Actualización del Registro Único Tributario (RUT). Es el procedimiento que permite efectuar modificaciones o adiciones a la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT), acreditando los mismos documentos exigidos para la inscripción. Es responsabilidad de los obligados, actualizar la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT), a más tardar dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, conforme con lo previsto en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario. La actualización de la información contenida en el Registro Único Tributario -RUT podrá realizarse en forma presencial o virtual, salvo la actualización de la información relativa a los datos de identificación que se realizará en forma presencial. Cuando la actualización sea ordenada mediante acto administrativo en firme, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN incorporará la actualización de oficio en el registro. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales--DIAN podrá considerar que otra información a actualizar se realice de manera presencial para efectos de control. La actualización virtual de la información relativa a los datos de dirección en el Registro Único Tributario (RUT), no podrá exceder de dos (2) modificaciones dentro de un periodo de seis (6) meses, de lo contrario, se deberá efectuar el trámite de forma presencial. Cuando el contribuyente realice el trámite de manera virtual deberá prever con suficiente antelación la disponibilidad y/o adecuado funcionamiento de los recursos requeridos o la ejecución de procedimientos previos; por ende, solo podrá oponer como razón del incumplimiento de los términos que establezca la ley o el reglamento, las contingencias declaradas por la entidad. Para el caso de los contribuyentes que opten por acogerse al SIMPLE, deberán actualizar el Registro Único Tributario -RUT, registrando el código de la responsabilidad que para tal fin establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, hasta el último día hábil del mes de febrero del año gravable para el que ejerce la opción, sin perjuicio de lo establecido en el
del artículo 909 del Estatuto Tributario. Para los contribuyentes que se inscriban por primera vez en el Registro Único Tributario -RUT y que deseen acogerse al impuesto unificado bajo el SIMPLE, deberán incluir el código de la responsabilidad que para tal fin establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN en el momento de la inscripción y, en todo caso, estos podrán optar por el Régimen SIMPLE si en el momento de la inscripción no lo hubieren hecho, hasta el último día hábil del mes de febrero de ese periodo gravable para el que ejerce la opción. Quienes inicien actividades en el año gravable con posterioridad al último día hábil del mes de febrero del año gravable, podrán optar por el SIMPLE al momento de inscribirse en el Registro Único Tributario -RUT. El contribuyente que opte por el SIMPLE es responsable por la veracidad de la información que reporte al momento de realizar la inscripción o actualización en el Registro Único Tributario (RUT), así como del cumplimiento de todos los requisitos exigidos para pertenecer a este régimen. En este sentido, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), no hará examen o calificación de la información que se suministre en el momento del registro, sin perjuicio del ejercicio de las amplias facultades de control y fiscalización que establece el artículo 684 del Estatuto Tributario. De no optar por el SIMPLE en las oportunidades mencionadas, el contribuyente no se podrá inscribir en el SIMPLE sino hasta el siguiente periodo gravable. Se entenderá que los inscritos como contribuyentes del SIMPLE desean permanecer en este régimen si no han optado por el régimen ordinario del impuesto sobre la renta. Por tanto, no requerirán actualizar el Registro Único Tributario (RUT) anualmente en lo concerniente a la responsabilidad del SIMPLE.
Cuando el trámite de actualización lo adelante directamente el interesado, el representante legal o el apoderado que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del formulario del obligado y siempre que no se requiera actualizar datos de identificación, no será necesario adjuntar fotocopia de su documento de identidad, bastará con la exhibición del documento original. Cuando la actualización corresponda a una sucesión ilíquida, a un consorcio o una unión temporal, se deberán aportar solamente los documentos que la soportan y que no reposen en la entidad, aun cuando el trámite se realice por autogestión. Cuando la actualización del Registro Único Tributario (RUT) corresponda a una entidad de derecho público del orden nacional, departamental, municipal o descentralizado y demás que no se encuentran obligadas a registrarse en la Cámara de Comercio ni en el Ministerio del Interior, se deberán aportar solamente los documentos que soportan la modificación y el certificado indicado en el numeral 1.5. del artículo 1.6.1.2.11. de este decreto y los documentos que soportan las actualizaciones del Registro Único Tributario (RUT) de trámites realizados por autogestión y que no reposen en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Cuando el poder especial esté dirigido a varias entidades para varios trámites o para diferentes áreas de la entidad, se aceptará copia del mismo previa manifestación verbal o escrita del solicitante indicando que el original fue entregado para otro trámite u otra entidad.
Cuando se trate de la actualización del Registro Único Tributario (RUT) para solicitar la inscripción como no responsable del Impuesto sobre las Ventas (IVA), el contribuyente deberá manifestar que durante el año de la solicitud y el año gravable anterior a la fecha de presentación de la solicitud de actualización del Registro Único Tributario (RUT), cumple con las condiciones establecidas en los numerales 1 a 6 del
y
del artículo 437 del Estatuto Tributario, según el caso. Para efectos de la aplicación de los numerales 1, 5 y 6 del
del artículo 437 del Estatuto Tributario, los valores en Unidades de Valor Tributario -(UVT) a tener cuenta, son los equivalentes y vigentes para el año de presentación de la solicitud y el año anterior, conforme con lo previsto en artículo en mención. En todos los casos el trámite estará sujeto a verificación.
Cuando se trate de actualización del Registro Único Tributario (RUT) por retiro de la calidad de responsable del impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares, el contribuyente deberá manifestar que durante el año de radicación de la solicitud y en los tres (3) años fiscales anteriores se cumplieron, por cada año, las condiciones establecidas en el artículo 512-13 del Estatuto Tributario y solicitar su inscripción como no responsable del impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares. En todos los casos el trámite estará sujeto a verificación.
Cuando se trate de actualización por cese de actividades de los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 614 del Estatuto Tributario, se deberá adjuntar certificación suscrita por revisor fiscal o contador público según el caso, en la que se especifique que no realiza actividades sometidas al Impuesto sobre las Ventas (IVA) y la no existencia de inventario final pendiente de venta. Para los inscritos no obligados a tener revisor fiscal o contador público, se debe adjuntar comunicación suscrita por el contribuyente en donde informe su nueva actividad económica, fecha de inicio de la nueva actividad económica la inexistencia de inventario final pendiente de venta, y que al momento de la solicitud no vende productos o presta servicios gravados con el Impuesto sobre las Ventas (IVA). En todos los casos el trámite estará sujeto a verificación. Previamente a la presentación de la solicitud de actualización por cese de actividades en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), el usuario debe realizar el trámite de inhabilitar los números de las facturas autorizadas y/o habilitadas que no hayan sido utilizadas. Las verificaciones previas que se deben realizar en atención a la solicitud de actualización del Registro Único Tributario (RUT) para retirar la calidad de responsable del Impuesto sobre las Ventas (IVA) por cese de actividades, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 614 del Estatuto Tributario, se cumplen con la verificación de los documentos que debe aportar el solicitante para el trámite. La actualización de la responsabilidad del Impuesto sobre las Ventas (IVA) procede en el Registro Único Tributario (RUT), sin perjuicio de las amplias facultades de control y fiscalización que otorga el artículo 684 del Estatuto Tributario a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Los sujetos sin residencia o sin domicilio en Colombia que presten servicios desde el exterior, gravados con el impuesto sobre las ventas (IVA) en Colombia, a sujetos que no estén en la obligación de practicarles la retención en la fuente a título del impuesto sobre las ventas (IVA), de que trata el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, así como los sujetos sin residencia o sin domicilio en el país con presencia económica significativa (PES) en Colombia, podrán actualizar toda la información del Registro Único Tributario (RUT) a través del servicio de “PQSR y Denuncias” de la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o a través de los mecanismos electrónicos que para estos efectos la entidad disponga. Los sujetos sin residencia o sin domicilio en el país con presencia económica significativa (PES) en Colombia que soliciten actualizar su Registro Único Tributario (RUT) por el incumplimiento de requisitos y condiciones establecidas en el
del artículo 20-3 del Estatuto Tributario, deberán adjuntar al trámite de actualización del Registro Único Tributario (RUT), un escrito, que se entiende presentado bajo la gravedad del juramento, mediante el cual solicitan el retiro de la responsabilidad en renta. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), podrá realizar las verificaciones necesarias en desarrollo de las amplias facultades de control y fiscalización que otorga el artículo 684 del Estatuto Tributario.