Con el fin de lograr uniformidad y unidad de criterio en la rendición de los numerales de esta Sección, se deben tener en cuenta las siguientes instrucciones
Grado: Se coloca en abreviaturas o sigla de acuerdo al Reglamento de Archivo y Correspondencia. Ejemplo: CR, CT, CC, TK, SP, SS., que quiere decir Coronel, Cápitan, Capitán de Corbeta, Teniente de Corbeta. Sargento Primero, Sargento Segundo, respectivamente.
Arma, Servicio o Especialidad: Se indica el arma o especialidad que tenga el individuo, como Infantería, Caballería, Ingeniería, Infantería de Marina, Piloto, etc. De acuerdo a las clasificaciones fijadas en el estatuto de la carrera de Oficiales y Suboficiales.
Apellidos y Nombres: Se registran completos en la misma forma que en el escalafón' respectivo, teniéndose cuidado de colocar primero los apellidos y a continuación el nombre. Para el personal civil se anotará de acuerdo a su nombramiento.
Código: Se anota el Código asignado por la Sección de Sistematización de Datos del Ministerio de Defensa.
Unidad o Repartición: Se coloca el nombre de la Unidad a la cual fue destinado el calificado en el Decreto o Resolución de traslado. Debe emplearse la- abreviatura o sigla respectiva. Ejemplo: MD, EMCD1, ESINF, BN2, GRUTA, etc., los cuales corresponden a Ministerio de Defensa, Departamento 1 del Estado Mayor Conjunto, Escuela de Infantería, Base Naval número 2, y Grupo de Transporte Aéreo.
Cargo actual: Debe indicarse el cargo que desempeña en la Unidad o Repartición. Ejemplo: Comandante Compañía A, Jefe Departamento, Comandante Escuadrilla, etc.
Lapso y Cómputo: Cuando se trate de calificaciones anuales éstas comprenden desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del mismo año. En los demás casos se indica la fracción del año en que el calificado ha permanecido a órdenes de una misma autoridad calificadora. El cómputo correspondiente al tiempo que comprenda la calificación, se indica en meses y días en los respectivos casilleros.
Motivo de la calificación: Márquese con una (x) el casillero que corresponda a uno de los motivos contemplados, a saber: anual, traslado del calificado, traslado del calificador o ascenso.
Nuevos datos a introducir en la Hoja de Vida: Se registra todo lo que se refiere a especialidades adquiridas que tengan carácter militar o civil tales como: Diplomado en Estado Mayor, doctorados, idiomas, ciencias, artes y oficios, etc., se anota siempre que el personal obtenga el Título respectivo, no sé tiene en cuenta las especialidades inherentes al Arma o Servicio a los cuales pertenezca el calificado. Los títulos honoríficos que tengan carácter militar o civil: se indica su clase, el motivo y la entidad que los ha conferido, ejemplo: Miembros de número de la Academia de Historia. Finalmente, todo nuevo aspecto que adicione o modifique los datos personales que le figuran al calificado en los kárdex o formularios que llevan las Oficinas de Personal. Ejemplo: cambio de estado civil,
Cargos regulares y adicionales: Interesa conocer no sólo la clase sino el lapso en meses y días, con el fin de determinar el tiempo de servicio en aquellos cargos que tienen relación con los requisitos señalados por la ley para el ascenso de Oficiales y Suboficiales, se agrupan así: Mando de Unidades, Embarco, Servicio de Estado Mayor o Planas Mayores y varios.
Número de millas o de horas de vuelo navegadas como tripulante: Este numeral (indicado en los formularios con un número y una letra) tiene aplicación únicamente para el personal de la Armada y de la Fuerza Aérea. El número de millas navegadas o de horas de vuelo como tripulante será el total de las acumuladas durante el período que comprende la calificación. La cantidad resultante se anota en números, anulándose la frase que no corresponda. 1) Acciones de Guerra o Comisiones de Orden Público y su actuación: Se anota el lugar, la fecha de iniciación y de término, la Unidad o fracción de tropas con la cual se intervino y el desempeño del calificado, m) Comisiones especiales y su actuación: Se anotan todas las comisiones del calificado mayores de diez (10) días; además, su desempeño en cargos ajenos a la especialidad, n) Revistas de instrucción y sus resultados: Si durante el lapso, el calificado presentó revistas de instrucción, se registran los ramos del servicio en los cuales se desempeñó como instructor y los resultados, o) Ejercicios tácticos y su actuación: Se indica la Unidad con la cual actuó, zonas de operaciones, cargos desempeñados, duración y actuación del calificado. p) Cursos, exámenes de competencia, academias y sus resultados: En el caso de que el calificado hubiere tomado parte en los Cursos o Academias que se desarrollen en las Unidades, en entidades oficiales o particulares, o hubiere presentado exámenes de competencia para ascenso (Suboficiales), se expresan en esta casilla el curso realizado, los exámenes presentados y los resultados obtenidos por el calificado, q) Trabajos intelectuales: Se registran sólo aquellos trabajos que, por tener un positivo o indiscutible valor, han sido divulgados o merecido felicitación, r) Licencias y permisos: En los casilleros correspondientes se registra el día, el mes, el número de días concedidos y la autoridad que los autorizó. Se totaliza y su resultado se anota en números, s) Faltas al servicio: En los casilleros correspondientes se registra el día, el mes, el número de días que faltó al servicio, el motivo y si fueron o no justificados (hospitalizaciones, tratamiento ambulatorio, causas servicios, etc.). Para la última anotación se emplea la palabra SI o NO, según sea del caso. Los días que se falte al servicio por vacaciones, licencias y permisos no se registran en este casillero, t) Vacaciones: En los casilleros respectivos se anotan los lapsos a los cuales corresponden las vacaciones disfrutadas en el período calificado y las fechas de iniciación y terminación. u) Permanencia en la guarnición y en la Unidad o Repartición: Se computa el total del tiempo que el calificado lleva en la guarnición y en la Unidad o Repartición. Este tiempo debe expresarse en años, meses y días y se cuenta desde la fecha de la presentación del personal a la guarnición y a la Unidad, v) Premios y distinciones: Se refiere no sólo a los contemplados en el Reglamento de Régimen Disciplinario para las Fuerzas Militares, sino también a las condecoraciones y distinciones otorgadas por Gobiernos e Instituciones nacionales o extranjeras. Se indica fecha, clase de distinción, motivo y entidad que los confirió con citación de la disposición, x) Sanciones disciplinarias: Se registran las impuestas, indicando fecha, clase de sanción o infracción de acuerdo con el Reglamento de Régimen Disciplinario, disposición por la cual se impuso, autoridad y puntos en contra de cada uno. No se hacen figurar las sanciones disciplinarias menores, ni aquellas contra las cuales se interpuso reclamo, siempre y cuando que sus fallos hayan sido favorables. y) Sumarios, Informativos, Tribunales Disciplinarios y de Honor: Los sumarios, informativos y tribunales que le cursen al calificado en el período que comprende la calificación y aquellos que se hubieren iniciado o fallado, deben quedar definidos en su "estado actual". Se anota fecha de iniciación, motivo y autoridad investigadora, z) Embargos judiciales que afectan la calificación: Debe determinarse si el calificado es renuente en el cumplimiento de sus compromisos y aclarar si los embargos se produjeron durante el lapso calificado o si viene de períodos anteriores. Se anota fecha de iniciación, cuantía, motivos, autoridades que los ordenaron y sumas que hayan sido descontadas en la fecha. De manera especial interesa conocer claramente los motivos a fin de poder determinar la acción conveniente al respecto, aa) Deudas y alcances que afectan la calificación: Determinar primordialmente si el calificado es reincidente. Se anotan las sumas que adeuda y si se trata de deudas y alcances a particulares o a las comisiones administrativas de la Unidad.
Para diligenciar los numerales de la Sección I del CP-1A, se deben tener en cuenta únicamente las normas establecidas en los literales a), b), c), d),, e), f), g) y h) de este artículo. Sección C. De la Sección II de los Formularios CP-1 y CP-1A.