Requisitos para la constitución y funcionamiento de las carteras colectivas . Las sociedades administradoras, al momento de la constitución y durante la vigencia de la cartera colectiva, deberán cumplir con los siguientes requisitos
Tener capacidad administrativa e infraestructura tecnológica y operativa suficiente para gestionar la respectiva cartera colectiva.
Contar con personal de dedicación exclusiva para la administración de las carteras colectivas, que tenga la suficiente responsabilidad e idoneidad.
Tener una adecuada estructura de control interno.
Tener implementado un sistema integral de información de la cartera colectiva.
Tener códigos de buen gobierno corporativo, incluyendo la adopción de un código de conducta, para la administración de carteras colectivas; en este sentido, las sociedades administradoras deberán adoptar criterios éticos y de conducta encaminados a preservar los derechos de los inversionistas de las carteras colectivas bajo su administración, incluyendo el establecimiento de reglas claras y concretas que permitan realizar un control a la gestión de los administradores de la misma, sobre el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades asignadas, así como la prevención y administración de los posibles conflictos de interés que puedan afrontar tanto la sociedad administradora como sus administradores.
Contar con planes de contingencia y continuidad de la operación, cuya finalidad primordial sea prevenir y, en caso de ser necesario, solucionar los problemas, fallas e incidentes, que se puedan presentar en cualquiera de los dispositivos de procesamiento y conservación que conforman el sistema integral de manejo y procesamiento de la información de las carteras colectivas.
Contar con un sistema de gestión y administración de los riesgos; y
Contar con la cobertura de que trata el artículo 18 del presente decreto. La Superintendencia Financiera de Colombia instruirá la forma en que se verifique el cumplimiento de los anteriores requisitos.
Cada cartera colectiva deberá ser aprobada previamente por la Superintendencia Financiera de Colombia para lo cual la respectiva sociedad administradora deberá allegar la siguiente documentación
Modelo del reglamento.
Copia del acta de junta directiva de la sociedad administradora mediante la cual se aprobó el modelo del reglamento.
Certificación expedida por el representante legal de la sociedad administradora acerca de que la sociedad cumple con los requisitos previstos en este artículo.
Modelo del documento representativo de las participaciones en la cartera colectiva.
El perfil requerido de los candidatos para formar parte del comité de inversiones y para ocupar el cargo de gerente de la cartera colectiva.
La sociedad administradora deberá poner en operación la cartera colectiva aprobada dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de ejecutoria del acto administrativo por medio del cual se autorice su constitución. La Superintendencia Financiera de Colombia podrá prorrogar dicho término por una sola vez hasta por un tiempo igual, previa solicitud justificada de la sociedad administradora. Una vez vencido el término anterior, sin que se hubiere iniciado operaciones, la autorización perderá vigencia y la entidad interesada deberá solicitar una nueva autorización.