Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1 del decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y las que aquí se establecen:
Acceso al software: El acceso al software es la facultad otorgada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para solicitar a los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, a los proveedores tecnológicos y a los proveedores de soluciones tecnológicas, la información cifrada con métodos distintos a claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuente, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, sus licencias, proveedores, identificación de fabricantes y en general, toda aquella información que permita el conocimiento, acceso al contenido y funcionamiento de las tecnologías que se utilizan para los sistemas de facturación a cargo propio o de su proveedor o fabricante.
Adquiriente: Es adquiriente la persona natural o jurídica y demás sujetos que adquieren bienes y/o servicios que se encuentran obligados a exigir y exhibir la factura de venta y/o documento equivalente a la factura de venta, en lo sucesivo documento equivalente.
Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa, donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y una vez superadas las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición de conformidad con lo indicado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”, las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.
Ambiente de producción en operación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa, donde opera la funcionalidad de producción en operación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en hacer uso del “Anexo técnico de factura electrónica de venta”, para cumplir las obligaciones de generación, transmisión, validación y expedición de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación.
Anexo técnico: Es el documento proferido y dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y los demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición. Así mismo para los demás sistemas de facturación y para los conceptos adicionales que se implementen utilizando para ello el modelo y la plataforma informática de la factura electrónica de venta que hace parte integral de esta resolución.
Calendario de implementación de la factura electrónica de venta: El calendario de implementación de la factura electrónica de venta, es la programación establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la que se indican los plazos en los que se debe cumplir con el procedimiento de habilitación e iniciar con la expedición de la factura electrónica de venta con validación previa.
Campo o grupos de campos de información obligatoria: Es el campo o grupo de campos informáticos que contienen las reglas de información relacionadas con los requisitos de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación, información que podrá ser aceptada o rechazada de conformidad con lo establecido en los anexos técnicos del sistema de factura electrónica de venta, en el procedimiento de validación realizado por el servicio informático electrónico. Esta definición aplica cuando se diligencien campos o grupos de campos de información opcional, de manera parcial o errónea.
Campo o grupos de campos de información opcional: Es el campo o grupo de campos informáticos que contiene las reglas de información de la operación relacionada con la venta de bienes y/o prestación de servicios que se pretende incorporar en la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación, el cual no constituye un requisito de los citados documentos e instrumentos en el procedimiento de validación realizado por el servicio informático electrónico.
Clave técnica: Corresponde al identificador único que asigna el servicio informático de numeración de la DIAN, en el momento de solicitar la autorización de numeración, con el fin de ser incluido en el proceso de generación en el código único de factura electrónica (CUFE) del sistema de factura electrónica con validación previa.
Código de respuesta rápida -Código QR: Por sus siglas en inglés “quick response code”, “código de respuesta rápida”, que consiste en un código de barras bidimensional cuadrado que permite almacenar información en una matriz de puntos.
Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Es un requisito de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca la citada factura, incluido en los demás documentos e instrumentos electrónicos que se deriven de la citada factura, cuando fuere el caso.
Código Único de Documento Electrónico (CUDE): Es un requisito de las notas débito, notas crédito y demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, cuando fuere el caso, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca los citados documentos.
Consumidor o usuario: Es el consumidor o usuario, persona natural o jurídica y demás sujetos que como destinatario final adquiera, disfrute o utilice un determinado producto, bienes o servicios, cualquiera que sea su naturaleza para la satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o doméstica y empresarial cuando no esté ligada intrínsecamente a su actividad económica. Se entenderá incluido en el concepto de consumidor o usuario de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 5o de la Ley 1480 de 2011.
Para efecto de la presente resolución el término consumidor o usuario y/o consumidor final, serán entendidos como sinónimos.
Contenedor electrónico: Es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y los demás instrumentos y en general la información electrónica derivada de los sistemas de facturación, junto con la validación realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuando fuere del caso. Este instrumento deberá estar firmado digitalmente por el facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
Correo de recepción de documentos e instrumentos electrónicos: Es el correo electrónico suministrado en el procedimiento de habilitación por parte del facturador electrónico, para la recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito e instrumentos derivados de la factura electrónica de venta y demás sistemas de facturación.
Dirección de internet en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR: Es la ubicación en la red de internet de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta y demás sistemas de facturación.
Expedición y entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente: La expedición de la factura de venta y/o del documento equivalente, comprende su generación, así como la transmisión y validación para el caso de la factura electrónica de venta; la expedición se cumple con la entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente al adquiriente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, cumpliendo con los requisitos establecidos para estos documentos, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas para cada sistema de facturación y las demás condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), conforme con lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Expedición y entrega de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición: La expedición de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, se cumple cuando la misma sea entregada al adquiriente de manera física o electrónica según el caso, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, acompañada del documento electrónico de validación; documentos que se deben incluir en el contenedor electrónico para el caso en que la citada factura se expida de manera electrónica; lo anterior atendiendo las condiciones, términos, plazos, mecanismos técnicos, tecnológicos y procedimientos que requiere la generación, transmisión y su validación con la respuesta a cargo de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para la entrega al adquiriente por parte del facturador electrónico.
Factura electrónica de venta con validación previa a su expedición: La factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, en lo sucesivo factura electrónica de venta, hace parte de los sistemas de facturación que soporta operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios de conformidad con lo previsto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que operativamente se genera a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que ha sido validada por la citada entidad previamente a su expedición al adquiriente.
Facturador electrónico: Es facturador electrónico el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta de conformidad con los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Esta definición incluye igualmente a los sujetos que, sin estar obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, opten por expedir factura electrónica de venta.
Generación de la factura electrónica de venta: La generación de la factura electrónica de venta es el procedimiento informático para la estructuración de la información de acuerdo con los requisitos que debe contener una factura electrónica de venta, previo a la transmisión, validación, expedición y recepción de la misma, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señala la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación: Los instrumentos electrónicos son aquellos que comprenden los documentos electrónicos y/o agrupaciones de datos electrónicos, que están asociados o no a una factura electrónica de venta, mediante el -CUFE y CUDE-, cuando fuere del caso, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que se encuentran descritos en los anexos técnicos correspondientes.
Instrumento electrónico de transmisión: Es un instrumento electrónico que contiene la información de la factura de venta de talonario o de papel y que se transmite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Adua nas Nacionales (DIAN), cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico del facturador electrónico.
Interacción de los sistemas de facturación: Es la relación que debe existir entre la información de la factura venta o documento equivalente, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación con los inventarios, los sistemas de pago, la integración de los bienes y/o servicios con los hechos generadores y las tarifas del Impuesto sobre las Ventas (IVA), el Impuesto Nacional al Consumo, la retención en la fuente y en general la interacción de la factura o documento equivalente a la factura de venta con la contabilidad, la información tributaria y los servicios informáticos electrónicos dispuestos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y entre los facturadores electrónicos. Lo anterior de acuerdo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta: Las notas débito y notas crédito son documentos electrónicos que se derivan de las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados, asociadas o no a una factura electrónica de venta, mediante el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) cuando sea el caso, las cuales se generan por razones de tipo contable y/o fiscal, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Número de registro, línea o ítem de la factura de venta: Es un requisito de la factura de venta, en la cual se detalla por cada bien y/o servicio que se factura: la cantidad, unidad de medida, descripción específica, códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, la denominación, bien cubierto, si se trata de estos bienes y los impuestos que fueren del caso, lo anterior de conformidad con lo establecido en el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario y los artículos 11 y 12 de esta resolución.
Procedimiento informático de validación: Es el procedimiento mediante el cual se verifica el cumplimiento de las reglas del anexo técnico correspondiente; cuyo resultado para cada campo o grupo de campos de información puede ser la aceptación, rechazo o notificación, según corresponda; el cual es realizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Proveedor tecnológico: El proveedor tecnológico es la persona jurídica habilitada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que cumple con las condiciones y requisitos establecidos en el artículo 616-4 del Estatuto Tributario y en este Capítulo, para prestar a los sujetos obligados a facturar que sean facturadores electrónicos, los servicios de generación, transmisión, entrega y/o expedición, recepción y conservación de las facturas electrónicas de venta, sin perjuicio de la prestación de otros servicios, de acuerdo con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
La referencia al “Capítulo” que se menciona en la definición, corresponde al Capítulo 4 de Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
Recepción de la factura de venta y del documento equivalente: Es una obligación formal del adquiriente que consiste en exigir y recibir la factura de venta y/o los documentos equivalentes por los bienes y/o servicios adquiridos, en los términos y condiciones establecidos en el artículo 618 del Estatuto Tributario y la presente resolución.
Reglas de validación: Son un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructuran en la generación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y los demás sistemas de facturación.
Servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta: El servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta corresponde al software dispuesto por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene las funcionalidades para el cumplimiento de la habilitación, recepción de la transmisión, rechazo, validación de la factura electrónica de venta con validación previa, la solicitud de autorización como proveedor tecnológico y para los demás documentos, instrumentos y trámites que se indiquen en la presente resolución.
Sujetos obligados a facturar: Los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios; atendiendo el sistema de facturación que le corresponda de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Están comprendidos dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que de manera voluntaria opten por cumplir con la citada obligación formal.
Transmisión de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se derivan de una factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación: Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la información que contendrá la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito, los instrumentos electrónicos estructurados en el procedimiento de generación, que se derive de una factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación para su validación y/o información de la documentación a la citada entidad.
Validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos: La validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos, es el procedimiento que genera un documento electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la verificación de las reglas de validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y documentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, de los demás sistemas de facturación, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
TÍTULO II.
SISTEMAS DE FACTURACIÓN Y OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.