Las encomiendas se inscribirán inmediatamente después de recibidas, así: en el libro de recibo y entrega las destinadas a la localidad, y en el de tránsito, las que vayan para otros lugares. Es obligación de las oficinas postales imprimir su sello fechador en el reverso de los boletines de expedición, en el día en que se reciben éstos y las encomiendas respectivas.
En las estafetas de poco movimiento basta un solo libro para anotar la introducción, recibo, despacho, entrega y tránsito de encomiendas. Los superiores inmediatos, de dichas estafetas deben dar las instrucciones del caso sobre el particular y podrán ordenar también que se lleve un solo libro anotador del movimiento de recomendados, cartas con valores declarados y encomiendas, cuando el escaso servicio no requiera otra cosa.