Artículo 5.1.1.1

Procedimientos de diseño y aprobación El PTEE debe ajustarse a las siguientes instrucciones: a. Elaborarse con fundamento en la evaluación exhaustiva de las particularidades y sus Riesgos de Corrupción y/o los Riesgos de Soborno Transnacional a los que esté expuesta una Entidad Obligada. b. Organizarse de forma tal, que sea posible identificar, detectar, prevenir y mitigar los Riesgos de Corrupción y/o los Riesgos de Soborno Transnacional a los que esté expuesta la Entidad Obligada. Por lo anterior, deberán crear los procedimientos y controles adecuados y asignarles funciones específicas a sus administradores, Empleados y Asociados de la Entidad Obligada. c. En términos generales, para los Riesgos de Corrupción y los Riesgos de Soborno Transnacional, deberá regular los siguientes aspectos: i) La identificación y evaluación del Riesgo C/ST. ii) Las políticas y procedimientos generales para la gestión del Riesgo C/ST, conforme se detallan más adelante. iii) La entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros. iv) La política de la Entidad Obligada en materia de remuneraciones y pago de comisiones a Empleados, Asociados y Contratistas. v) Los gastos de la Entidad Obligada relacionados con actividades de entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje. vi) Las contribuciones políticas de cualquier naturaleza. vii) Las donaciones. viii) Las actualizaciones a la Política de Cumplimiento y al PTEE, cada vez que se presenten cambios en la actividad de la Entidad Obligada que alteren o puedan alterar el grado de Riesgo C/ST, o por los menos cada dos (2) años. ix) Los sistemas de control y auditoria, conforme lo determina el artículo 207 del Código de Comercio y las normas contables aplicables, que le permitan al revisor fiscal de la Entidad Obligada, si lo hubiere, verificar la fidelidad de la contabilidad y asegurarse de que en las transferencias de dinero u otros bienes que ocurran entre la Entidad Obligada y sus Sociedades Subordinadas, no se oculten pagos directos o indirectos relacionados con sobornos, dadivas, coimas u otras conductas corruptas. x) Los deberes específicos de los Empleados que estén expuestos al Riesgo C/ST, relacionados con la prevención de la Corrupción. xi) La puesta en marcha de procedimientos sancionatorios adecuados y efectivos, de conformidad con las normas laborales y disciplinarias, respecto de infracciones al PTEE cometidas por cualquier Empleado o administrador. xii) La creación de canales apropiados para permitir que cualquier persona informe de manera confidencial y segura acerca de actividades sospechosas relacionadas con el Riesgo C/ST. 12/26 CIRCULAR EXTERNA xiii) La creación de herramientas que faciliten que los Contratistas, Empleados y Asociados tengan acceso, conozcan y estén capacitados sobre las Políticas de Cumplimiento y el PTEE de la Entidad Obligada. xiv) La obligación de denuncia de actos de Corrupción por parte de la Entidad Obligada, sus administradores, Asociados o Empleados, de manera interna y externa, y el procedimiento aplicable. d. Para los Riesgos de Soborno Transnacional, específicamente, se deberán regular los siguientes aspectos: i) Los procedimientos de archivo y conservación de documentos que estén relacionados con Negocios o Transacciones Internacionales, en los que esté involucrada la Entidad Obligada. ii) La obligación de traducir el PTEE y la Política de Cumplimiento a los idiomas oficiales de los países donde la Entidad Obligada realiza Negocios o Transacciones Internacionales o realice actividades por medio de Sociedades Subordinadas, sucursales u otros establecimientos, o incluso Contratistas en otras jurisdicciones, cuando el idioma no sea el castellano.