Obligaciones de las sociedades autorizadas. Las sociedades autorizadas para realizar cuentas de margen que pretendan realizar dichas operaciones deberán cumplir con las siguientes obligaciones
La aprobación de la junta directiva de la sociedad para el desarrollo de este tipo de operaciones.
Contar con un contrato marco que contenga como mínimo los parámetros establecidos en el presente Título, el cual deberá ser enviado previamente a la Superintendencia Financiera de Colombia, la cual podrá exigir ajustes al mismo.
Incluir en el respectivo contrato la forma en que se calculará la remuneración que la sociedad autorizada recibirá por la realización de su gestión. Cuando las operaciones de cuentas de margen se estén realizando dentro del marco del contrato de comisión, la remuneración no podrá estar atada al resultado de dichas operaciones.
Dar cumplimiento estricto a los requisitos que debe reunir la inversión, el llamado al margen y los cierres obligatorios, de acuerdo con lo estipulado en los respectivos contratos de cuentas de margen y en el presente Título.
Contar con el capital adecuado para cumplir con las operaciones que se celebren en sistemas de negociación de valores en desarrollo de cuentas de margen.
Contar con una infraestructura administrativa, técnica, tecnológica y, en general, operativa, adecuada para el manejo seguro y eficiente del mayor flujo de operaciones derivadas de la realización de cuentas de margen.
Contar con infraestructura física, humana y técnica para la realización de operaciones bajo este tipo de contratos, la cual deberá ser independiente y distinta de aquellas referidas a la administración de fondos de inversión colectiva y a las operaciones por cuenta propia de la entidad, según sea el caso.
Contar con un sistema de administración de riesgos adecuado que permita a la sociedad identificar, medir, gestionar y controlar eficazmente los riesgos asociados a las operaciones de qué trata el presente Título.
Contar con los sistemas operativos y procedimientos que permitan realizar un seguimiento continuo y permanente de las posiciones abiertas de cada uno de los contratos de cuentas de margen que la sociedad autorizada esté realizando, así como de la reconstitución de márgenes.
Contar con planes de contingencia que garanticen la continuidad de las operaciones.
Garantizar que el personal que desarrolle las cuentas de margen cuente con el conocimiento suficiente en el negocio de las mismas.
Contar con procedimientos que sirvan para garantizar que todas las transacciones realizadas como consecuencia de cuentas de margen puedan ser reconstruidas desde el momento en que se impartieron las órdenes de compra o venta por parte del cliente, la ejecución de las mismas y su correspondiente liquidación.
Contar con un código de conducta y ética que debe seguir el personal autorizado para realizar cuentas de margen, incluyendo las áreas de negociación, las de control y gestión de riesgos y las operativas. Este código debe incluir, además, disposiciones sobre la confidencialidad de la información, manejo de información privilegiada y de conflictos de interés. La sociedad autorizada deberá verificar el cumplimiento del mismo.
Contar con manuales internos en los que se incluyan, entre otros aspectos, las funciones y los niveles de responsabilidad de los administradores relacionados con el manejo de tales operaciones y las funciones y responsabilidades de la totalidad de los funcionarios involucrados en la realización de las cuentas de margen. Así mismo, contar con un manual del producto. La sociedad autorizada deberá verificar el cumplimiento de los manuales mencionados.
Incluir en la publicidad y en los contratos celebrados con los clientes, o en cualquier documentación relacionada con la realización de cuentas de margen, una advertencia clara y en caracteres destacados, en la que se manifieste, cuando menos, lo siguiente: "Las cuentas de margen son operaciones de naturaleza especulativa, dirigidas exclusivamente a personas con conocimientos del mercado de valores, sujetas a los riesgos del mercado, de crédito y de liquidez y pueden conllevar la pérdida completa de los recursos aportados por el cliente. La sociedad autorizada está facultada para requerir la entrega de dineros adicionales en los términos y condiciones del contrato. Los dineros entregados por los clientes no son depósitos, ni generan para la sociedad autorizada las obligaciones propias de una institución de depósito".
Informar expresamente al cliente, antes de la celebración del contrato de cuentas de margen, acerca de la naturaleza, riesgos y condiciones del negocio, debiendo dejar constancia en el respectivo contrato que dicha información fue suministrada y que el cliente la entiende, conoce y acepta; así mismo, deberá dejarse expresa constancia de la manifestación del cliente de tener suficiente conocimiento del mercado de valores para emitir las órdenes relacionadas con la ejecución del respectivo contrato.
Realizar un estudio sobre la capacidad crediticia de cada cliente al momento de la celebración del contrato de cuentas de margen, así como un seguimiento continuo y permanente sobre la misma.
Informar, como mínimo, una vez al día a sus clientes sobre el movimiento y resultados de las cuentas de margen, de conformidad con las instrucciones que establezca la Superintendencia Financiera de Colombia.
Estos requisitos deberán acreditarse de conformidad con las instrucciones que imparta la Superintendencia Financiera de Colombia.