Obligaciones de la junta directiva del distribuidor especializado. La junta directiva del distribuidor especializado con respecto a la actividad de distribución de fondos de inversión colectiva deberá cumplir las siguientes obligaciones
Definir las políticas y procedimientos aplicables al desarrollo de la actividad de distribución de fondos de inversión colectiva.
Determinar las políticas necesarias para adoptar medidas de control y reglas de conducta apropiadas y suficientes, que se orienten a evitar que los fondos de inversión colectiva distribuidos puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes de actividades delictivas, para realizar evasión tributaria o para dar apariencia de legalidad a actividades ilícitas o a las transacciones y recursos vinculados con las mismas.
Aprobar los manuales para el control y prevención del lavado de activos, de gobierno corporativo incluyendo el código de conducta, de control interno, y los demás necesarios para el cumplimiento de las normas aplicables.
Establecer políticas en cualquier otro aspecto que tenga relevancia con el adecuado funcionamiento y la correcta distribución de los fondos de inversión colectiva distribuidos.
Diseñar políticas, directrices y procedimientos de gobierno corporativo y de control interno, orientadas a administrar los riesgos que puedan afectar a los fondos de inversión colectiva distribuidos.
Determinar políticas, directrices y procedimientos para garantizar la calidad de la información divulgada al público en general, a los inversionistas y a la Superintendencia Financiera de Colombia.
Establecer políticas y adoptar los mecanismos que sean necesarios para evitar el uso de información privilegiada o reservada.
Definir las situaciones constitutivas de conflictos de interés, así como los procedimientos para su prevención y administración.
Fijar las directrices de los programas de capacitación para los funcionarios encargados de las tareas relacionadas con la distribución de los fondos de inversión colectiva.
Definir los mecanismos que serán implementados para el seguimiento del cumplimiento de las funciones del personal vinculado contractualmente al distribuidor, en relación con la distribución del fondo de inversión colectiva.
Dictar las políticas y mecanismos para solucionar de manera efectiva y oportuna los problemas detectados y reportados por las áreas involucradas en la actividad de distribución del fondo de inversión colectiva, y por el revisor fiscal, sobre asuntos que puedan afectar el adecuado ejercicio de dicha actividad.
Establecer políticas en cualquier otro aspecto que tenga relevancia con el adecuado funcionamiento y la correcta distribución de los fondos de inversión colectiva distribuidos.