Modificación del Capítulo 3 del Título IV de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1069 de 2015: El Capítulo 3 del Título IV de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, quedará de la siguiente manera:
“CAPÍTULO 3
DE LA CONCILIACIÓN EN ASUNTOS DE LO CONTENCIOSO
ADMINISTRATIVO
Sección 1
Disposiciones Generales
Artículo 2.2.4.3.1.1. Uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la Conciliación Extrajudicial en Materia Contencioso-Administrativa. De conformidad con lo previsto en el artículo 99 de la Ley 2220 de 2022, la Procuraduría General de la Nación implementará los mecanismos electrónicos idóneos, confiables, seguros y suficientes para la realización de las conciliaciones extrajudiciales en asuntos de lo contencioso administrativo por medios electrónicos.
Las partes podrán solicitar que la audiencia sea realizada de manera presencial, así como presentar peticiones o comunicaciones por medios físicos, caso en el cual será necesario acreditar la imposibilidad o dificultad para acceder a los medios electrónicos correspondientes o a los canales digitales dispuestos por la Procuraduría General de la Nación, de acuerdo con las instrucciones de servicio que se impartan sobre ese particular.
Los procuradores judiciales podrán realizar audiencias presenciales, previa justificación sobre su conveniencia y aceptación de las partes
Cuando sean presentadas peticiones o comunicaciones por medios físicos, la Procuraduría General de la Nación garantizará su digitalización con el objeto de que en el trámite se privilegie la utilización de los medios electrónicos o digitales.
Artículo 2.2.4.3.1.2. Comunicación y Notificación de Decisiones en la Conciliación Extrajudicial en Asuntos de lo Contencioso Administrativo. En las notificaciones o comunicaciones de las decisiones adoptadas dentro del trámite de la conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo, se observarán las siguientes reglas:
En la petición de conciliación se señalarán las direcciones electrónicas de notificación del convocante, convocados y terceros interesados en el trámite.
En el caso de las entidades públicas de todos los niveles y las privadas que cumplan funciones administrativas, las comunicaciones y notificaciones serán realizadas al buzón de correo electrónico de que trata el artículo 197 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
En el caso de las personas jurídicas privadas o naturales comerciantes, las comunicaciones y notificaciones serán realizadas a la dirección electrónica registrada en la cámara de comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 del artículo 291 del Código General del Proceso.
En el caso de personas naturales, el convocante indicará la dirección electrónica para realizar las correspondientes comunicaciones o notificaciones. En el evento en que solo se cuente con dirección física o la persona no autorice que le sean comunicadas o notificadas las decisiones por medios electrónicos, estará a cargo de la parte convocante remitir, por correo certificado, las decisiones correspondientes.
En el evento en que el convocante desconozca el correo electrónico, el domicilio, el lugar de habitación o el lugar de trabajo de alguno de los convocados o le conste que este se encuentra ausente y no se conozca su paradero, así lo manifestará bajo la gravedad del juramento y al efecto, se dará aplicación frente a ese convocado lo dispuesto por el artículo 67 de la Ley 2220 de 2022.
En la conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo, la notificación o comunicación de decisiones realizada por medios electrónicos se entenderá efectuada cuando el iniciador cuente con acuse de recibo o se pueda constatar por otro medio el acceso del destinatario al mensaje, de lo cual se dejará constancia en el expediente.
El Ministerio Público comunicará a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, la admisión de la petición de convocatoria de conciliación y enviará el auto admisorio correspondiente cuando en ella esté involucrada una entidad pública del orden nacional, de conformidad con el Decreto Ley 4085 de 2011 y el artículo 2.2.3.2.1.3 del presente decreto o las normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.
Sección 2
De la Mediación en Asuntos de lo Contencioso Administrativo
Artículo 2.2.4.3.2.1. Mediación en Asuntos de lo Contencioso Administrativo. La mediación en asuntos de lo contencioso administrativo consiste en facilitar que las entidades y organismos públicos del orden nacional o territorial, de manera voluntaria, logren un acuerdo que ponga fin a los conflictos de carácter judicial o extrajudicial, actuales o eventuales, que puedan presentarse entre ellos.
Artículo 2.2.4.3.2.2. Competencia Interna y Reparto. La Procuraduría General de la Nación y la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, determinarán las competencias internas para el reparto y gestión de las solicitudes de mediación que se presenten ante cada una de ellas.
Artículo 2.2.4.3.2.3. Autorización y Procedencia de la Mediación en Asuntos de lo Contencioso Administrativo. Con anterioridad al inicio del trámite de mediación, sin perjuicio de quien tenga la iniciativa de acudir a este procedimiento, las entidades acreditarán la autorización de los respectivos comités de conciliación para someter el conflicto a la mediación de la entidad competente respectiva, ya sea la Procuraduría General de la Nación o la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, según el caso. Así mismo, los comités de conciliación de las entidades designarán a los negociadores ante la Procuraduría General de la Nación o la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, quienes tendrán la potestad de adoptar decisiones.
La mediación ante la Procuraduría General de la Nación o ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado podrá iniciarse, en cualquiera de los siguientes eventos:
Por solicitud conjunta de las entidades u organismos de carácter público en conflicto.
Por solicitud de una de las entidades u organismos públicos en el conflicto.
La mediación no suspende ningún término de prescripción o caducidad y su agotamiento no podrá pactarse como un requisito de procedibilidad para acudir al juez o funcionario competente para dirimir el conflicto.
Artículo 2.2.4.3.2.4. Reglas Básicas. La Procuraduría General de la Nación y la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, respectivamente, establecerán las reglas básicas para llevar a cabo la mediación, en las que se garantizará la confidencialidad de las discusiones y de las propuestas, así como la agilidad de su desarrollo.
Artículo 2.2.4.3.2.5. Terminación de la Mediación en Asuntos de lo Contencioso Administrativo. La mediación en asuntos de lo contencioso administrativo finalizará por voluntad de ambas partes o cuando las mismas arriben a un acuerdo consensuado de sus diferencias. Igualmente podrá finalizar cuando el funcionario asignado, motivadamente, considere poco probable que la prolongación de la mediación permita solucionar la controversia y así lo aprueben las entidades en conflicto, a través de los negociadores designados por el comité de conciliación.
Sección 3
De la Asistencia a la Audiencia de Conciliación en Asuntos de lo Contencioso
Administrativo
Artículo 2.2.4.3.3.1. Desarrollo de la Audiencia de Conciliación. En el desarrollo de la audiencia de conciliación extrajudicial, el agente del Ministerio Público para los efectos previstos en los numerales 3 y 4 del artículo 108 de la Ley 2220 de 2022, suspenderá la audiencia y fijará nueva fecha sin perjuicio del término máximo que se tiene para finalizar el trámite.
De acuerdo con lo previsto en el numeral 8 del artículo 108 de la Ley 2220 de 2022, si el agente del Ministerio Público no está de acuerdo con la fórmula conciliatoria acordada por los interesados, por considerarla lesiva al patrimonio público, contraria al ordenamiento jurídico o porque no existen pruebas en que se fundamente, podrá suspender la audiencia de conformidad con lo dispuesto en el artículo 111 de la citada Ley.
Artículo 2.2.4.3.3.2. Reconsideración de la Decisión. En los casos en los que el Agente del Ministerio Público solicite al Comité de Conciliación que reconsidere la decisión de conciliar o no conciliar, lo requerirá para que en un término no superior a los cinco (5) días revise su decisión.
En concordancia con lo establecido en el parágrafo del artículo 303 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en el numeral 8 del artículo 98 de la Ley 2220 de 2022, el agente del Ministerio Público dejará expresa constancia en el acta de la audiencia de las razones que motivan la solicitud de reconsideración y el comité de conciliación se pronunciará en su decisión sobre cada una de ellas. En los casos en que se solicite reconsideración de la decisión y el asunto sea de aquellos relacionados con los supuestos previstos en los Decretos número 4085 de 2011 y el artículo 2.2.3.2.1.2 del presente Decreto, el comité de conciliación invitará a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado a la sesión que se programe para estudiar el asunto; sin embargo, su asistencia no será obligatoria.
Sección 4
De los Comités de Conciliación
Artículo 2.2.4.3.4.1. Integración. Los Comités de Conciliación estarán conformados según lo dispuesto por el artículo 118 de la Ley número 2220 de 2022, y tendrán en cuenta lo siguiente:
En los casos en los cuales existan múltiples ordenadores del gasto, el comité deberá integrarse con aquel que tenga a su cargo el rubro de pago de sentencias y conciliaciones que esté directamente relacionado con el objeto del conflicto.
En concordancia con el parágrafo 1° del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, en las entidades públicas cuya estructura orgánica no permita que se integre el comité de conciliación de conformidad con las previsiones legales, el representante legal de la entidad asumirá las obligaciones establecidas para esta instancia administrativa.
De acuerdo con lo señalado en el numeral iii del artículo 3° y numeral 3, literal xii) del artículo 6° del Decreto Ley 4085 de 2011, cuando la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado se encuentre interviniendo en un proceso judicial en el que se vaya a decidir la procedencia de cualquier mecanismo alternativo de solución de conflictos, los comités de conciliación remitirán la invitación para que la Agencia decida su participación con derecho a voz y voto.
En los asuntos sometidos a conciliación que no hubieren sido materia de un proceso de vigilancia o control fiscal, el comité de conciliación podrá invitar a la autoridad fiscal correspondiente para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que estas tengan carácter vinculante para el comité de conciliación ni para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantarse antes de que se profiera la decisión judicial.
Cuando los comités consideren pertinente la participación de la Agencia en sus sesiones, los secretarios técnicos de los comités deberán enviar la invitación con la debida anticipación junto con los antecedentes de los casos por estudiar y la ficha técnica. La Agencia establecerá las directrices sobre las convocatorias y participación.
Artículo 2.2.4.3.4.2. Funciones. Sin perjuicio de las funciones establecidas en el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, el comité de conciliación se encargará de:
Establecer los criterios de selección de los abogados que representarán los intereses de la respectiva entidad, según lo dispuesto en el artículo 2.2.3.4.5.3 del presente Decreto.
Evaluar y dar aprobación a la formulación de la oferta de revocatoria directa de actos administrativos que se encuentren en discusión dentro de un proceso judicial, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 95 del Código de Procedimiento Administrativo y de Lo Contencioso Administrativo. Para adelantar este trámite, se tendrá como sustento de la decisión el análisis y recomendación que realice el apoderado designado por la Entidad respecto de los actos administrativos que se encuentren en discusión por esta vía.
Aprobar los informes que sean presentados por la Secretaría Técnica y disponer’ de su publicación en la página web de la respectiva entidad u organismo de derecho público, dentro de los tres (3) días siguientes a dicha aprobación.
Lo preceptuado en el numeral 3 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 se realizará bajo un enfoque de gestión por resultados.
Artículo 2.2.4.3.4.3. Lineamientos de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Los comités de conciliación de las entidades públicas incorporarán, dentro de las políticas de prevención del daño antijurídico y que orienten la defensa de los intereses de la entidad, los Lineamientos que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado expida sobre la materia.
Los lineamientos sobre la procedencia de la conciliación, así como del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos en contra de las Entidades Públicas del Orden Nacional, relativos a controversias contractuales, reparación directa, nulidad y restablecimiento del derecho, se soportarán en el estudio metodológico diseñado por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, que se encuentra incorporado en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa. Además, se valorará la calificación del riesgo efectuada por el apoderado y/o abogado a cargo del caso o proceso judicial o arbitral de conformidad con las metodologías diseñadas para el efecto.
Las entidades públicas del orden territorial podrán adoptar como referente de buenas prácticas los lineamientos, metodologías e instrumentos diseñados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en materia de gestión del Ciclo de Defensa Jurídica.
Artículo 2.2.4.3.4.4. Procesos de Repetición. En los procesos de repetición, la entidad pública u organismo de derecho público, por medio del comité de conciliación determinará las fórmulas de arreglo y los plazos y para el pago del capital, en el marco de lo establecido en el artículo 12 de la Ley 678 de 2001, modificado por la Ley 2195 de 2022.
Artículo 2.2.4.3.4.5. Llamamiento en Garantía con Fines de Repetición. Con ocasión del llamamiento en garantía con fines de repetición, de conformidad con lo establecido en el artículo 126 de la Ley 2220 de 2022, el apoderado designado presentará el informe sobre su procedencia dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del auto admisorio de la demanda, en la cual se reclame una responsabilidad patrimonial de la entidad pública.
Para efectos de este estudio, el apoderado identificará al servidor, exservidor público o particular en cumplimiento de funciones públicas como aquel que desplegó la acción u omisión causa del daño respecto del cual se reclama la responsabilidad del Estado, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001.
Artículo 2.2.4.3.4.6. Indicador de gestión. La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades en el interior de cada entidad.
En cada entidad pública el(la) funcionario(a) de que trata el artículo 10 de la Ley 87 de 1993 o la norma que la modifique, sustituya o adicione será el responsable de hacer el monitoreo, control y evaluación de este indicador.
Cada entidad pública deberá presentar ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado un informe sobre el resultado del seguimiento y evaluación del indicador de gestión de que trata el artículo 122 de la Ley 2220 de 2022, en los términos que esa Agencia establezca mediante Circular.
En todo caso la gestión del comité de conciliación deberá evaluarse bajo un modelo de gestión por resultados conformado por indicadores de gestión, resultados e impacto. Para tal efecto la prevención del daño antijurídico será considerada como un subíndice del modelo.
Artículo 2.2.4.3.4.7. Sistema de Preferencia de Turno y Condiciones para el Pago de Acuerdos Conciliatorios. De conformidad con lo consagrado en el artículo 143 de la Ley 2220 de 2022, el sistema de turnos preferencial para el pago de los acuerdos conciliatorios aprobados por la jurisdicción contencioso-administrativa será estructurado por cada Entidad Estatal de la siguiente manera:
El pago se realizará en las condiciones establecidas en los artículos 192 y 195 de la Ley 1437 de 2011 y lo señalado al respecto en el Decreto número 642 de 2020.
Mediante acto administrativo las Entidades Estatales discriminarán los montos y beneficiarios finales de los acuerdos conciliatorios. Para este propósito, podrán compilar en una misma resolución varios acuerdos conciliatorios.
Se dará prioridad a aquellos pagos relacionados con víctimas del conflicto o sujetos de especial protección constitucional.
Los acuerdos conciliatorios tendrán preferencia de turno, sobre el pago de sentencias o providencias que establezcan obligaciones a cargo de las entidades estatales.”.