Contenido del contrato de administración de cartera. El contrato de administración de cartera deberá contemplar como mínimo las siguientes obligaciones a cargo del administrador
Custodiar los títulos que incorporan los créditos, las garantías que los respaldan y demás documentos relacionados con ellos, y mantenerlos de una parte, debidamente individualizados por cada emisión, y de otra parte, separados físicamente de los demás activos de que sea titular. El administrador responderá hasta por la culpa leve por el deterioro, la destrucción ó la pérdida de estos documentos.
Liquidar las cuotas a pagar por razón de los créditos, generar y enviar a los deudores extractos relacionados con sus obligaciones, de conformidad con lo previsto en el artículo 21º de la ley 546 de 1999 y demás normas que para el efecto dicte la Superintendencia Financiera de Colombia.
Recibir los pagos que por razón de sus obligaciones efectúen los deudores, así como efectuar su aplicación y actualización.
Realizar los registros contables de los movimientos de los créditos al igual que su calificación.
Efectuar los reportes y la actualización oportuna de la información sobre los deudores en las bases de datos de las centrales de riesgo que se elijan.
Realizar las gestiones judiciales y extrajudiciales de cobro, directamente o a través de abogados externos designados por el emisor, cuando se presente mora en el pago de los créditos, en los mismos términos y plazos definidos para los demás créditos de características similares que figuren en sus activos.
Realizar la recepción y venta de los bienes que se reciban por adjudicación o a título de dación en pago por cuenta de los créditos. Igualmente para estos eventos, administrar el inmueble hasta que se efectúe su venta.
Informar al administrador de la emisión y a la Superintendencia Financiera de Colombia, mediante el sistema de información relevante, sobre el comportamiento consolidado de los créditos que constituyen garantía de la respectiva emisión, serie y año de los bonos hipotecarios incluyendo las amortizaciones que se hayan presentado, los prepagos efectuados y, en general, cualquier otra información que resulte de interés para efectos del cumplimiento de las obligaciones de la emisión.
Cuando se presente el pago anticipado, total o parcial, que efectúe un deudor de crédito de vivienda financiado con bonos hipotecarios de determinada emisión, serie y año, el administrador de la cartera deberá informar al administrador de la emisión para que éste proceda a realizar el prorrateo o sorteo, según el caso, y el pago consecuente, de conformidad con lo previsto en el presente Libro. Para el efecto, el administrador de la cartera informará a los tenedores de bonos hipotecarios a través de la página de Internet o mediante aviso publicado en un diario de amplia circulación nacional, con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles a la fecha prevista para el sorteo, (i) que se va a realizar una amortización extraordinaria de determinada cantidad de UVR y/o pesos de los bonos hipotecarios en circulación, (ii) la respectiva emisión, serie y año afectada con el prepago, (iii) que la amortización extraordinaria es obligatoria para los Tenedores de Bonos hipotecarios, (iv) fecha, lugar y hora en que se realizará el sorteo, o si es el caso, la forma en que se realizará el procedimiento de prorrateo, (v) período en el cual se pagará el valor resultante de la amortización extraordinaria.
Rendir a los tenedores de bonos hipotecarios un informe anual, debidamente certificado por el revisor fiscal del administrador de cartera, sobre el estado de los créditos hipotecarios que constituyen la garantía específica de los bonos hipotecarios emitidos. Este informe será remitido a la Superintendencia Financiera de Colombia y deberá contener como mínimo la identificación de los créditos que fueron financiados con los bonos hipotecarios, el comportamiento que han presentado los mismos y la categoría de calificación en la que se encuentran de conformidad con las normas de dicha entidad.
Verificar que los créditos tengan los seguros debidamente constituidos y trasladar mensualmente a la respectiva compañía de seguros las sumas recibidas por concepto de primas de seguros.
Atender oportunamente solicitudes y requerimientos de los deudores en relación con sus créditos, incluidas las solicitudes para la cancelación de las hipotecas, y las demás necesarias para el cumplimiento del objeto de este contrato.
Mantener actualizado de forma permanente el Registro Nacional de Valores y Emisores -RNVE, bajo el mecanismo de informes trimestrales e información relevante, respecto de la evolución, desarrollo y cumplimiento de las funciones de administración de la cartera.
En general, realizar todas las gestiones conducentes y necesarias para la administración de los créditos que constituyen la garantía específica.
Todos los demás, relacionados con la información que debe reportar, con el cumplimiento de su labor, como la posibilidad de terminación del contrato de administración, y demás temas pertinentes.
El contenido mínimo del contrato de administración de cartera será el señalado en el presente artículo. Cuando la administración de la cartera la realice una entidad diversa al emisor, en virtud de cesión de la misma, de conformidad con el numeral 5 del artículo 9º y el numeral 3 del artículo 7º de la ley 546 de 1999, se entenderá que asumirá las obligaciones de administración estipuladas originalmente. En todo evento, en el contrato de administración de la cartera deberá pactarse que ni el emisor ni el administrador, en caso de que fuere diferente al emisor, podrán proponer operaciones que impliquen el prepago de aquellos créditos que sirven de garantía para la emisión, identificado por su serie y año, de los correspondientes bonos hipotecarios.