º . Procedimiento para el registro y archivo de actas de conciliación . Dentro de los términos legales, las actas de conciliación realizadas por conciliadores de los centros de conciliación, deberán registrarse y archivarse de la siguiente forma
El conciliador deberá solicitar al centro de conciliación, el registro del acta de conciliación que haya realizado, entregando para ello copias de los antecedentes del trámite conciliatorio, un original del acta de conciliación y tantas copias del acta como partes haya.
El centro de conciliación verificará el cumplimiento de los requisitos formales del acta de conciliación establecidos en el artículo 1º de la Ley 640 de 2001 y verificará que quien haya realizado la conciliación sea un conciliador de su centro.
Si se cumplen las condiciones anteriores, el centro registrará el acta en el libro radicador de actas de conciliación. Una vez realizado el registro, se dejará en el acta original y en sus copias una constancia suscrita por el Director del centro de conciliación que deberá contener los siguientes datos: nombre y código del centro; código del conciliador si se trata de un conciliador inscrito en la lista de un centro de conciliación, o el número del documento de identificación, si se trata de un estudiante en práctica o de un egresado realizando su judicatura; fecha y número del registro y libro en el que este se hizo.
El Director del centro hará constar en las copias de las actas si se trata de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes. En ningún caso se entregarán a las personas interesadas los originales de las actas de conciliación.
El original del acta junto con las copias de los antecedentes del trámite conciliatorio se mantendrán en muebles y/o archivadores, especialmente diseñados para su mejor conservación y manejo, conservándolos en el estricto orden numérico de registro.