La comunicación a las autoridades de que trata el artículo 371 del Código Sustantivo del Trabajo deberá acompañarse necesariamente de los siguientes documentos
Copia del acta de la sesión de la asamblea general mediante la cual se demuestre que la elección de la directiva o de los miembros de ella que se hayan designado parcialmente, se verificó conforme al sistema establecido en el artículo 391 del Código Sustantivo del Trabajo y con sujeción a los demás normas legales y estatutarias pertinentes. El cuociente electoral se aplicará así: la suma de los votos válidos emitidos por cada una de las listas, se divide por el número de los miembros de la junta directiva; el resultado es el cuociente electoral que servirá para dividir, a su vez, el número de votos válidos de cada lista. El cociente de esta segunda operación es el número de puestos que le corresponden a la respectiva lista. Si realizadas las operaciones quedaren puestos por proveer, estos se adjudicarán teniendo en cuenta los residuos de mayor a menor. Si se tratare de la elección de solo dos individuos, el cuociente será la cifra que resulte de dividir el total de votos válidos por el número de puestos por proveer, más uno.
Manifestación suscrita por los elegidos, conjunta o separadamente, que exprese el lugar y fecha de nacimiento, el número de la cédula de ciudadanía o de la tarjeta de identidad personal y la indicación de saber leer y escribir.
Constancia de ser miembros activos del sindicato, o si se trata de federación o confederación, de una cualquiera de las organizaciones afiliadas, y de estar en paz y a salvo con el tesoro sindical, expedidas la primera por el secretario y la segunda por el tesorero de la junta directiva o comité ejecutivo que termina sus funciones o de la que esté en ejercicio de ellas, en caso de que los cambios sean parciales.
Constancia expedida por el empleador respectivo de que los elegidos están ejerciendo permanentemente, es decir, no en forma ocasional, o a prueba, o como aprendiz, en el momento de la elección, la actividad, profesión u oficio característico del sindicato, y de haberlo ejercido normalmente por más de seis meses en el año anterior o por más de un año si se trata de una federación o confederación. Si el funcionamiento de la empresa o actividad respectiva fuere menor de seis meses o de un año, según el caso, deberá aclararse concretamente esa circunstancia por el secretario de la organización. Cuando se trate de sindicatos gremiales cuyos afiliados no dependen de un empleador, la constancia podrá suplirse por una expedida por el presidente y el secretario de la respectiva organización.
La constancia a que se refiere este aparte no será exigida cuando se compruebe plenamente ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, que la interrupción en el ejercicio profesional o la extinción del contrato de trabajo en una empresa determinada, o el cambio de oficio, han sido ocasionados por razón de funciones estrictamente sindicales. En este caso deberá acompañarse, además, una prueba fehaciente de la declaración que haya hecho en tal sentido la asamblea .general que realizó la elección.