Vicepresidencia Ejecutiva. Son funciones de la Vicepresidencia Ejecutiva las siguientes
Ejercer la secretaría de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva del FNG y realizar la convocatoria de las reuniones.
Llevar, conforme a la normatividad aplicable, los libros de actas de Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva del FNG y velar por las actividades administrativas tendientes a su organización, conservación, custodia y autorizar las copias que de ellas se expidan.
Responder por el control de los asuntos que deban llevarse o se deriven de las decisiones tomadas por la Asamblea General de Accionistas o de la Junta Directiva, comunicando las decisiones adoptadas y realizando su seguimiento.
Certificar las decisiones tomadas por la Asamblea General de Accionistas, Junta Directiva y órganos donde ejerce la secretaría, consignadas en las actas, resoluciones y actos administrativos de presidencia.
Gestionar ante la Superintendencia Financiera de Colombia, la Cámara de Comercio y demás órganos competentes, la posesión y la inscripción de los miembros de Junta Directiva del FNG.
Gestionar ante las entidades correspondientes la inscripción de los funcionarios en quienes se delega la representación legal y trámites asociados al registro mercantil del FNG.
Velar por que las actuaciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva se ajusten a los procedimientos y reglas adoptados por el FNG.
Liderar, orientar y controlar la ejecución de las estrategias a desarrollar por las demás Vicepresidencias para garantizar el cumplimiento de las metas y objetivos estratégicos del FNG.
Dirigir, administrar, controlar, orientar y reglamentar la operación y la administración interna del FNG para el cumplimiento de su objeto social, en coordinación y ante las ausencias ocasionales y/o temporales del Presidente.
Asistir al Presidente del FNG en la determinación de las políticas, objetivos y estrategias relacionados con la administración del mismo.
Proponer y asesorar a la Presidencia en la consolidación de los proyectos de modificación de la estructura del FNG, para su presentación ante la Junta Directiva y demás instancias de aprobación.
Proponer y asesorar a la Presidencia en la consolidación de las propuestas de escalas salariales aplicables a los trabajadores oficiales del FNG.
Asesorar al Presidente de la entidad en la formulación de las políticas, planes y programas, relacionados con la administración del talento humano, y dirigir y controlar su implementación, de acuerdo con la normatividad vigente sobre la materia.
Asesorar al Presidente de la entidad en la formulación de las políticas, planes y programas, relacionados con la administración de los recursos físicos y documentales de la entidad, y dirigir y controlar su Implementación.
Dirigir y coordinar los procesos de contratación para el desarrollo del objeto social, así como la provisión de los bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento de la entidad.
Expedir los actos administrativos y suscribir los contratos, de acuerdo con la delegación que le sea conferida.
Promover estrategias y dar directrices para la optimización de los procesos y su mejoramiento continuo, con estándares de eficiencia y calidad, para todos los productos, servicios, convenios y canales del FNG.
Implementar mecanismos de interrelación entre las dependencias a su cargo y demás dependencias, con el fin de garantizar el cumplimiento de las· metas, los objetivos y los resultados de la organización.
Presentar a la Junta Directiva la designación de un funcionario responsable de las medidas de control del lavado de activos y financiación del terrorismo - LAFT, así como su respectivo suplente.
Proponer los procedimientos y políticas para administrar los potenciales conflictos de interés y los mecanismos de resolución de los mismos para aprobación de la Junta Directiva.
Administrar los conflictos de interés reportados por la Oficina de Cumplimiento y determinar si existe un impedimento. En caso de que no se pueda resolver el impedimento notificar al Comité de Auditoría.
Administrar las notificaciones de conflicto de interés del presidente del FNG.
Emitir concepto sobre los casos en que el presidente del FNG se encuentre en un posible conflicto de interés y notificar al Comité de Auditoria.
Coordinar, con las dependencias del FNG, las visitas y respuestas a requerimientos presentados por organismos externos, autoridades o entes de supervisión y control; así mismo, integrar y emitir de forma oficial los proyectos de respuestas o las respuestas en ausencia del Presidente o las que este delegue, de las solicitudes enviadas por los entes externos y de control, de acuerdo con la información recibida de cada una de las dependencias.
Participar en el proceso de identificación, medición y control de riesgos, relacionados con los procesos que se desarrollan en la Vicepresidencia.
Ejercer las demás funciones que señalen la ley, los Estatutos Sociales, los reglamentos, normas y las que correspondan de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.