De la sección primera del Formulario EP-1 . Con el fin de lograr uniformidad y unidad de criterio, las casillas de la sección primera se diligencian de la siguiente forma
Código: (01) se anota el número de documento de identificación autorizado por la Dirección General.
Grado: (02) se escribe la abreviatura o sigla de acuerdo a la reglamentación existente. Ejemplo: CR, CT, SP. SS, que quiere decir: Coronel, Capitán, Sargento Primero y Sargento Segundo, respectivamente.
Especialidad (03) se indica la que posea el individuo de acuerdo con el escalafón.
Apellidos y nombres: (04) se registran completos, en la misma forma que en el escalafón respectivo, teniendo en cuenta colocar primero los apellidos y a continuación los nombres; para el personal femenino casado, se registrará en primer lugar el apellido de soltera, en segundo el del esposo y luego el nombre o nombres.
Unidad: (05) se escribe la sigla correspondiente a la unidad a la cual pertenece el evaluado; empleándose la sigla respectiva. Ejemplo: DIPON, DIPLA, DEANT, ECSAN, las cuales corresponden a la Dirección General, Dirección de Planeación, Departamento de Policía Antioquía y Escuela de Cadetes de Policía General Santander.
Cargo actual: (06) debe indicarse el cargo que desempeña en la unidad.
Lapso y cómputo: (07) cuando se trate de evaluación anual ésta comprende los períodos establecidos en el artículo 25 del presente Reglamento. En los demás casos, se indica la fracción del año en que el evaluado ha permanecido a órdenes de una misma autoridad evaluadora; el cómputo correspondiente al tiempo que comprenda la evaluación, se indica en meses y días en las respectivas casillas.
Motivo de la evaluación: (08) se marca con una (X) la casilla que corresponde a uno de los motivos contemplados a saber: anual, traslado del evaluado, traslado del evaluador o ascenso.
Clase de evaluación: (09) se marca con (X) una de las casillas conforme a la división establecida en el artículo 7º de este Reglamento.
Cargos regulares y adicionales: (10) es necesario conocer no sólo la clase sino el lapso en meses y días, con el fin de determinar el tiempo de servicio en los cargos señalados.
Revista de instrucción y sus resultados: (11) si durante el lapso, el evaluado presentó revista de instrucción, se registran las áreas en las cuales se desempeñó como instructor y los resultados obtenidos.
Trabajo de interés institucional: (12) se registran sólo aquellos trabajos que por tener un positivo o indiscutible valor han sido divulgados o han merecido felicitación.
Vacaciones: (13) en las casillas respectivas se anotan los lapsos a los cuales corresponden las vacaciones disfrutadas en el período evaluado y las fechas de iniciación y terminación.
Licencias y permisos: (14) en las casillas correspondientes se registra el día, el mes, el número de días concedidos y la autoridad que los otorgó. Se totalizan y sus resultados se anotan en números.
Faltas al servicio: (15) en las casillas correspondientes se registra el día, mes, número de días que falto al servicio y los motivos; hospitalizaciones, tratamiento ambulatorio, excusas de servicio, otros; en la última casilla se anota la palabra SI o NO, según el caso. Los días que falte al servicio por vacaciones, licencias y permisos no se registran en esta casilla.
Permanencia en la guarnición o en la unidad: (16) en el primer caso se anota el tiempo que el evaluado lleva en la respectiva guarnición y en el segundo el tiempo en el actual cargo.
Estímulos: (17) se refiere a los contemplados, en el Reglamento de Disciplina y Honor para la Policía Nacional y a los autorizados legalmente por la Dirección General. Se indica la fecha, clase de distinciones, motivo, entidad que los confirió, cita de disposición y puntos a favor por cada uno.
Correctivos: (18) se registran los impuestos, indicando fecha, clase de correctivo o infracción de acuerdo con el Reglamento de Disciplina y Honor, disposición por la cual se impuso, autoridad y puntos en contra por cada uno, no se hacen figurar los correctivos menores, ni aquellos contra los cuales se interpuso reclamo, siempre y cuando los fallos hayan sido favorables.
Sumarios, investigaciones disciplinarias y tribunales de honor: (19) los sumarios, investigaciones disciplinarias y tribunales que le cursen al evaluado en el período que comprende la evaluación y aquéllos que se hubieren iniciado o fallado, deben quedar definidos en su estado actual. Se anota la fecha de iniciación, motivo y autoridad investigadora.
Embargos judiciales: (20) debe determinarse si el evaluado es renuente en el cumplimiento de sus compromisos y aclarar si los embargos se produjeron durante el lapso de evaluación o si vienen de períodos anteriores. Se anota fecha de iniciación, cuantía, motivos, autoridades que los ordenaron y sumas que hayan sido descontadas en la fecha. De manera especial interesa conocer claramente los motivos a fin de poder determinar la acción conveniente al respecto y analizar justamente si afecta o no la evaluación, a fin de marcar la casilla correspondiente; en caso afirmativo deberá reflejarse en la sección segunda del formulario.
Deudas y alcance: (21) debe determinarse si el evaluado es reincidente; se anotan las sumas que adeuda especificando si son deudas a particulares o alcances en las comisiones administrativas de la unidad, se registra si afecta o no la evaluación.