º. Apruébase el Acuerdo número 016 del 26 de octubre de 1994, de la Junta Directiva del Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional, Itfip del Espinal, Tolima, el cual se transcribe a continuación: «ACUERDO NUMERO 016 DE 1994» (octubre 26) Por el cual se establece la estructura orgánica del Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional, "Itfip", del Espinal, Tolima; y se determinan las funciones de sus dependencias. El Consejo Directivo del Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional "Itfip", del Espinal-Tolima; en uso de sus facultades legales y estatutarias en especial las conferidas por el literal c) del artículo 14 del Acuerdo número 002 de 1993, "Estatuto General", y el artículo 29 de la Ley 30 de 1992 ACUERDA: CAPITULO I ESTRUCTURA ORGANICA Artículo 1°. Dependencias . La estructura orgánica del Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional, "Itfip", del Espinal, Tolima, será la siguiente
Consejo Directivo
Despacho del Rector 2.1 Oficina de Planeación y Sistemas
Secretaría General 3.1 División Administrativa y Financiera
Unidad de Administración y Contabilidad
Unidad de Educación
Unidad de Ciencias Agroindustriales
Organismos de Asesoría y Coordinación 7.1 Consejo Académico 7.2 Consejos de Unidad 7.3 Comisión de Personal CAPITULO II FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS Artículo 2º. El Consejo Directivo, el Rector, el Consejo Académico y los Consejos de Unidad se integran y cumplen las funciones señaladas en el Estatuto General, y demás disposiciones vigentes. Artículo 3° . Oficina de Planeación y Sistemas: Las funciones que desarrollará la Oficina de Planeación y Sistemas además de las que las leyes vigentes le determinen, serán las siguientes
Asesorar a la Rectoría en la planeación, programación y evaluación académica, administrativa y financiera del Instituto;
Realizar estudios sobre la organización, funcionamiento, métodos y procedimientos, elaborar los manuales respectivos y colaborar con las distintas dependencias en su implementación;
Preparar en coordinación con las diferentes dependencias del Instituto el proyecto anual de presupuesto de rentas y gastos;
Recopilar, analizar, evaluar y consolidar la información estadística sobre las actividades del Instituto;
Hacer recomendaciones a la Rectoría sobre la utilización de la capacidad instalada y el acondicionamiento de locales y espacios de la Planta Física del Instituto;
Elaborar y evaluar los planes de desarrollo institucionales, coordinar su ejecución y sugerir ajustes;
Establecer pautas y procedimientos para el desarrollo de la autoevaluación institucional;
Dirigir y coordinar la elaboración de estudios de factibilidad y la implementación de los procesos de sistematización y automatización en el Instituto;
Formular los criterios y normas generales sobre investigación y extensión, orientar y coordinar los programas y proyectos que desarrollen los alumnos, los profesores y la comunidad;
Promover el espíritu científico o investigativo en la comunidad y en el Instituto;
Apoyar los programas académicos en aspectos de investigación y capacitación para docentes y alumnos;
Establecer relaciones de intercambio y colaboración en las áreas de investigación y programas de extensión;
Formular y desarrollar estudios socioeconómicos de los barrios de menores ingresos para establecer un diagnóstico de sus condiciones económicas, sociales y culturales;
Identificar proyectos concretos que con participación activa de la comunidad puedan emprenderse para mejorar sus condiciones de vida;
Elaborar programas de asesoría y extensión a la comunidad;
Promover la participación de las agencias del Estado y de las Entidades privadas para la consecución de los objetivos de extensión y desarrollo comunitario;
Desarrollar programas de alfabetización y capacitación de líderes y dirigentes comunes en las zonas de intervención del Instituto;
Programar, administrar y evaluar programas de educación continuada y de educación no formal;
Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;
Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 4º Secretaría General. La Secretaría General cumple además de las funciones previstas en el Estatuto General y en las normas vigentes, las siguientes: a) Elaborar, evaluar e implementar los planes y programas relacionados con sus funciones; b) Proteger las escrituras, registros de propiedad, convenios, contratos y demás actos administrativos del Instituto y mantener actualizados los que sean del caso; c) Proponer las políticas en materia administrativa para todas las dependencias del Instituto; d) Dirigir los trámites exigidos por la ley y los reglamentos para aplicar el régimen disciplinario del personal docente, administrativo y estudiantil del Instituto; e) Establecer las normas y prestar la asistencia requerida a las distintas dependencias del Instituto para la administración del personal adscrito a cada una de ellas; f) Dirigir, coordinar y controlar la debida publicación y difusión de los actos emitidos por la Rectoría, así como las leyes, decretos, resoluciones y demás actos administrativos que se relacionen con la función que desarrolla el Instituto; g) Dirigir los trámites y los procedimientos que se requieran para la compraventa, el arrendamiento y demás actos de adquisición, disposición o gravamen de los bienes raíces del Instituto de conformidad con las disposiciones legales; h) Coordinar y controlar los procesos de reclutamiento, concurso, selección e inducción al personal que se vincule al Instituto; i) Coordinar la identificación de las necesidades de formación del recurso humano del Instituto, y diseñar, proponer y ejecutar los programas de desarrollo de personal, definiendo procesos de adiestramiento, formación y perfeccionamiento, así como sistemas de estímulos y motivación del mismo; j) Proponer y aplicar sistemas de evaluación del desempeño, orientados a lograr mejores niveles de eficiencia y eficacia en la gestión personal; k) Aplicar las disposiciones sobre carrera administrativa y escalafón docente para el personal docente y administrativo del Instituto; l) Desarrollar, proponer y ejecutar programas que conduzcan a mejorar las relaciones laborales, realizando estudios sobre el clima organizacional, relaciones humanas y demás que sean requeridos con tal propósito; m) Diseñar, proponer y ejecutar programas de bienestar social, recreación social y deportiva, dirigidos a funcionarios, docentes y alumnos del Instituto y extensivos a sus familiares de conformidad con el Reglamento; n) Proyectar los diferentes actos jurídicos sobre la administración de personal, de conformidad con las solicitudes de la rectoría y las demás dependencias y con la ley y los reglamentos; o) Organizar y llevar los registros, el control y las estadísticas de personal y elaborar las constancias requeridas; p) Expedir las certificaciones y constancias requeridas por los alumnos, exalumnos, profesores y personal administrativo; q) Coordinar los procesos de inscripción, admisiones, registro y control académico; r) Ejecutar los procesos de inscripción, selección, admisión y matrícula de estudiantes; rr) Informar y orientar al aspirante sobre los planes de estudio, requisitos y procedimientos para inscripción, matrícula, transferencia y reintegro: s) Organizar y actualizar los registros, archivos y kárdex de alumnos; t) Elaborar y publicar listas, calendarios académicos, horarios certificados y constancias de alumnos;
Expedir y refrendar el carné estudiantil;
Administrar los procesos de correspondencia y archivo;
Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;
Las demás que le fijen las leyes y los reglamentos y las que correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 5ºDivisión Administrativa y Financiera. La División Administrativa y Financiera cumplirá las siguientes funciones: a) Asesorar a la Rectoría en la formulación, elaboración y ejecución de las políticas en materia administrativa y financiera del Instituto; b) Ejecutar la política administrativa y financiera del Instituto y proporcionar la información requerida para la toma de decisiones por parte de la Rectoría; c) Organizar y actualizar las normas y procedimientos del área administrativa y financiera, con el fin de lograr su normal funcionamiento en el Instituto y de ejercer su vigilancia y control; d) Dirigir y controlar las actividades presupuestales, contables, financieras, de administración de personal, adquisiciones, almacén, suministros y servicios generales del Instituto; e) Llevar el registro del inventario general y controlar los inventarios parciales asignados a las distintas dependencias del Instituto; f) Orientar los recursos financieros del Instituto según las normas y procedimientos establecidos, con el fin de garantizar una ágil y eficaz administración de dichos recursos, para lo cual deberá: a) Dirigir y controlar la ejecución de los procesos presupuestal, contable y de tesorería del Instituto, que permitan un correcto manejo financiero; b) Establecer las normas y prestar la asesoría necesaria a las dependencias del Instituto para la ejecución y control del presupuesto; c) Velar porque la contabilidad del Instituto se mantenga actualizada y los estados financieros se presenten en las fechas respectivas de conformidad con las normas vigentes sobre la materia; d) Velar por el pago oportuno de las obligaciones contraídas por el Instituto y por la realización de las inversiones que establezca la ley; g) Prestar los servicios de mantenimiento, aseo, transporte, vigilancia y demás servicios generales requeridos para el funcionamiento de las dependencias del Instituto, de conformidad con la Ley 80 de 1993; h) Diseñar, aplicar y controlar el funcionamiento del sistema de almacén del Instituto; i) Controlar los planes y programas de construcción, remodelación y mantenimiento de los inmuebles y muebles del Instituto, en coordinación con las demás dependencias; j) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación y Sistemas el proyecto de presupuesto de rentas y gastos de la Institución; k) Certificar el Estado de la ejecución presupuestal y elaborarlos proyectos de acuerdo de obligaciones y de ordenación de gastos; l) Elaborar las nóminas de personal docente y administrativo del Instituto; m) Realizar el recaudo y control de los dineros que ingresen a la Institución, provenientes de las distintas fuentes de financiamiento; n) Efectuar el pago de las obligaciones contraídas por la Institución; o) Administrar y controlar las actividades diarias de caja y cobranzas del Instituto; p) Programar las necesidades de bienes e insumos requeridos y elaborar el plan general de adquisiciones; q) Elaborar los pliegos de condiciones y las minutas de contratos necesarios para la adquisición de los bienes y servicios; r) Formular en coordinación con las Direcciones de Unidad los sistemas y procedimientos para una adecuada planeación, organización y control de los recursos didácticos y audiovisuales que tiene el Instituto; rr) Prestar los servicios de diagramación, edición y publicación de documentos que requieran las diferentes dependencias del Instituto; s) Coordinar y supervisar la elaboración de trabajos realizados en imprentas particulares; t) Organizar, coordinar y controlar la adquisición y utilización de los recursos didácticos y ayudas educativas. Definir los sistemas de clasificación, procesamiento y conservación de los materiales bibliográficos; u) Organizar y controlar la prestación de los servicios de biblioteca y documentación, así como establecer sistemas de distribución, préstamo e intercambio de material bibliográfico y de apoyo a la docencia; v) Integrar a la Institución al "Sistema Nacional de Información", a la "Red Nacional de Bibliotecas" y en general a los diferentes programas de integración de recursos bibliográficos de la región, el país y el exterior; w) Actualizar el archivo de publicaciones editadas por la institución; x) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia;
Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 6 Unidades. Son funciones de las Unidades: a) Organizar, dirigir y controlar los programas académicos a su cargo; b) Coordinar el uso de los recursos que les sean asignados para el desarrollo de sus actividades; c) Atender y coordinar la prestación de los servicios docentes y de asesoría a las otras Unidades Académicas y los de asistencia a la comunidad; d) Organizar, desarrollar y evaluar los planes y programas de docencia e investigación; e) Estructurar los planes de estudio y el diseño curricular y evaluativo del programa; f) Elaborar el calendario de actividades académicas y proponerlo al Consejo Académico; g) Controlar el desarrollo del calendario académico y de las actividades de los docentes y estudiantes adscritos a los programas; h) Elaborar en coordinación con la Oficina de Planeación y Sistemas el proyecto anual de gastos e inversiones de la Unidad; i) Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades de la dependencia; j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 7º . Organismos de asesoría y coordinación . El Consejo Académico, los Consejos de Unidad, la Comisión de Personal, el Comité de Investigación, el Comité de Coordinación de Control Interno, y demás órganos de asesoría y coordinación se conformarán y cumplirán las funciones señaladas en la ley o reglamento que sobre cada uno expida mediante resolución el Rector del Instituto. Artículo 8º. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de publicación del Decreto del Gobierno Nacional que lo apruebe, y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Acuerdo número 2 de 1989. Comuníquese y cúmplase. Dado en el Municipio de El Espinal, Tolima, a 26 de octubre de 1994. El Presidente del Consejo Directivo, (Fdo.) Eduardo Rabeya Cárdenas. El Secretario, (Fdo.) José Orlando Ninco Polanía».