Obligaciones de los centros. Los centros deberán cumplir, entre otras, con las siguientes obligaciones:
Aplicar el reglamento del centro con el fin de garantizar la calidad de los servicios prestados.
Implementar acciones de promoción y divulgación del reglamento interno dirigidas a los funcionarios, conciliadores, operadores, árbitros, amigables componedores, mediadores penales y usuarios, a través de las estrategias formativas y herramientas tecnológicas que considere idóneas.
Contar con una sede dotada de los elementos administrativos y técnicos necesarios para servir de apoyo a los procedimientos autorizados y mantenerlos durante la prestación de los servicios, según lo establecido en la norma técnica aplicable.
Mantener la sala de audiencias con capacidad de atender a la totalidad de las partes en términos de privacidad, comodidad, iluminación, ventilación, asepsia y accesibilidad, a fin de garantizar un espacio idóneo que permita la comunicación directa entre las partes.
Conformar una lista de conciliadores, árbitros, amigables componedores y operadores que sea visible o de fácil consulta para los usuarios del centro.
Designar al conciliador, árbitro, mediador penal y amigable componedor de la lista del centro cuando corresponda.
Publicar en un lugar visible y accesible a los usuarios, las tarifas autorizadas para la prestación del servicio, de acuerdo con los lineamientos vigentes sobre la materia.
Fijar la proporción que corresponderá a los operadores de las tarifas que se cobren por los servicios prestados, de acuerdo con lo establecido en el presente decreto.
Organizar un archivo de actas, constancias y todos los documentos relacionados con los servicios prestados, estos deben ser gestionados de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente y tener en cuenta, como mínimo:
La identificación de la información y el medio en el que se conservará.
ii) El control de la documentación, asegurando que la misma sea fácilmente identificable y trazable, que permanezca legible y sea consultable únicamente por el personal autorizado.
iii) Contar con protocolos y controles para almacenar, proteger, recuperar la información y definir el tiempo de retención y de disposición final de la documentación derivada de los servicios prestados por el centro.
Reportar la información requerida por el Ministerio de Justicia y del Derecho a través del medio dispuesto para ello. Para el efecto, se otorgará el término máximo e improrrogable de quince (15) días calendario. En el caso de los requerimientos de que trata el artículo 2.2.4.2.12.4., se contará con el término de treinta (30) días calendario para presentar las constancias, documentos e información que demuestre que se han efectuado los ajustes solicitados.
Velar por la debida conservación de las actas de conciliación, constancias y demás documentos que hagan parte de los procedimientos respectivos, en concordancia con los parámetros establecidos por la Ley 594 del 2000, Decreto Ley 2106 de 2019 o aquellas que las modifiquen o sustituyan y las disposiciones especiales del presente Decreto Reglamentario.
Dar trámite a las quejas que se presenten contra la actuación de los operadores de sus listas y trasladarlas a la autoridad disciplinaria correspondiente cuando a ello hubiere lugar, garantizando el debido proceso, la imparcialidad y doble instancia.
Excluir de sus listas a los operadores cuando corresponda respetando el debido proceso.
Realizar por lo menos una vez al año campañas de promoción del mecanismo de resolución de conflictos en el área de influencia u operación del centro y adjuntar la respectiva evidencia en el Sistema de Información dispuesto por el Ministerio de Justicia y del Derecho para estos efectos.
Realizar los reportes correspondientes en la plataforma dispuesta para esto por el Ministerio de Justicia y del Derecho, entre otras, actas de conciliación, constancias, acuerdos de apoyo, directivas anticipadas y demás documentos que hagan parte de los procedimientos respectivos.
Las demás que le imponga la ley y las normas reglamentarias correspondientes.
Los centros que presten el servicio de conciliación deberán, además, cumplir con las siguientes obligaciones:
Registrar ante el Ministerio de Justicia y del Derecho, dentro de los tres (3) días siguientes a su recibo, las actas de conciliación y/o constancias, que cumplan con los requisitos formales establecidos en la ley, certificando la calidad de conciliador inscrito, a través del Sistema de Información dispuesto para estos efectos.
Pronunciarse respecto de los impedimentos y recusaciones a que hubiere lugar, de acuerdo con lo establecido en la ley o en el reglamento interno del centro.
Construir e implementar su propio programa de educación continuada en materia de mecanismos alternativos de solución de conflictos, que incluya como mínimo los módulos de actualización normativa y fortalecimiento de habilidades blandas para el desarrollo de los encuentros de resolución de conflictos y la atención al usuario.
Los centros que presten el servicio de arbitraje deberán cumplir con la siguiente obligación:
Realizar la consignación del porcentaje establecido en los artículos 21 y 22 de la Ley 1743 de 2014 a favor del Consejo Superior de la Judicatura, con destino al Fondo para la Modernización, Descongestión y Bienestar de la Administración de Justicia.
TEXTO CORRESPONDIENTE A
LEGISLACIÓN ANTERIOR
Artículo 2.2.4.2.4.1. Utilización de medios electrónicos. Los Centros de Arbitraje y cualquier interviniente en un arbitraje podrán utilizar medios electrónicos en todas las actuaciones, sin que para ello se requiera de autorización previa y, en particular, para llevar a cabo todas las comunicaciones, tanto del Tribunal con las partes como con terceros, para la notificación de las providencias, la presentación de memoriales y la realización de audiencias, así como para la guarda de la versión de las mismas y su posterior consulta.
(Decreto 1829 de 2013, artículo 18)
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