Artículo primero . Apruébase el Acuerdo número 0097, del 4 de noviembre de 1983, de la Junta Directiva del Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales 'Francisco José de Caldas", COLCIENCIAS, por el cual se establece la estructura orgánica del Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales "Francisco José de Caldas", COLCIENCIAS, y se determinan las funciones de sus dependencias, y cuyo texto es el siguiente: «ACUERDO NUMERO 0097 DE 1983 (noviembre 4) "por el cual se establece la estructura orgánica del Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales "Francisco José de Caldas", COLCIENCIAS, y se determinan las funciones de sus dependencias". La Junta Directiva del Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales Francisco José de Caldas", COLCIENCIAS, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República, ACUERDA: I. DE LA ESTRUCTURA Articulo 1° La estructura orgánica del Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales "Francisco José de Caldas", COLCIENCIAS, será la siguiente
Junta Directiva.
Gerencia. 2.1. Secretaría General. 2.2. Oficina de Relaciones Nacionales e Internacionales. 2.3. Oficina de Desarrollo Institucional.
Subgerencia de Recursos Científicos y Tecnológicos. 3.1. División de Formación Científica y Tecnológica. 3.2. División de Prospectiva y Métodos. 3.3. División de Servicios Científicos y Tecnológicos. 3.4. División de Documentación.
Subgerencia de Fomento Científico y Tecnológico. 4.1. División de Ciencias Básicas. 4.2. División de Recursos no Renovables. 4.3. División del Sector Agrario. 4.4. División de Ingeniería e Industria. 4.5. División del Sector Marino. 4.6. División de Desarrollo Social.
Subgerencia Administrativa. 5.1. División Financiera. 5.2. División de Servicios Administrativos.
Órganos de Asesoría y Coordinación. 6.1. Comité de Gerencia. 6.2. Junta de Licitaciones y Adquisiciones. 6.3. Comisión de Personal. 6.4. Comités Técnicos. II. DE LAS FUNCIONES Artículo 2° Junta Directiva y gerencia . La Junta Directiva y la Gerencia cumplirán las funciones a ellas asignadas por los Estatutos del Fondo y las demás disposiciones legales vigentes. Artículo 3° Secretaría General . Son funciones de la Secretaría General del Fondo, las siguientes
Cumplir las funciones de Secretaría del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, de la Junta Directiva y de la Gerencia del Fondo;
Asistir y asesorar a la Junta Directiva, a la Gerencia y a las demás dependencias del Fondo, en la solución de todos los asuntos de carácter jurídico que se presenten en desarrollo de sus programas;
Elaborar proyectos de acuerdos, resoluciones, convenios, contratos y demás documentos de carácter jurídico que requieran aprobación por parte de la Junta Directiva o de la Gerencia; revisar la formulación de los mismos por parte de las dependencias del Fondo y conceptuar oportunamente sobre su pertinencia jurídica;
Mantener actualizada la codificación y archivo de las disposiciones legales vigentes que afecten el funcionamiento de la entidad;
Difundir las normas legales de la entidad y controlar su cumplimiento;
Las demás que le sean asignadas por la Junta Directiva y la Gerencia y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 4° Oficina de relaciones nacionales e internacionales . Son funciones de la Oficina de Relaciones Nacionales e internacionales las siguientes: a) Asistir a la Gerencia en las actividades necesarias para establecer y mantener relaciones con entidades nacionales y extranjeras en cumplimiento de los objetivos de la institución; b) Estudiar, evaluar y proponer a la Gerencia, en coordinación con las Subgerencias del Fondo, intercambios científicos con entidades y agencias internacionales, universidades y centros de investigación que sean de interés para el desarrollo científico y tecnológico del país; c) Atender y coordinar actividades relacionadas con la búsqueda y obtención de fondos provenientes de la cooperación internacional, donaciones y préstamos nacionales e internacionales; d) Asesorar y apoyar técnicamente a las dependencias del Fondo en la formulación de las negociaciones y convenios que se establezcan con entidades nacionales y extranjeras; e) Coordinar con la Gerencia las actividades de los asesores científicos extranjeros que lleguen a Colombia dentro de los programas que ejecuta el Fondo; f) Coordinar con el ICETEX y otras entidades nacionales y extranjeras los programas de becas en el exterior que se relacionen con las actividades del Fondo;
Coordinar la asistencia de relegados colombianos las reuniones científicas y tecnológicas de carácter internacional y facilitar el conocimiento de los antecedentes, temas de las agendas y demás aspectos específicos;
Las demás que le sean asignadas por la Gerencia, y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 5° Oficina de desarrollo institucional . Son funciones de la Oficina de Desarrollo Institucional las siguientes: a) Evaluar continuada y sistemáticamente el desarrollo de los objetivos institucionales del Fondo, de acuerdo con el momento nacional y mundial; b) Asistir a la Gerencia en el desarrollo e implantación de los procesos y métodos de planeación, evaluación y control de actividades de las dependencias del Fondo; c) Promover ante el Comité de Gerencia las modificaciones que se consideren necesarias para el mejoramiento de los sistemas de trabajo utilizados en la entidad; d) Efectuar el seguimiento sobre el desarrollo de los planes y programas de actividades de la institución y recomendar las acciones correctivas requeridas; e) Proporcionar información a la Gerencia, para el proceso de toma de decisiones, mediante la estructuración de un sistema de información interno; f) Desarrollar, en coordinación con las Subgerencias, los programas de sistematización que requiera el Fondo para su normal funcionamiento; g) Las demás que le sean asignadas por la Gerencia y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 6° Subgerencia de Recursos Científicos y Tecnológicos . Son funciones de la Subgerencia de Recursos Científicos y Tecnológicos, las siguientes funciones: a) Analizar y proponer a la Gerencia las políticas, objetivos, estrategias y programas de corto, mediano y largo plazo de desarrollo científico y tecnológico dentro del área de acción de sus dependencias; b) Velar por la actualización permanente de información sobre los avances nacionales e internacionales de la ciencia y la tecnología; c) Dirigir programas de difusión de los conocimientos científicos y tecnológicos para orientar su aplicación al desarrollo del país; d) Estimular el aumento y mejoramiento de los recursos y servicios científicos, tecnológicos y de infraestructura dispensables para el desarrollo científico y tecnológico del país; e) Fomentar la coordinación de actividades y proyectos entre las personas naturales y jurídicas, buscando la realización de los recursos científicos y tecnológicos con que cuenta el país; f) Coordinar los programas relacionados con los inventarios de recursos y estudios metodológicos para la investigación científica y tecnológica; g) Dirigir la elaboración, formulación y sistematización de una tecnología propia para la consecución de los objetivos de la entidad; h) Desarrollar acciones de apoyo a los planes y programas de educación científica abierta y a distancia;
Coordinar con otras entidades programas de difusión masiva de los conocimientos tecnológicos para su mejor aprovechamiento por parte de la comunidad colombiana;
Coordinar las divisiones a su cargo, evaluar su actividad y rendir a la Gerencia los informes respectivos;
Las demás que le sean asignadas por la Gerencia y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 7° División de Formación Científica y Tecnológica . Son funciones de la División de Formación Científica y Tecnológica, las siguientes: a) Orientar y promover el desarrollo de programas de formación del colombiano dentro de la disciplina científica, en cada uno de los niveles de educación; b) Efectuar estudios de necesidades de personal científico y técnico para asesorar los planes y programas gubernamentales de formación del recurso humano para ciencia y tecnología; c) Coordinar con las universidades públicas y privadas y los centros de investigación el diseño de programas académicos, cursos y demás eventos que generen la capacitación y perfeccionamiento del recurso humano para la ciencia y la tecnología; d) Evaluar información relacionada con programas de información e intercambio científico o especializado, prioritarios para el desarrollo de la ciencia y la tecnología; e) Promover las actividades de las asociaciones científicas y académicas que redunden en desarrollo del recurso humano para la ciencia y la tecnología; f) Fomentar la discusión científica mediante seminarios, foros, publicaciones y demás sistemas adecuados para facilitar intercambio interdisciplinario, la difusión y la sistematización de la información científica y tecnológica; g) Promover el adecuado reconocimiento de la labor de los trabajadores de las áreas científicas y tecnológicas y sus resultados; h) Elaborar los planes, programas y presupuestos correspondientes a las actividades que deba adelantar la División, de acuerdo con las directrices establecidas por la entidad; i) Rendir los informes que le sean solicitados por la Subgerencia de Recursos Científicos y Tecnológicos; j) Las demás que le sean asignadas por la Subgerencia de Recursos Científicos y Tecnológicos y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 8° División de Prospectiva y Métodos. Son funciones de la División de Prospectiva y Métodos, las siguientes: a) Fomentar y elaborar estudios prospectivos, con miras a incrementar el ámbito de previsión y creatividad del país; b) Estructurar, con base en estudios prospectivos, nuevos programas de ciencia y tecnología, persiguiendo el mejor aprovechamiento de los recursos actuales y de los potenciales disponibles; c) Dirigir la realización de inventarios y estudios sobre el estado de la ciencia y la tecnología en el país y en el mundo; d) Mantener actualizada información sobre estudios de prospección, sus métodos y sistemas de difundirla entre la comunidad colombiana; e) Organizar, y acrecentar permanentemente un sistema de indicadores del desarrollo científico y tecnológico, útil para la formulación y evaluación de políticas y planes por parte del Fondo; f) Asesorar a las dependencias del Fondo en la realización de estudios estadísticos y ejecutarlos cuando las necesidades así lo exijan; g) Analizar y evaluar las metodologías existentes en las diferentes disciplinas científicas y tecnológicas y formular recomendaciones para la adopción de las que considere factibles y convenientes, según el estado de desarrollo del país en estos campos; h) Fomentar mediante foros, seminarios, conferencias, publicaciones y demás métodos adecuados, discusiones sistemáticas sobre la filosofía y la historia de la ciencia como acción básica para la definición de políticas y metodologías de investigación; i) Diseñar los programas necesarios para que los avances tecnológicos resultantes de la investigación sean permanentemente registrados y conocidos por parte de la comunidad científica; j) Elaborar planes, programas y presupuestos correspondientes a las actividades que deba adelantar la División, de acuerdo con las directrices establecidas por la entidad; k) Rendir los informes que le sean solicitados por la Subgerencia de Recursos Científicos y Tecnológicos;
Las demás que le sean asignadas por la Subgerencia de Recursos Científicos y Tecnológicos y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 9° División de Servicios Científicos y Tecnológicos . Son funciones de la División de Servicios Científicos y Tecnológicos, las siguientes: a) Propender por el fortalecimiento de la infraestructura y de los servicios científicos y tecnológicos en el país, en especial los contemplados en el marco de los planes y programas aprobados por COLCIENCIAS; b) Organizar y coordinar, conjuntamente con los centros públicos y privados, las redes de información especializada requeridas para una adecuada difusión de los conocimientos científicos y tecnológicos y los resultados de la investigación; c) Realizar programas para el desarrollo de los servicios básicos para la ciencia y la tecnología; d) Diseñar y formular sistemas de administración de proyectos de investigación científica y desarrollo tecnológico, de acuerdo con las condiciones, situaciones y áreas de trabajo; e) Elaborar los planes, programas y presupuestos correspondientes a las actividades que deba adelantar la División de acuerdo a las directrices establecidas por la entidad; f) Rendir los informes que le sean solicitados por la Subgerencia de Recursos Científicos y Tecnológicos; g) Las demás que le sean asignadas por la Subgerencia de Recursos Científicos y Tecnológicos y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 10. División de documentación . Son funciones de la División de Documentación, las siguientes: a) Localizar y difundir entre los funcionarios de COLCIENCIAS información especializada sobre desarrollo científico y tecnológico, para ser utilizada posteriormente como soporte administrativo y técnico en los programas adelantados por el Fondo; b) Organizar y mantener actualizado el archivo de los documentos e información existentes sobre los proyectos ejecutados o financiados por la entidad; c) Ofrecer el servicio de referencia especializado en ciencia y tecnología para atender las necesidades de información de personas y entidades que adelantan estudios e investigaciones y orientarlas en la búsqueda selectiva de información; d) Atender a los usuarios de los servicios de información establecidos en convenios con agencias nacionales e internacionales; e) Elaborar los planes, programas y presupuestos correspondientes a las actividades que deba adelantar la División, de acuerdo con las directrices establecidas por la entidad; f) Rendir los informes que le sean solicitados por la Subgerencia de Recursos Científicos y Tecnológicos; g) Las demás que le sean asignadas por la Subgerencia de Recursos Científicos y Tecnológicos y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 11. Subgerencia de Fomento Científico y Tecnológico . Son funciones de la Subgerencia de Fomento Científico y Tecnológico las siguientes: a) Analizar y proponer a la Gerencia las políticas, objetivos, estrategias y programas de corto, mediano y largo plazo de desarrollo científico y tecnológico, dentro del área de acción de sus dependencias; b) Fomentar y propender por el desarrollo de las ciencias básicas en el país y por la integración de sus avances al sistema educativo nacional; c) Propender por el adecuado desarrollo y utilización del conocimiento científico y los avances tecnológicos en los diferentes sectores económicos del país; d) Dirigir la elaboración de diagnósticos sobre el desarrollo científico y tecnológico de cada uno de los sectores económicos colombianos, que permita comparar nuestra situación con la de otros países y recomendar políticas en este campo; e) Dirigir y coordinar la formulación de los planes y programas sectoriales requeridos para el cumplimiento de las políticas científicas y tecnológicas; f) Promover la organización y funcionamiento de los mecanismos interinstitucionales de participación y concertación que se requieran para agilizar la ejecución de los planes de desarrollo científico y tecnológico; g) Coordinar el desarrollo de los programas de estímulo de actividades científicas y tecnológicas en los medios gubernamental y empresarial, de acuerdo con los planes y programas sectoriales del Fondo; h) Estimular la coordinación y cooperación entre la academia y los centros de investigación con las demás entidades, oficiales y privadas, nacionales o extranjeras, dentro de su ámbito de acción; i) Coordinar las divisiones a su cargo y rendir los informes sobre las actividades de las mismas; j) Orientar el estudio sistemático de los resultados e impacto de los proyectos de desarrollo científico y tecnológico que se adelanten, de conformidad con la política del Gobierno Nacional y los planes y programas de la entidad; k) Las demás que le sean asignadas por la Gerencia y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 12. División de Ciencias Básicas, División de Recursos no Renovables, División del Sector Agrario, División del Sector Marino, División de Ingeniería e Industria, División de Desarrollo Social . Son funciones de estas Divisiones, dentro de su ámbito de acción, las siguientes: a.) Analizar y evaluar el estado de la investigación y el desarrollo tecnológico en el país y en el mundo, con respecto a la problemática sectorial; b) Preparar y difundir criterios e información actualizada, orientada a facilitar al Estado y a la empresa privada la selección de las tecnologías más adecuadas al país en su sector; c) Prestar asistencia técnica a las entidades que lo soliciten para su desarrollo científico y tecnológico, con el fin, de integrar sus acciones en este campo a los planes generales de desarrollo; d) Preparar los programas de investigación y desarrollo tecnológico del sector, proyectando las estrategias necesarias para fomentar su ejecución de conformidad con las directrices establecidas por la entidad; e) Promover la creación y organización de los mecanismos interinstitucionales de participación y concertación necesarios para agilizar la operación del sistema de investigación correspondiente al sector; f) Estimular el diseño y la ejecución de los proyectos necesarios para lograr la realización de los programas sectoriales adoptados; g) Llevar y mantener actualizado el registro de los proyectos presentados al Fondo; h) Evaluar, en el sector correspondiente, el interés científico-tecnológico y económico-social de los resultados esperados, así como la pertinencia del diseño del proyecto o actividad en cuestión; i) Efectuar el seguimiento científico y administrativo de los proyectos y actividades apoyados por la institución a nivel sectorial, de acuerdo con una programación específica, para la evaluación final y de impacto posterior de los mismos; j) Elaborar informes periódicos sobre el cumplimiento de la programación en los proyectos y recomendar a la Subgerencia de Fomento Científico y Tecnológico las acciones correctivas cuando sea necesario; k) Suministrar a las dependencias que le soliciten información sobre los proyectos y enviar a la División de Documentación los informes de los mismos; l) Proponer a la Subgerencia de Fomento Científico y Tecnológico los mecanismos de difusión de los resultados de la investigación más eficaces para cada sector y estimular la aplicación de los mismos en las actividades productivas;
Elaborar los planes, programas y presupuestos correspondientes a las actividades que deba adelantar la División, de acuerdo con las directrices establecidas por la entidad;
Rendir los informes que le sean solicitados por la Subgerencia de Fomento Científico y Tecnológico; ñ) Las demás que les sean asignadas por la Subgerencia de Fomento Científico y Tecnológico y que correspondan a la naturaleza de cada dependencia. Artículo 13. Subgerencia Administrativa. Son funciones de la Subgerencia Administrativa, las siguientes: a) Asistir a la Gerencia en la determinación de objetivos, estrategias, políticas y metas relacionadas con la gestión del Fondo; b) Disponer los recursos necesarios para el cumplimiento de las actividades y compromisos del Fondo, acordes con la programación institucional; c) Coordinar con las dependencias del Fondo el desarrollo institucional, a través de la ejecución de planes administrativos y financieros y dirigir las acciones pertinentes para optimizar la utilización de los recursos humanos y físicos con que cuenta la institución; d) Proponer a la Gerencia la sistematización de procedimientos e información necesarios para el correcto funcionamiento del Fondo; e) Coordinar y supervisar la correcta elaboración y tramitación del proyecto de presupuesto anual de la entidad; presentar a la Junta Directiva los acuerdos de obligaciones, f) Dirigir, coordinar y supervisar el manejo financiero, contable y de tesorería del Fondo, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes sobre la materia; g) Establecer en coordinación con las demás Subgerencias las políticas sobre administración, desarrollo y bienestar social del personal del Fondo; h) Establecer los mecanismos que permitan una mejor adquisición, conservación, distribución y mantenimiento de los materiales, equipos y demás bienes necesarios para el desarrollo de las funciones del Fondo; i) Promover las gestiones externas que se requieran para el buen funcionamiento administrativo y financiero de la entidad; j) Velar por el cumplimiento oportuno de los compromisos adquiridos con el Fondo por otras entidades; k) Coordinar las Divisiones a su cargo y rendir los informes a la Gerencia sobre las actividades de las mismas; l) Las demás que le sean asignadas por la Gerencia y que correspondan a. la naturaleza de la dependencia. Artículo 14. División Financiera . Son funciones de la División Financiera, las siguientes: a) Elaborar, en coordinación con la Subgerencia Administrativa, el proyecto anual de presupuesto del Fondo; b) Registrar y controlar la ejecución activa y pasiva del presupuesto general del Fondo; c) Elaborar los proyectos de acuerdo sobre distribución y ordenación de gastos; d) Constituir las reservas presupuéstales necesarias para amparar los compromisos que adquiera el Fondo; c) Llevar y mantener actualizados los registros contables, según las normas existentes y los sistemas adoptados por el Fondo; f) Evaluar el comportamiento financiero de los proyectos financiados por el Fondo; g) Preparar los informes financieros y contables que requiera el Fondo, bajo la supervisión de la Subgerencia Administrativa; h) Preparar y programar los flujos mensuales de caja y efectuar los ajustes necesarios; i) Ejecutar el pago de las cuentas ordenadas y legalizadas que, por cualquier concepto, obliguen al Fondo, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y fiscales que rijan; j) Llevar el control y registro de los pagos que deba percibir o efectuar el Fondo; k) Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos sobre el manejo de la cartera del Fondo; l) Elaborar las cuentas de cobro en concordancia con las normas legales y los contratos respectivos; m) Elaborar los planes, programas y presupuestos correspondientes a las actividades que deba adelantar la División, de acuerdo con las directrices establecidas por la entidad; n) Rendir los informes que le sean solicitados por la Subgerencia Administrativa; ñ) Las demás que le sean asignadas por la Subgerencia Administrativa y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. Artículo 15. División de Servicios Administrativos . Son funciones de la División de Servicios Administrativos, las siguientes: a) Desarrollar los sistemas y procedimientos administrativos y técnicos más adecuados para el logro de los objetivos institucionales, de acuerdo con las directrices establecidas por la Subgerencia Administrativa; b) Ejecutar las actividades relacionadas con la administración, desarrollo y bienestar del personal de la entidad, de acuerdo con las normas vigentes sobre el particular; c) Velar por el cumplimiento de los reglamentos y estatutos de personal en todas las dependencias del Fondo; d) Prestar el servicio de reproducción de documentos y material de apoyo que requieran las distintas dependencias del Fondo para el cumplimiento de sus funciones; e) Organizar y dirigir los demás servicios generales de la entidad que se requieran para el cumplimiento de sus actividades; f) Coordinar el estudio de requerimiento de materiales y equipos de las dependencias para incorporarlos al plan general de compras. Efectuar y distribuir las compras autorizadas, de conformidad con las normas y los procedimientos vigentes sobre la materia; g) Llevar y mantener actualizado el inventario de los bienes muebles e inmuebles con que cuenta el Fondo; h) Organizar y controlar el sistema de recibo, archivo, distribución y despacho de la correspondencia del Fondo; i) Proponer a la Subgerencia Administrativa la sistematización que requiera el Fondo para maximizar los resultados de su gestión operativa; j) Supervisar el adecuado mantenimiento y conservación de todos los bienes del Fondo; k) Elaborar los planes, programas y presupuestos correspondientes a las actividades que deba adelantar la División, de acuerdo a las directrices establecidas por la entidad; l) Rendir los informes que le sean solicitados por la Subgerencia Administrativa; m) Las demás que le sean asignadas por la Subgerencia Administrativa y que correspondan a la naturaleza de la dependencia. III. ORGANOS DE ASESORSA Y COORDINACION Artículo 16. Comité de Gerencia . El Comité de Gerencia estará integrado por los siguientes funcionarios: a) El Gerente, quien lo presidirá; b) El Secretario General, quien desempeñará la Secretaría del Comité; c) Los Subgerentes; d) El Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional. El Gerente podrá invitar a las reuniones del Comité de Gerencia a los demás funcionarios de la entidad que considere conveniente. Son funciones del Comité de Gerencia, las siguientes: a) Asistir al Gerente en la fijación y evaluación de los programas y proyectos del Fondo; b) Armonizar los programas y actividades de las distintas dependencias, con miras al logro de los objetivos institucionales; c) Las demás que sean necesarias para el mejor funcionamiento del Fondo. Artículo 17. Junta de Licitaciones y Adquisiciones. La Junta de Licitaciones y Adquisiciones estará integrada por los siguientes funcionarios: a) El Secretario General, quien la presidirá; b) El Subgerente Administrativo; c) El Jefe de la División de Servicios Administrativos, quien hará las veces de Secretario de la Junta. La Junta de Licitaciones y Adquisiciones podrá invitar a sus reuniones a las personas que considere conveniente. La Junta de Licitaciones y Adquisiciones deberá cumplir sus funciones de conformidad con las disposiciones legales y los procedimientos vigentes sobre la materia. Artículo 18. Comisión de Personal. La Comisión de Personal se integrará y cumplirá sus funciones de conformidad con las disposiciones legales vigentes sobre la materia. Artículo 19. Comités Técnicos . El Gerente del Fondo queda facultado para integrar la composición y determinar las funciones de los Comités Técnicos que se requieran, de acuerdo con los planes, programas y proyectos a cargo del Fondo. Artículo 20. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobación por el Gobierno Nacional y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Acuerdo número 0021 de 1972, emanado de la Junta Directiva de COLCIENCIAS. Cúmplase.