Funciones generales de las divisiones. Los Jefes de División adscritos a las Direcciones cumplirán, conforme la asignación de funciones que efectúe el Superintendente, las siguientes funciones de carácter general, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia a su cargo
Funciones de orden jurídico
Tramitar y resolver las consultas que se presenten sobre las materias de su competencia;
Solicitar a la Oficina Jurídica su concepto cuando el desarrollo de las actividades relacionadas con las entidades vigiladas a su cargo así lo exija;
Preparar toda la información soporte para la expedición de las resoluciones de sanción que deban aplicarse en desarrollo de las actividades propias de la División, y
Proyectar para la firma del Director las resoluciones de sanción que deban aplicarse ante el incumplimiento de cualquier disposición vigente, como producto de una actuación adelantada por la División.
Funciones de inspección
Proponer a la Dirección respectiva la realización de visitas de inspección a las entidades adscritas a la División y participar en su planeación, y
Proporcionar la información que sirva a los inspectores para la ejecución de las visitas y asignar a funcionarios de su área cuando las necesidades así lo requieran.
Funciones de análisis financiero y control contable
Velar por el adecuado financiamiento y aplicación de los recursos del Subsector Oficial del Sector Salud;
Realizar el seguimiento financiero y presupuestal de las entidades sujetas a control y vigilancia, a través de las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos y la relación de recaudos por rentas cedidas, cuando fuere del caso;
Efectuar el seguimiento a la gestión de la ejecución presupuestal mediante el control en la aplicación de los recursos; en las adiciones, traslados y reducciones presupuestales; en el comportamiento periódico de los ingresos y gastos y en el del porcentaje de participación de las rentas cedidas;
Realizar el seguimiento a los ingresos de rentas cedidas mediante la confrontación de la información de las entidades encargadas de transferir los recursos al Sector Salud con las ejecuciones presupuestales y los recaudos de tesorería, verificando la oportunidad de las transferencias;
Efectuar un control permanente sobre el movimiento de saldos en caja y bancos con el propósito de establecer el manejo correcto del flujo de efectivo generado por las rentas y su posterior destinación;
Efectuar el seguimiento de la gestión de tesorería mediante el control de los recursos fiscales, en cuanto al giro por parte de la Tesorería General de la República y su confrontación con lo acordado por la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público;
Realizar el seguimiento de la gestión en el gasto mediante el análisis de los planes de cargos y/o plantas de personal, las nóminas mensuales y adicionales, los pagos por remuneración de servicios técnicos primas técnicas, personal supernumerario y demás rubros del presupuesto de gastos que se requiera;
Realizar el seguimiento a las reservas de apropiación y cuentas por pagar;
Vigilar y controlar el manejo óptimo del programa general de compras, cuando a ello hubiese lugar, de cada una de las Entidades que se encuentran bajo su supervisión;
Verificar la razonabilidad y la calidad de las cifras que reflejan la situación financiera de las entidades a su cargo y los resultados de operación de un período contable intermedio o de fin de ejercicio;
Recomendar previo análisis financiero y contable la autorización de la publicación de los balances de cierre de ejercicio de acuerdo con la asignación de competencias que determine el Superintendente Nacional de Salud;
Impartir las instrucciones y definir los procedimientos necesarios para apoyar y hacer mas eficiente la labor de vigilancia y control sobre la gestión administrativa y financiera de las entidades adscritas a la División;
Recomendar previo análisis financiero a las entidades bajo su control y vigilancia los correctivos a que haya lugar y determinar los parámetros de seguimiento para su cumplimiento, y
Controlar el trámite para evaluar las respuestas de los requerimientos y demás inquietudes planteadas a las entidades vigiladas.
Funciones administrativas
Responder por el efectivo cumplimiento y el correcto manejo de los recursos humanos, físicos y tecnológicos a su cargo;
Administrar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de los programas, los proyectos y las actividades del personal a su cargo;
Adelantar dentro del marco de las funciones asignadas a la División las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos de la entidad;
Asistir al Director respectivo en la adecuada aplicación de las normas y procedimientos referidos al ámbito de su competencia;
Proponer a la Dirección correspondiente el diseño de formatos y modelos de presentación de la información que deben suministrar los entes vigilados;
Preparar la publicación de los estados financieros, indicadores y demás información que se considere prudente para garantizar frente al sistema general de salud la competencia y transparencia necesarias;
Rendir los informes que sean solicitados, además, de los que normalmente deben presentarse acerca de la marcha del trabajo en la División, y
Preparar y presentar a la respectiva Dirección el plan anual de actividades de la División y tomar las medidas necesarias para su adecuado cumplimiento.