrativos y financieros de la institución en todos los niveles.
Programar en coordinación con la Oficina Jurídica o con la Subdirección de Concesiones y Contratos, según el caso, los procesos de licitación, contratación, adquisición, almacenamiento, custodia y aseguramiento de bienes materiales.
Proponer y ejecutar las políticas, planes, programas y demás acciones relacionadas con la gestión financiera y presupuestal de la institución.
Elaborar el proyecto de presupuesto de funcionamiento e inversión y el programa anual de caja que deba adoptar la entidad y someterlos a consideración del Director General y, por su conducto, al Consejo Directivo.
Dirigir la elaboración del plan financiero de fuentes y usos de recursos de la entidad, efectuar su seguimiento y proponer los correctivos necesarios.
Proponer al Director los cambios que se consideren pertinentes para mejorar la gestión presupuestal y financiera de la entidad.
Coordinar y controlar la adecuada prestación de los servicios generales para el correcto funcionamiento de la entidad.
Controlar los inventarios de elementos devolutivos y de consumo y coordinar la elaboración del programa anual de compras.
Velar por el cumplimiento del Sistema de Desarrollo Administrativo, relacionado con las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de la entidad, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con las normas legales vigentes.
Coordinar la atención al cliente externo del instituto, definiendo los mecanismos para brindarle toda la información que requiera en relación con la misión y funcionamiento de la entidad.
Velar porque las peticiones quejas y reclamos presentados por los ciudadanos sean atendidas de manera oportuna y eficiente.
Velar por la custodia de los archivos físicos y magnéticos y demás documentos que constituyen la memoria institucional de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes sobre la materia y con la reglamentación que expida el Archivo General de la Nación.
Las demás inherentes a la naturaleza de su dependencia y las que le sean asignadas por las normas legales.