Funciones de la secretaría técnica. Son funciones de la secretarla técnica del OCAD Paz las siguientes
Convocar a todos sus integrantes e invitados permanentes a más tardar dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha de la elección o designación de los miembros del OCAD, para realizar la sesión de instalación del OCAD.
Hacer pública y mantener actualizada a través del canal dispuesto en el sitio web de la entidad que ejerza esta labor, la siguiente información
Listado de los miembros del OCAD.
Convocatoria a los miembros e invitados permanentes del OCAD, así como las actas y acuerdos de las sesiones del OCAD.
Relación de proyectos presentados, viabilizados, priorizados y aprobados por el OCAD, de acuerdo con sus competencias, así como el ejecutor designado y la instancia encargada para contratar la interventoría.
Proporcionar la infraestructura logística, técnica y humana requerida para el funcionamiento del OCAD.
Coordinar las mesas de trabajo que se requieran con los miembros del OCAD y cuando aplique con el Ministerio o Departamento Administrativo rector en que se clasifique el proyecto de inversión, para discutir y preparar los diferentes temas que se presenten a consideración y decisión de los miembros del órgano colegiado y verificar el cumplimiento de los compromisos allí adquiridos.
Garantizar la custodia y la conservación de los documentos en los que consten las decisiones del OCAD.
Realizar la gestión documental, con ocasión de su labor.
Verificar la disponibilidad de recursos de cada una de las fuentes de financiación según su competencia.
Remitir el proyecto de inversión al formulador, cuando el OCAD lo considere no viable, según las fuentes de financiación de su competencia. Lo anterior, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a dicha decisión, de conformidad con el ciclo de los proyectos de inversión pública.
Solicitar concepto técnico único sectorial al Departamento Nacional de Planeación o al Ministerio o al departamento administrativo líder del sector en que se clasifique el proyecto de inversión y ajuste e informar a los miembros del OCAD.
Recibir los proyectos de inversión presentados a consideración del OCAD, así como las solicitudes de ajustes y de liberación de recursos, de conformidad con los lineamientos definidos por el Departamento Nacional de Planeación para el Banco de Proyectos de Inversión del Sistema General de Regalías.
Adelantar la verificación de requisitos, según lo dispuesto en el Artículo 59 de la Ley 2056 de 2020, con excepción de los proyectos de inversión a ser financiados con el 30% de los rendimientos financieros del Sistema destinados a incentivar la producción de municipios en cuyos territorios se exploten recursos naturales no renovables y a los municipios y distritos con puertos marítimos y fluviales por donde se transporten dichos recursos o derivados de los mismos.
Convocar por solicitud del presidente del OCAD Paz a los miembros del órgano colegiado y a los invitados permanentes.
Aplicar un sistema de evaluación basado en puntajes a los proyectos que se presentan a consideración de los miembros del OCAD Paz, conforme el Decreto Ley 1534 de 2017 o el que lo modifique, adicione o sustituya de los proyectos de inversión a ser financiados con la Asignación para la Paz.
Remitir a los miembros del OCAD los resultados de la aplicación del sistema de evaluación basado en puntajes del que trata el Decreto Ley 1534 de 2017 o el que lo modifique, adicione o sustituya de los proyectos de inversión a ser financiados con la Asignación para la Paz, anexo a la citación a sesión.
Informar a la entidad que presenta el proyecto de inversión el resultado de la aplicación del sistema de evaluación basado en puntajes, antes de la sesión del OCAD, cuando el proyecto obtenga un puntaje por debajo del límite inferior establecido.
Preparar y garantizar que toda la documentación necesaria que deban ser objeto de examen, análisis o deliberación por el respectivo OCAD, se encuentre disponible para todos los miembros del OCAD, en los aplicativos que para el efecto disponga el Departamento Nacional de Planeación de manera previa a la citación de las sesiones.
Presentar a los miembros de los OCAD Paz en la siguiente sesión, todos los proyectos que cumplan con la verificación de requisitos y con el concepto técnico único sectorial favorable. Así como los proyectos financiados con el 30% de los rendimientos financieros del Sistema destinados a incentivar la producción de municipios en cuyos territorios se exploten recursos naturales no renovables y a los municipios y distritos con puertos marítimos y fluviales por donde se transporten dichos recursos o derivados de los mismos, que se encuentren viabilizados y cumplan con lo establecido por el Ministerio de Minas y Energía para su priorización y aprobación.
Verificar el quórum en las sesiones del OCAD.
Presentar al inicio de la sesión del OCAD
Saldo disponible por fuente de financiación.
Indicadores de control de caja que financia el presupuesto.
Presentar a consideración de los miembros del OCAD los proyectos de inversión.
Presentar los resultados de la aplicación del sistema de evaluación basado en puntajes del que trata el Decreto Ley 1534 de 2017 o el que lo modifique, adicione o sustituya de los proyectos de inversión a ser financiados con la Asignación para la Paz.
Registrar en el aplicativo que disponga el Departamento Nacional de Planeación la viabilidad de las fuentes que es competente, priorización, aprobación y designación de ejecutor y la instancia designada para contratar la interventoría, así como las solicitudes de ajuste y liberación de recursos.
Informar al OCAD las liberaciones realizadas por la entidad designada como ejecutora, de conformidad con lo señalado en el presente Decreto.
Presentar al OCAD los cierres de proyectos de inversión comunicados por las entidades ejecutoras.
Presentar al OCAD los informes que le comunique el Sistema de Seguimiento, Evaluación y Control (SSEC).
A solicitud del presidente, presentar los informes que este considere.
Diligenciar el módulo de "Decisión Sesión" del aplicativo que disponga el Departamento Nacional de Planeación, al finalizar cada sesión.
Levantar el acta de cada sesión y presentarla a consideración de todos los miembros del OCAD.
Elaborar los acuerdos de las decisiones adoptadas en las sesiones.
Suscribir los acuerdos y actas, conjuntamente con el presidente del respectivo OCAD, y registrarlos en el aplicativo que disponga el Departamento Nacional de Planeación.
Publicar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la adopción de la decisión en la página web del Sistema General de Regalías, los acuerdos mediante los cuales se designa la entidad pública ejecutora y la instancia designada para adelantar la contratación de la interventoría.
Reportar a la Dirección General de Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su registro, dentro del mes siguiente a la aprobación correspondiente, de las vigencias futuras presupuestales aprobadas por el OCAD con cargo al monto máximo de recursos que se pueda afectar de posteriores bienalidades.
Registrar en el aplicativo que disponga el Departamento Nacional de Planeación e informar a los miembros del OCAD de los ajustes y la liberación de recursos.
Preparar y publicar los informes de rendición de cuentas en el aplicativo que disponga el Departamento Nacional de Planeación.
Controlar la aprobación de proyectos y su concordancia con la estimación de disponibilidad de recursos y el Plan Bienal de Caja.
Proponer la priorización de giros entre los proyectos de inversión con base en la cual se establecerá el cronograma de flujos.
Registrar en el Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la programación de giros, definida por los ejecutores de los proyectos de inversión aprobados por el OCAD, así como las vigencias futuras cuando aplique.
Emitir la certificación a que hace referencia el Artículo 61 de la Ley 2056 de 2020, para las operaciones de adelanto de caja.
Suministrar de forma veraz, oportuna e idónea, la información requerida para realizar el seguimiento; identificar las situaciones que puedan afectar la correcta utilización de los recursos del Sistema General de Regalías y el cumplimiento de los resultados programados.
Las demás que le asigne la Ley, el presente Decreto y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.