Dirección administrativa y financiera . Son funciones de la Dirección Administrativa y Financiera, las siguientes
Proponer a la Secretaría General la adopción de políticas, objetivos y estrategias relacionadas con la administración de recursos físicos y financieros de la Entidad y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Preparar y presentar en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, el Anteproyecto Anual de Presupuesto, de acuerdo con las directrices que imparta el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación y el Ministro de Relaciones Exteriores.
Elaborar y presentar el Programa Anual de Caja (PAC), de acuerdo con las normas legales vigentes y las políticas establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y solicitar el PAC mensual.
Distribuir el presupuesto de funcionamiento, coordinar y controlar la elaboración y trámite de las solicitudes de adición, modificación y traslados presupuestales de conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto y las normas que lo reglamenten.
Controlar la ejecución del presupuesto, expedir los certificados de disponibilidad presupuestal, los registros presupuestales y efectuar los demás trámites presupuestales que le correspondan para el desarrollo de las funciones del Ministerio de conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto y las normas que lo reglamenten.
Llevar la contabilidad general de acuerdo con normas legales y elaborar los estados financieros.
Consolidar los estados contables y ejecución presupuesto, de la respectiva vigencia fiscal para la rendición de la cuenta anual con destino a las entidades competentes, de acuerdo con los lineamientos impartidos por dichas entidades.
Coordinar y controlar el manejo de las cuentas bancarias, encargos fiduciarios y cajas menores que se creen en la Entidad y en el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y efectuar las operaciones relacionadas con el manejo de los recursos financieros, haciendo seguimiento para que se inviertan en condiciones que garanticen liquidez, seguridad y rentabilidad.
Administrar el portafolio de inversiones de la Entidad y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia.
Adelantar los registros en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), y velar por su correcta aplicación.
Responder por la presentación oportuna de las declaraciones sobre información tributaria que solicite la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Elaborar los informes de ejecución presupuestal, financiera y contable requeridos por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por la Contaduría General la Nación, por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y por los organismos de control.
Coordinar la operación del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Ejecutar y supervisar los procedimientos de adquisición, almacenamiento, custodia, mantenimiento y distribución de los bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de la Entidad y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, en el ámbito nacional, así como de las Misiones Diplomáticas, Consulados Generales Centrales y Oficinas Consulares acreditadas en el exterior.
Desarrollar y administrar los servicios y operaciones administrativas de servicios generales, almacén e inventarios de la Entidad y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Garantizar el aseguramiento y protección los bienes patrimoniales de la Entidad y del Fondo Rotatorio de Relaciones Exteriores.
Hacer seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones, informando sus resultados para el ajuste o toma de acciones requeridas.
Coordinar la prestación de los servicios de apoyo logístico a las diferentes dependencias de la Entidad.
Realizar el inventario de bienes inmuebles, muebles y vehículos, y mantenerlo actualizado.
Contabilizar los ingresos y egresos de bienes devolutivos y de consumo.
Definir y ejecutar el programa de gestión documental, archivo y correspondencia de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
Tramitar las traducciones oficiales que requieran las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores dentro del ámbito de sus competencias.
Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Las demás que se le asignen y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.