º . Funciones de la Secretaría General. Las funciones de la Secretaría General son
Asistir y asesorar a la Dirección General en la formulación de políticas, planes y programas en lo referente al desarrollo del talento humano, atención al usuario, los servicios administrativos, la comercialización de los bienes muebles e inmuebles transferidos a la entidad.
Dirigir y coordinar la implantación de los planes y programas de selección, administración, desarrollo, capacitación, evaluación del desempeño, carrera administrativa, bienestar de los servidores públicos del Fondo y aquellos relacionados con la salud ocupacional.
Velar por la correcta aplicación de las políticas, normas, procedimientos, planes y programas de Talento Humano.
Dirigir y controlar los procesos de elaboración, tramitación y ejecución del plan de compras y el plan de contratación de la entidad para cada vigencia fiscal.
Establecer y aplicar normas, procedimientos y técnicas requeridas para los procesos de adquisición, recepción, almacenamiento, control de existencias, y administrar el parque automotor de la entidad, organizando, dirigiendo y controlando los procesos para garantizar la adecuada prestación de los servicios generales que requiere la entidad.
Dirigir y controlar los procesos de contratación, atención al usuario, organización de los archivos de la entidad, manejo de la correspondencia, servicios de correo, fotocopiado, transporte, aseo, vigilancia y demás servicios generales necesarios para el normal desempeño de la gestión de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes.
Coordinar, con todas las dependencias de la entidad, la tramitación de todos los asuntos que deben someterse a consideración del Consejo Directivo y mantener bajo su custodia los libros de actas y acuerdos de dicho órgano directivo.
Certificar, autenticar, refrendar, publicar y notificar los documentos oficiales del Fondo, de acuerdo con las disposiciones legales.
Participar, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y de la Subdirección Financiera, en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la entidad.
Elaborar y tramitar, en coordinación con la Oficina Jurídica, los proyectos de acuerdo, resoluciones y demás actos administrativos que deban someterse al estudio y aprobación del Consejo Directivo y de la Dirección General
Organizar y velar por la conservación debida de los documentos técnicos como planos, mapas, discos, libros, cintas, material fotográfico y videográfico y demás material de consulta de propiedad del Fondo.
Conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios contra los servidores y ex servidores públicos del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, tendientes al esclarecimiento de las conductas que puedan constituir faltas disciplinarias, sin perjuicio de la competencia preferente de la Procuraduría General de la Nación.
Coordinar la elaboración de informes requeridos por los organismos de control, de acuerdo con las normas legales vigentes.
Determinar, formular y aplicar indicadores de gestión para los procesos de la dependencia y responder por las metas y los indicadores de gestión contemplados en el plan de acción, planes indicativos y operativos, programas y proyectos de la dependencia.
Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad y velar por el mejoramiento continuo de los mismos en la dependencia.
Las demás funciones que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.