Buenas prácticas para la conformación de las juntas o consejos directivos u otros Órganos de Dirección y Administración. Las Entidades Propietarias, al delegar y/o nominar personas para desempeñarse como Gestores de Propiedad en las juntas o consejos directivos de las Empresas Receptoras, deberán
Garantizar que los Gestores de Propiedad sean personas idóneas para gestionar los intereses públicos en las Empresas Receptoras. La idoneidad será determinada por la formación académica y la experiencia profesional de los candidatos a Gestor de Propiedad. Se propenderá por escoger para Gestores de Propiedad a personas cuya formación y experiencia esté relacionada con la actividad que ejecuta la empresa receptora, que tengan experiencia como asesores o miembros de otros Órganos de Dirección y/o Administración. Las juntas directivas donde participen los Gestores de Propiedad deben ser interdisciplinarias, y serán conformadas por miembros con diversos perfiles.
Verificar si los Gestores de Propiedad tienen esa misma calidad respecto de otras Empresas Receptoras. De acuerdo con lo establecido en el artículo 5 del Decreto 128 de 1976, los Gestores de Propiedad que no sean funcionarios públicos podrán participar en no más de dos (2) Órganos de Dirección y/o Administración de Empresas Receptoras.
Verificar que los Gestores de Propiedad no se encuentren dentro de las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en las normas aplicables.
Los Gestores de Propiedad se autoevaluarán según el mecanismo definido por la misma Junta o Consejo Directivo de la Empresa Receptora respectiva, con base en cuestionarios que serán elaborados por las Entidades Propietarias, para lo cual estas tendrán en cuenta que las obligaciones a cargo de los Gestores de Propiedad son de medio y no de resultados. En su autoevaluación, los Gestores de Propiedad deberán calificar el impacto que ha tenido su propia gestión en la generación de Valor Económico y Social. El resultado de estas autoevaluaciones será publicado de forma inmediata. La periodicidad de las evaluaciones la determinará cada Entidad Propietaria, pero en todo caso deberán hacerse por lo menos una vez al año.
Los Gestores de Propiedad independientes serán nombrados por periodos fijos de (2) años, sin perjuicio de lo que dispongan las reglas sobre su reemplazo en caso de faltas absolutas o renuncia. En todo caso en que se defina una vigencia determinada, una misma persona no podrá ser nombrada o delegada como Gestor de Propiedad, para la misma junta o consejo directivo, por más de seis (6) años consecutivos. Deberá hacerse una interrupción de mínimo dos (2) años para demostrar que este no ha sido un nombramiento consecutivo.
Procurar la participación y designación de mujeres como Gestores de Propiedad independientes.
Cada Gestor de Propiedad deberá mantener adecuadas relaciones con los actores internos y externos de la respectiva Empresa Receptora. Para este fin, se recomienda que cada Entidad Propietaria establezca reglas dirigidas a que estos propendan porque: 7.1. Tomen las medidas necesarias para asegurar la reserva de la información cuya revelación esté expresamente prohibida por la ley, y de la información cuya revelación pueda afectar la posición competitiva de la Empresa Receptora o la viabilidad de sus planes estratégicos. 7.2. La comunicación de los Gestores de Propiedad, tanto con miembros de la Empresa Receptora como con otros integrantes de la respectiva junta o consejo de administración, presidentes, gerentes, otros accionistas y empleados o subordinados en general, tendrá como objetivo la preservación del interés público y no el adelantamiento de intereses particulares. En la medida que sea posible, cada Gestor de Propiedad utilizará canales oficiales y mantendrá la trazabilidad de la información, de forma que se pueda ejercer el correcto control administrativo sobre las comunicaciones a las que se refiere el inciso anterior, así como cualquier otro control que sea procedente.
Los actos de delegación o nominación de Gestores de Propiedad se harán constar por escrito mediante acta firmada por la autoridad que delega o nomina, según sea el caso. El original del acta de delegación o nominación reposará en los archivos de la Entidad Propietaria. La Empresa Receptora respectiva deberá conservar una copia del acta de delegación o nominación. La Entidad Propietaria y la Empresa Receptora garantizarán la consulta posterior del acta o su copia.