Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB LAUDO ARBITRAL Bogotá D.C., Diciembre 19 de 2013. Cumplido el trámite legal y dentro de la oportunidad para hacerlo, procede el Tribunal Arbitral a proferir el Laudo en derecho que pone fin al proceso arbitral entre la ASOCIACIÓN ESCOLAR HELVETIA, como parte convocante, y LCWEB CONSULTORES S.A.S., como parte convocada, relacionadas con el "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HEL VETIA", el 12 de julio de 2011, celebrado entre la ASOCIACIÓN ESCOLAR HEL VETIA y LCWEB CONSULTORES S.A.S. l.
ANTECEDENTES 1.1. El Contrato. 1.1.1. Las partes suscribieron "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HELVETIA", el 12 de julio de 2011. Así mismo, se suscribió en la misma fecha el Otrosí No. 1 (folios del 1 al 6 del Cuaderno de Pruebas No.1). 1.1.2. El 2 de marzo de 2012, las partes suscribieron el Adendo No. 1 al "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HELVETIA" (folios del 7 al 21 del Cuaderno de Pruebas No. 1). 1.2.
El Pacto Arbitral. 1.2.1. De acuerdo con la cláusula DÉCIMA SEGUNDA del "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 1 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB EL COLEGIO HEL VETIA", suscrito el 12 de julio de 2011, las partes pactaron cláusula compromisoria. 1.2.2.
Esta cláusula fue modificada con ocasión de la celebración de la reunión para la designación de los Árbitros del presente trámite, el 17 de enero de 2013, conforme consta en el Acta levantada en la fecha y que obra a folio 68 del Cuaderno Principal No. 1, así: "Toda controversia o diferencia relacionada con la ejecución y liquidación de este Contrato, se resolverá previamente entre las partes, si no hay lugar a un acuerdo se resolverá por un tribunal conformado por (3) árbitros designados de común acuerdo por las partes y en caso de no lograrse dicha designación, los árbitros serán nombrados por sorteo público por parte del Centro de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá. Dichos árbitros se sujetarán a lo dispuesto en la ley, de acuerdo con las siguientes reglas: La organización interna del Arbitramento se regirá por las normas previstas para tal efecto, por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá. El laudo será en Derecho.
Cada parte pagará la mitad de los gastos de Arbitramento. Para todos los efectos la dirección de notificación de las partes será para el CONTRATANTE Calle 128 No. 71 a 91 de la ciudad de Bogotá y para el CONTRATISTA la Calle 72 No. 9-55 Oficina 902 de la ciudad de Bogotá". 1.3. La integración del Tribunal y audiencia de conciliación. 1.3.1.
Con fecha catorce (14) de diciembre de dos mil doce (2012), la parte Convocante presentó ante el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, demanda arbitral y solicitud de convocatoria de un Tribunal de Arbitramento, tal y como consta a folio 1 y siguientes del Cuaderno Principal No. l. 1.3.2. Como consta en el Acta de Reunión de Designación de Árbitros que obra a folio 68 del Cuaderno Principal No. 1, las partes designaron de común acuerdo a CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 2 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB los doctores PATRICIA ZULETA GARCIA, ALFREDO EFRAÍN REVELO TRUJILLO y RAFAEL HERNANDO GAMBOA BERNA TE como árbitros del presente trámite. 1.3.3.
Comunicadas oportunamente las designaciones a los árbitros escogidos de común acuerdo (folios 71 a 85 del Cuaderno Principal No. 1), éstos aceptaron oportunamente la designación (folios 86 a 94 del Cuaderno Principal No. 1). 1.3.4. Las aceptaciones de los árbitros fueron informadas a las partes a los efectos de lo previsto en el artículo 15 de la Ley 1563 de 2012 (folios 95 a 108 del Cuaderno Principal No.1), sin que aquéllas presentaran reparo alguno. 1.3.5.
En audiencia celebrada el trece (13) de febrero de dos mil trece (2013), a la que asistió el apoderado judicial de la parte Convocante, el Representante Legal de la parte Convocada y el apoderado judicial de la Parte Convocada, se instaló el Tribunal de Arbitramento y se designó como Presidente a la doctora PATRICIA ZULETA GARCIA y como Secretario al doctor JAVIER RICARDO RODRÍGUEZ SUÁREZ.
Así mismo, se fijó como lugar de funcionamiento del Tribunal el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, se reconoció personería judicial a los apoderados de las partes, se admitió la demanda arbitral presentada por la parte Convocante, se ordenó su notificación personal y correr traslado de la misma. Igualmente, se ordenó notificar de la presente instalación al Ministerio Público (folios 120 a 123 del Cuaderno Principal No.1). 1.3.6.
El trece (13) de febrero de dos mil trece (2013), se notificó personalmente al apoderado de la parte Convocada el auto admisorio de la demanda arbitral, con el fin de correr traslado de ésta última por el término legal de veinte (20) días (folio 124 del Cuaderno Principal No.1). 1.3.7. El trece (13) de febrero de dos mil trece (2013), se informó al doctor JAVIER RICARDO RODRIGUEZ SUÁREZ su designación como Secretario del presente CENTRO DE ARBITRAJE V CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 3 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB trámite (folio 125 del Cuaderno Principal No.1), la cual fuera aceptada el catorce (14) de febrero de dos mil trece (2013) (folio 126 del Cuaderno Principal No. 1). 1.3.8.
El quince (15) de febrero de dos mil trece (2013), se informó al Ministerio Público acerca de la instalación del presente Tribunal de Arbitramento (folio No. 127 del Cuaderno Principal No.1). 1.3.9. El veinticinco (25) de febrero de dos mil trece (2013), el doctor JAVIER RICARDO RODRÍGUEZ SUÁREZ presentó su renuncia a su designación como Secretario del presente trámite arbitral (folio 128 del Cuaderno Principal No. 1). 1.3.10.
El veintiséis (26) de febrero de dos mil trece (2013), se designó a la doctora V ANESSA LONDOÑO como Secretaria del presente trámite, designación que es informada el primero (1) de marzo de dos mil trece (2013) y aceptada el día cuatro (4) del mismo mes y año (folios 129 a 139 del Cuaderno Principal No. 1). 1.3.11. El once (11) de marzo de dos mil trece (2013), el doctor HERNÁN RAMÍREZ ARCINIEGAS, en representación de la parte Convocada presentó incidente de nulidad de todo lo actuado en el proceso (folios 149 a 151 A del Cuaderno Principal No.1). 1.3.12.
Vencido el término del traslado de la demanda arbitral, el trece (13) de marzo de dos mil trece (2013), la parte Convocada no presentó contestación de la demanda como tampoco escrito de excepciones de mérito. 1.3.13. El veintiuno (21) de marzo de dos mil trece (2013), la doctora VANESSA LONDOÑO tomó posesión del cargo como Secretaria ante la Presidente del Tribunal de Arbitramento, doctora PATRICIA ZULETA GARCIA, previo cumplimiento de lo previsto en el artículo 15 de la Ley 1563 de 2012 (folios 140 a 141 del Cuaderno Principal No.1). 1.3.14.
El doce (12) de abril de dos mil trece (2013), la parte Convocante presentó reforma de la demanda arbitral (folios 155 a 239 del Cuaderno Principal No. 1). CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 4. (' ')~J Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB 1.3.15. En audiencia del diecisiete (17) de mayo de dos mil trece (2013), el Tribunal de Arbitramento relevó del cargo de Secretaria a la doctora Londoño y declaró la nulidad del Acta No. 3, Auto No.2 de fecha 8 de abril de 2013 y Acta No. 3, Autos Nos.3 y 4 del 17 de abril de 2013, con el fin de subsanar algunas actuaciones realizadas vía secretaria!.
Procedió con la designación de la doctora JOHANNA SINNING BONILLA como Secretaria del Tribunal de Arbitramento, quien aceptó y tomó posesión del cargo. Así mismo, el Tribunal reconoció personería judicial al doctor HERNAN RAMÍREZ ARCINIEGAS como apoderado de la parte Convocada solo para el trámite del incidente de nulidad por él interpuesto y declaró improcedente el mismo en los términos del artículo 21 de la Ley 1563 de 2012.
El Tribunal procedió igualmente con la admisión de la reforma de la demanda arbitral presentada por la parte Convocante, y ordenó su traslado a parte Convocada. 1.3.16. El veinticuatro (24) de mayo de dos mil trece (2013) se notificó por estado los Autos Nos. 5, 6 y 7 del 17 de mayo de 2013 y se corrió traslado a la parte Convocada de la reforma de la demanda arbitral, en los términos señalados en el numeral 4° del artículo 89 del C.P.C. (folio 250 del Cuaderno Principal No.1). 1.3.17.
Vencido el término del traslado de la reforma de la demanda arbitral el once (11) de junio de dos mil trece (2013), la parte Convocada no presentó contestación de la reforma de la demanda arbitral ni escrito de excepciones de mérito. 1.3.18. El doce (12) de junio de dos mil trece (2013), mediante Auto No. 8, el Tribunal señaló como fecha para celebrar audiencia de conciliación, el 25 de junio de 2013, y ordenó su notificación a los apoderados de las partes (folios 251 a 252 del Cuaderno Principal No.2). 1.3.19.
El catorce (14) de junio de dos mil trece (2013), la parte Convocada fue notificada en los términos del artículo 23 de la Ley 1563 de 2012, después de ser CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 5 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB infructuosa la diligencia de notificación personal, el contenido del Auto No. 8 del 12 de junio de 2013 (folios 253 a 254 del Cuaderno Principal No.1).
En la misma fecha se llevó a cabo diligencia de notificación personal de dicha providencia al apoderado de la parte Convocante (folio 255 del Cuaderno Principal No.1). 1.3.20. El dieciocho (18) de junio de dos mil trece (2013), se efectuó notificación por aviso en los términos del artículo 320 del C.P.C., a la parte Convocada del Auto No. 8 del 12 de junio de 2013 (folios 256 a 259 del Cuaderno Principal No.1). 1.3.21.
El dieciocho (18) de junio de dos mil trece (2013), el doctor HERNÁN RAMÍREZ ARCINIEGAS, en representación de la parte Convocada, presentó memorial mediante el cual insistió en que el Tribunal se pronunciara respecto del incidente de nulidad por él presentado (folios 260 a 262 del Cuaderno Principal No.1) y se le puso en conocimiento la providencia que lo despachó. 1.3.22.
El veinticinco (25) de junio de dos mil trece (2013), el Tribunal de Arbitramento, previo a iniciar la audiencia de conciliación, se pronunció respecto del escrito presentado por el doctor Ramírez Arciniegas el 18 de junio de 2013, confirmando su decisión adoptada mediante Auto No. 6 del 17 de mayo de 2013. Acto seguido, se dio inicio a la Audiencia de Conciliación con la intervención de las partes, la cual se declaró fracasada, con lo cual se procedió con la fijación de honorarios y gastos del Tribunal de Arbitramento (Acta No. 6, folios 264 a 275 del Cuaderno Principal No.1). 1.4.
La Primera Audiencia de Trámite e Instrucción del Proceso. 1.4.1. El cinco (5) de agosto de dos mil trece (2013), el Tribunal de Arbitramento dio inicio a la Primera Audiencia de Trámite, declarándose competente para conocer acerca de las diferencias suscitadas respecto de la ejecución del "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 6 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HEL VETIA", el 12 de julio de 2011, mediante Auto No. 12.
(Acta No. 7, folios 276 a 290 Cuaderno Principal No. 1) 1.4.2. En la misma fecha, el Tribunal de Arbitramento decretó, mediante Auto No. 13, las pruebas solicitadas por la parte convocante correspondiente a los documentos aportados con la demanda arbitral y su reforma los cuales fueron incorporados al expediente; Interrogatorio de Parte a la convocada; testimonios; y dictamen pericial (Acta No. 7, folios 276 a 290 Cuaderno Principal No. 1).
En la misma oportunidad, designó a la Ingeniera MÓNICA YALINE SÁNCHEZ RODRÍGUEZ como perito para llevar a cabo el dictamen pericial y, supletivamente, a la Ingeniera EL VIRA ANGULO ARIAS KIRA, en caso de que aquélla no aceptare. 1.4.3. El seis (6) de agosto de dos mil trece (2013), por Secretaría se informó a las Ingenieras MÓNICA YALINE SÁNCHEZ RODRÍGUEZ y EL VIRA ANGULO ARIAS KIRA, respectivamente, acerca de su designación como peritos para llevar a cabo el dictamen pericial decretado mediante Auto No. 13 del 5 de agosto de 2013, cuya posesión se realizaría el 12 de agosto de 2013.
En la misma fecha, la Ingeniera EL VIRA ANGULO ARIAS KIRA declinó su designación por compromisos previos, mientras que la Ingeniera MÓNICA Y AUNE SÁNCHEZ RODRÍGUEZ aceptó la designación (folios 292 a 297 del Cuaderno Principal No. 1). 1.4.4. El ocho (8) de agosto de dos mil trece (2013), se notificó en los términos del artículo 209 del C.P.C. la fecha en que se llevaría a cabo el Interrogatorio de Parte a la convocada, esto es, el día 4 de septiembre de 2013, a las 9:30 a.m. (folio 291 del Cuaderno Principal No. 1). 1.4.5.
El doce (12) de agosto de dos mil trece (2013), en audiencia celebrada en las oficinas de la Presidente del Tribunal de Arbitramento, la Ingeniera MÓNICA YALINE SÁNCHEZ RODRÍGUEZ tomó posesión como perito para resolver el CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 7 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB cuestionario formulado por la parte convocante, previo haber prestado juramento.
En la oportunidad se decretaron gastos provisionales para realizar el dictamen pericial y se estableció el plazo de un (1) mes, a partir de la fecha, para su práctica (Acta de Posesión, folio 298 del Cuaderno Principal No. 1). 1.4.6. El cuatro (4) de septiembre de dos mil trece (2013), se llevó a cabo audiencia para llevar a cabo interrogatorio de parte a la convocada y recibir los testimonios decretados.
En la audiencia, el apoderado de la parte convocante desistió de la prueba por él solicitada y decretada por el Tribunal, correspondiente al interrogatorio de parte al representante legal de la convocada, así como de los testimonios de los señores PASCAL AFFOLTER y TATIANA GÁMEZ CASANOVA, desistimiento que fue aceptado por el Tribunal (Acta No. 8, folios 309 a 316 Cuaderno Principal No.1).
En la fecha, se recibieron los testimonios de DIANA FAJARDO, SHARON VERGARA y ANDRÉS MONTOY A ROMERO (Folios 267 a 282 Cuaderno de Pruebas No.1), quienes aportaron pruebas documentales de las cuales se le dio traslado a la parte convocada y se incorporaron al expediente (folios 228 y 229 Cuaderno de Pruebas No.1). De las respectivas transcripciones de los testimonios se corrió traslado a las partes, guardando éstas silencio. 1.4.7.
El doce (12) de septiembre de dos mil trece (2013), la Ingeniera MÓNICA YALINE SÁNCHEZ RODRÍGUEZ presentó escrito del dictamen pericial (folios 230 a 266 Cuaderno de Pruebas No. 1) del cual se le corrió traslado a las partes, guardando éstas silencio. 1.4.8. El quince (15) de octubre de dos mil trece (2013), el Tribunal de Arbitramento, mediante Auto No. 16, fijó lo honorarios definitivos de la perito MÓNICA YALINE SÁNCHEZ RODRÍGUEZ; declaró concluida la instrucción del proceso por haberse practicado las pruebas decretadas, guardando silencio las CENTRO DE ARBITRAJE V CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 8 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB partes; y fijó fecha para audiencia de alegatos para 7 de noviembre de 2013 (Acta No. 9 folios 328 a 329 Cuaderno Principal No.1). 1.4.9.
El siete (7) de noviembre de dos mil trece (2013), se celebró audiencia de alegatos con tan solo la asistencia del apoderado de la parte convocante, quien expuso tanto oral como por escrito sus alegaciones. 1.5. Término de duración del proceso. 1.5.1. Conforme lo dispuso el Tribunal al asumir competencia, el término de duración de este proceso es de seis (6) meses contados a partir de la fecha de finalización de la primera audiencia de trámite, según lo dispone el artículo 10 de la Ley 1563 de 2012. 1.5.2.
La primera audiencia de trámite concluyó el día 5 de agosto de 2013 (Acta No. 7). 1.5.3. Desde la finalización de la Primera Audiencia de Trámite han transcurrido noventa y tres (93) días hábiles, encontrándose el Tribunal de Arbitramento dentro del término legal para proferirse el presente Laudo. 1.6. Presupuestos procesales y nulidades sustanciales. 1.6.1.
El Tribunal considera que se han cumplido con todos los requisitos necesarios para la validez del proceso arbitral ya que las actuaciones procesales fueron surtidas con observancia de todas las disposiciones legales, por lo cual no advierte causal alguna de nulidad y, por ello, puede proceder a dictar Laudo de mérito en derecho. En efecto, de los documentos aportados al proceso y examinados por el Tribunal se estableció: 1.6.1.1.
Demanda en forma: La demanda inicial y su reforma cumplieron con los requisitos exigidos por el artículo 75 del Código de Procedimiento Civil y CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 9 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB normas concordantes, y por ello, en su oportunidad, el Tribunal la admitió y la sometió a trámite. 1.6.1.2.
Contestación de la Demanda y Excepciones de Mérito: Tal como se señaló en el numeral 1.3. "La Integración del Tribunal y la Audiencia de Conciliación" del presente laudo, la parte Convocada no presentó contestación de la demanda ni escrito de excepciones de mérito a la demanda arbitral inicial ni a su reforma. De esta circunstancia dan cuenta el informe relativo al Auto No. 5 de mayo 17 de 2013, a su vez contenido en el Acta No. 4 de la misma fecha (folio 242 a 249 del Cuaderno Principal); como en el informe secretaria! relativo al Auto No. 8 de junio 12 de 2013, contenido en el Acta No. 5 de la misma fecha (folio 251 a 252 del Cuaderno Principal). 1.6.1.3.
Competencia: Conforme se declaró por Auto de 12 del 5 de agosto de 2013, el Tribunal asumió competencia para conocer y decidir en derecho las controversias surgidas entre las partes referidas. 1.6.1.4. Capacidad: Las partes son sujetos capaces de comparecer al proceso y tienen capacidad para transigir, por cuanto de la documentación objeto de estudio no se encuentra restricción alguna al efecto; las diferencias surgidas entre ellas, sometidas a conocimiento y decisión del Tribunal, son de carácter disponible y, además, por tratarse de un arbitraje en derecho, han comparecido al proceso por conducto de sus representantes legales y de sus apoderados, debidamente constituidos y así reconocidos, a saber: (i) Parte Convocante: ASOCIACIÓN ESCOLAR HEL VETIA, en adelante la "Parte Convocante" o la "Convocante" o CHB.
La parte Convocante en el presente trámite arbitral es la ASOCIACIÓN ESCOLAR HEL VETIA, entidad sin ánimo de lucro, con personería jurídica debidamente reconocida mediante resolución No. 63 del 4 de abril de 1950, expedida por el Ministerio de Justicia, representada legalmente por el señor ALAIN THIERRY CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 10 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB EICHMANN PERRET, según consta en el certificado expedido por la Secretaría de Educación de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., visible a folio 187 del Cuaderno Principal No. 1.
Para su representación judicial en este trámite arbitral, otorgó poder al doctor RICARDO VÉLEZ OCHOA, de acuerdo con el poder visible a folio 184 del Cuaderno Principal No. 1, y a quien se le reconoció personería judicial para actuar en el presente trámite de acuerdo con el Auto No. 1 de febrero 13 de 2013, contenido en el Acta No. 1 de la misma fecha (folios 120 a 123 del Cuaderno Principal).
(ii) Parte Convocada: LC WEB CONSULTORES S.A.S., en adelante "La Parte Convocada" o "La Convocada" o LCWEB. La parte Convocada en el presente trámite arbitral es LC WEB CONSULTORES S.A.S., sociedad comercial, constituida mediante escritura pública No. 3160 del 6 de octubre de 2004, otorgada por la Notaría 35 del Circulo Notarial de Bogotá D.C., con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., representada legalmente por el señor LEONARDO MUÑOZ CARDONA, según consta en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá, visible a folios 30 a 32 del Cuaderno Principal No. 1.
Para su representación judicial en este trámite arbitral, otorgó poder verbal al doctor EZEQUIEL RAMOS BARRIOS conforme como consta en el Acta No. 1 del 13 de febrero de 2013, visible a folio 120 del Cuaderno Principal No. 1; y a quien en la misma actuación, se le reconoció personería judicial para actuar en el presente trámite, sin que el mismo fuese revocado o sustituido durante el transcurso del mismo.
CENTRO DE ARBITRAJE V CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 11 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB 1.7. Pretensiones de la Demanda Arbitral y su reforma. Mediante apoderado especial, debidamente reconocido por el Tribunal dentro del proceso, la Parte Convocante solicita al Tribunal despachar favorablemente las siguientes pretensiones: El capítulo II de la demanda arbitral inicialmente presentada por el apoderado de la Parte Convocante, se indica las pretensiones de la misma como se lee a continuación: "Primera Principal.
Que se declare que entre el CHB y LCWEB, se celebró, el 20 de junio de 2011, el "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HELVETIA DE BOGOTA", que tuvo por objeto, de acuerdo con lo que se expresa en su cláusula primera: "la ejecución, implementación, y soporte durante un periodo de doce meses, de un sistema de información integrado en ambiente Web, compuesto de las siguientes plataformas:
1. ESCUELA WEB o Sistema de Información Académico. 2. TRIBUTA E.R.P. ó Sistema de Información Administrativo, 3. digi-Doc o Sistema de Gestión Documental, 4. Así como la entrega del Sitio Web autoadministrable (CMS) para el uso y propiedad de CHB. 5. La consultoría para dicha implementación, en su Sede Principal en Bogotá D.C., de acuerdo con la Propuesta dirigida al CHB, de fecha 30 de mayo de 2011, la cual consta de ocho folios y hace parte integral de este contrato.", contrato que se adicionó a través de Otrosí suscrito el 12 de julio de 2011 y Adendo de fecha 2 de marzo de 2012.
"Segunda Principal. Que se declare que LCWEB incumplió el "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HEL VETIA DE BOGOTA", por cuanto no cumplió con las obligaciones pactadas en el mismo de capacitar, entregar la herramienta objeto del contrato operando en debida forma, esto es, instalada, configurada bajo los requerimientos propios del Colegio y sometida a las pruebas necesarias, dentro del plazo indicado en el contrato.
CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 12 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB "Tercera Principal. Se declare que el "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HEL VETIA DE BOGOTA" se terminó como consecuencia del incumplimiento de LCWEB a que se hace referencia en la pretensión segunda anterior.
"Cuarta Principal. Como consecuencia de lo anterior, se condene a LCWEB a pagar a CHB, el valor total de los perjuicios sufridos por este último, determinados por los pagos que fueron efectuados por éste último, que ascienden a la suma de CIENTO VEINTISIETE MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL SEISCIENTOS SESENTA Y SEIS PESOS ($127.754.666), sin haber recibido a cambio lo que se pretendió con la celebración del contrato.
"Quinta Principal. Se condene a LCWEB a pagar al CHB el valor de los intereses moratorias causados sobre las sumas canceladas, a la máxima tasa permitida por la ley, desde el momento en que se notifique el auto admisorio de la presente demanda, hasta el momento en que se pague efectivamente la obligación. "Octava Principal [sic]. Se condene en costas a la sociedad LCWEB." 1.8.
Hechos de la Demanda Arbitral y su reforma. La parte convocante fundamenta sus pretensiones en los hechos que relaciona en la demanda arbitral (fls. 001 a 026 Cuaderno Principal), así: "1. El 8 de mayo de 2011, la sociedad LCWEB dirigió al CHB una propuesta para la ejecución e implementación de un sistema de información que se acomodara a las necesidades particulares de dicha institución escolar, es decir, una herramienta integral que incluyera tanto los aspectos académicos como los administrativos y contables, abarcando también los temas de archivo y documentos.
"2. Tras recibir esta propuesta, el personal administrativo del CHB sostuvo una reunión con LCWEB para que estos les mostraran en sus oficinas el producto que estaban ofreciendo. CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 13 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB "3. En esta reunión, el CHB manifestó estar interesado en adquirir el producto, siempre y cuando se realizaran las modificaciones necesarias para que el mismo se adaptara a los requerimientos particulares de la institución educativa.
"4. El 2 de junio de 2011 se llevó a cabo una reunión entre LCWEB y el CHB en la que se determinaron los responsables del proyecto, la infraestructura necesaria para adelantarlo y las primeras fases del mismo. "5. El 10 de junio de 2011, se suscribió entre el CHB y la sociedad LCWEB el "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HELVETIA DE BOGOTA" cuyo objeto consistía en "la ejecución, implementación, y soporte durante un periodo de doce meses, de un sistema de información integrado en ambiente Web, compuesto de las siguientes plataformas:
1. ESCUELA WEB o Sistema de Información Académico. 2. TRIBUTA E.R.P. ó Sistema de Información Administrativo, 3. digi-Doc o Sistema de Gestión Documental, 4. Así como la entrega del Sitio Web autoadministrable (CMS) para el uso y propiedad de CHB. 5. La consultoría para dicha implementación, en su Sede Principal en Bogotá D.C., de acuerdo con la Propuesta dirigida al CHB, de fecha 30 de mayo de 2011, la cual consta de ocho folios y hace parte integral de este contrato." "6.
De acuerdo con la cláusula séptima del contrato, éste tendría "una vigencia de 12 meses a partir de la firma del mismo.". "7. En la cláusula sexta del contrato se estableció el valor y la forma de pago de la siguiente forma: "1. POR LAS LICENCIAS: El valor total de uso de las licencias de las plataformas integrantes del sistema de información es la suma de Ciento cincuenta y tres millones quinientos mil pesos ($153.500.000) moneda legal, suma que será pagada por CHB así: A. A la firma del contrato 20% del valor total, B. El 30% a la entrega de Escuela Web.
C. El 25% a la entrega de Tributa. D. El 25% restante a la entrega de digiDOC.
2. POR LA INSTALACIÓN: La instalación de las plataformas de información y el sitio web tiene un costo de Treinta y tres millones setecientos Cincuenta mil pesos ($33.750.000) moneda legal, suma que será pagada por CHB así: A. A la firma del contrato 40% del valor CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 14 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB de la instalación. B. El 30% restante a la instalación de Tributa.
C. El 30% restante a la entrega de digiDOC.
PARAGRAFO: Los valores estipulados no incluyen impuestos." "8. Dentro del "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HELVETIA DE BOGOTA" se ratificaron como gerentes del proyecto a la señora Diana Milena Fajardo por parte del CHE y al señor Leonardo Muñoz Cardona por parte de LCWEB "9. A los 12 días de mes de julio de 2011, se suscribió el Otrosí No. 1 al "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HEL VETIA DE BOGOTA", por medio del cual LCWEB se obligó a constituir a favor del CHB "una garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas de éste (el contrato) y la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada, que contemple lo siguiente: 1- POLIZA DE CUMPLIMIENTO por el 25% del valor del contrato, por el término de ejecución del mismo y cuatro (4) meses más. 2.- POLIZA DE BUEN MANEJO DEL ANTICIPO por 20% del valor del contrato, por el término de ejecución del mismo y cuatro (4) meses más." "10.
El 15 de julio de 2011, Seguros del Estado expidió la póliza de Seguro de Cumplimiento a favor de particulares No. 21-45-101067104, la cual otorga los amparos de cumplimiento y buen manejo de anticipo. "11. Mediante Anexo No. 1 expedido el 18 de julio de 2012, Seguros del Estado amplió el valor asegurado de la póliza No. 21-45-101067104 a $44.200.000 y $46.812.500 para los amparos de buen manejo del anticipo y cumplimiento, respectivamente.
"12. Tras la firma del contrato, se dio inicio a la etapa de Levantamiento de Información, fase durante la cual las partes del contrato se reunieron con el fin de determinar el alcance de cada uno de los módulos que componen el proyecto, de acuerdo con las necesidades y requerimientos propios del CHE. CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 15 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB "13.
Durante agosto y septiembre de 2011, aduciendo dificultades por cambio de oficina los encargados del proyecto en LCWEB no asistieron a las reuniones programadas en el CHB, atrasando el cronograma propuesto para la recolección de información e instalación del sistema. "14. Durante este período el CHB se encargó de levantar la información de diferentes áreas del colegio, como enfermería y psicología, para ir adelantando el trabajo, teniendo en cuenta la ausencia del personal de LCWEB en las instalaciones del colegio.
"15. Esta información se le envió a LCWEB digitalmente para que estos pudieran seguir en la labor de adaptar el sistema a las necesidades del colegio. "16. Los días 14 de septiembre, 4, 5 y 10 de octubre de 2011, la señora Diana Milena Fajardo, como directora del proyecto en el CHB, envió correos electrónicos al señor Javier Rodríguez de LCWEB manifestando la necesidad de reunirse con ellos con el fin de continuar con el levantamiento de la información de acuerdo al cronograma propuesto, teniendo en cuenta que ya se encontraban atrasados en el mismo.
"17. Los últimos días de septiembre de 2011, LCWEB manifiesta la necesidad de iniciar de nuevo el proceso de levantamiento de información, dado que la forma como se venía haciendo no era la correcta. "18. Lo anterior denota la falta de organización de la sociedad LCWEB, quien en un principio asistió a las reuniones de levantamiento de información e indicó la forma en que debía hacerse la misma, para tiempo después expresar que el enfoque no era el correcto y que era necesario volver a comenzar con este procedimiento.
"19. En octubre de 2011 se inicia de nuevo el proceso de levantamiento de información. "20. LCWEB designa a dos ingenieros desarrolladores para asistir todos los días a las instalaciones del COLEGIO HELVETIA DE BOGOTÁ, definiéndose un horario de 2:00 a 6:00 P.M. CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 16 '{"Í.--, -\ "7! Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB "21.
De cada una de las reuniones que se llevaron a cabo entre los meses de octubre y diciembre de 2011 se levantó un acta de requerimientos, donde se plasmaron las necesidades propias de cada área del colegio en cuanto a lo que la herramienta debía ofrecer. "22. Durante la etapa de levantamiento de información se presentó una alta rotación de los ingenieros de LCWEB que se encargaban de asistir a las reuniones con el CHB, lo que significó una pérdida de tiempo importante al tener que repetir la información que ya se había recopilado, con el fin de poner en contexto al nuevo personal de LCWEB "23.
Teniendo en cuenta que para diciembre de 2011 habían pasado más de 6 meses desde la firma del contrato y LCWEB no había entregado ninguno de los módulos objeto del contrato, el 17 de diciembre se sostuvo una reunión para plantear los temas que preocupaban al colegio en cuanto al cumplimiento de los cronogramas establecidos al inicio de la relación contractual.
"24. En esa reunión, LCWEB admite haber tenido demoras en la instalación de la herramienta debido a su cambio de domicilio y a la rotación de personal dentro de su empresa. El contratista se compromete entonces a adelantar todos los procesos y ponerse al día en el cronograma durante las vacaciones escolares, es decir, las dos últimas semanas de diciembre y las primeras dos de enero.
Lo anterior con el fin de mostrar todos los avances de levantamiento de información y de desarrollo de la herramienta una vez se iniciaran las actividades del colegio. "25. En el mes de enero de 2012, LCWEB propuso un cronograma de entregas que tampoco se cumplió puesto que cada uno de los módulos que pretendían entregar adolecía de fallas y no cumplía con los requerimientos y especificaciones que se habían planteado en la etapa de levantamiento de información. "26.
Teniendo en cuenta que para marzo de 2012, el contratista LCWEB no había instalado ni puesto en marcha ninguno de los módulos objeto del contrato, y para dar más claridad al objeto del contrato que se estaba desarrollando, el 2 de marzo de 2012, las partes suscribieron el Adendo No. 1, donde se especificaron cada uno de los campos que debían estar presentes en la aplicación, teniendo en cuenta las necesidades del colegio.
CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 17 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB "27. En la cláusula tercera del Adendo No. 1 al contrato se especificó que "La implementación hace referencia a la puesta en funcionamiento de la solución informática bajo las condiciones específicas solicitadas en el levantamiento de información previamente realizado con los responsables de cada una de las áreas de LA ASOCIACIÓN ESCOLAR HEL VETIA.
", es decir, no bastaba con la instalación de la herramienta básica que ofrecía el contratista LCWEB sino que, como se acordó desde la primera reunión de las partes del contrato, la herramienta tenía que acomodarse a las necesidades propias de la institución escolar. "28. En la misma cláusula se definió lo atinente a la forma de pago del saldo del valor del contrato al indicar que: "El costo pactado de esas licencias es de ciento cincuenta y tres millones quinientos mil pesos moneda legal ($153.500.000), a este valor se le adicionan los impuestos de ley El costo de implementación acordado es de treinta y tres millones setecientos cincuenta mil pesos moneda legal (33.750.000) a este valor se le adicionan los impuestos de ley.
Del valor acordado por las licencias se ha recibido el veinte (20%) porciento a la firma del contrato, el restante ochenta (80%) porciento de este valor equivalente a ciento veintidós millones ochocientos mil pesos ($122.800.000), de los cuales se ha cancelado la suma de cuarenta millones novecientos treinta y tres mil trecientos treinta y tres pesos ($40.933.333) el 16 de diciembre de 2011 más los impuestos de ley.
Las partes acuerdan que el saldo de ochenta y un millones ochocientos sesenta y seis mil seiscientos sesenta y siete pesos ($81.866.667) serán pagados en tres cuotas iguales de veintisiete millones doscientos ochenta y ocho mil ochocientos ochenta y nueve pesos ($27.288.889) cada una en las siguientes fechas: 1. Primera cuota con la firma de aprobación del rector como recibido a satisfacción, con la implementación, prueba y funcionamiento de los requerimientos solicitados por parte del contratante y actualización de Escuela Web en los servidores del CHB. 2.
Segunda cuota con la firma de aprobación del rector como recibido a satisfacción una vez culminada entrega de Escuela Web y se firme el recibido a satisfacción, con la implementación, prueba y funcionamiento de los requerimientos solicitados por la parte contratante y actualización de Tributa en los servidores del CHB. 3. Tercera cuota con la firma de aprobación del rector como recibido a CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 18 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB satisfacción, una vez culminada la entrega de Tributa y se firme el recibido a satisfacción con la implementación, prueba y fancionamiento de los requerimientos solicitados por parte del contratante, y actualización de Digidoc en los servidores de CHB.
Con respecto a la implementación se ha recibido el cuarenta (40%) por ciento a la firma del contrato, el restante sesenta (60%) por ciento de este valor equivale a veinte millones doscientos cincuenta mil pesos ($20.250.000) será pagado con la firma del acta de finalización y satisfacción de toda la herramienta con sus aplicativos y módulos fancionando por parte de ASOCIACIÓN ESCOLAR HEL VETIA." "29.
En la cláusula quinta del Adendo firmado el 2 de marzo de 2012 por las partes del contrato se destaca la obligación de capacitación que tenía LCWEB frente al CHB al decir que "LC Web Consultores entregará a la Asociación Escolar Helvetia, el cronograma de capacitación para cada uno de los módulos instalados y entregados con la intensidad horaria para cada uno, de acuerdo a la disponibilidad del personal del colegio y sus jornadas de trabajo." "30.
Como se puede verificar en todas las actas de entrega suscritas desde el 5 de marzo y el 16 de mayo de 2012, no se recibió a satisfacción ninguno de los módulos que LCWEB pretendía entregar pues aún quedaban tareas pendientes de realizar teniendo en cuenta aquellos aspectos e ítems que el COLEGIO HELVETIA DE BOGOTÁ requería. Esto tuvo como consecuencia un retraso en el cronograma planteado para la entrega de la herramienta. 1131.
El 22 de junio de 2012, los fancionarios de LCWEB se hicieron presentes en el colegio para hacer la instalación de la herramienta, sin embargo esta no fu.e recibida a satisfacción por parte del CHB teniendo en cuenta que esto requería de un tiempo para revisar cada uno de los módulos y verificar que estos se acomodaran a los requerimientos que se habían planteado desde el inicio de la relación contractual, y este día el colegio estaba en cierre de notas y entrega de boletines por lo cual no había quien realizara esta revisión. CENTRO DE ARBITRAJE V CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 19 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB "32.
El 26 de junio de 2012, el representante legal de LCWEB envía una comunicación al CHB donde se solicita el pago del saldo pendiente, al considerar que LCWEB había cumplido con sus compromisos. "33. Lo anterior desconoce por completo lo pactado en el contrato y en el Adendo que lo complementa, donde se indica con claridad que el pago se haría una vez se tuviera la firma del rector de la institución frente a un recibido con satisfacción de cada uno de los módulos que componen la herramienta.
"34. LCWEB instaló únicamente el módulo de Escuela Web, sin que éste cumpliera con las especificaciones que se establecieron en el contrato, en la etapa de levantamiento de información y en el Adendo suscrito posteriormente. "35. Las pruebas que se realizaron al módulo de Escuela Web denotaron la ineficiencia del mismo. "36. Los módulos Tributa ERP y Digi-Doc faeron instalados por parte de LCWEB en su versión original, sin las especificaciones que el colegio planteó desde el inicio de la relación contractual.
Estos módulos no faeron objeto de pruebas dado que no se había recopilado la información necesaria para que pudiera fancionar. "37. El CHB no ha recibido capacitación en el uso de la herramienta digital instalada, ni los manuales que indican el fancionamiento de los módulos. "38. El contratista LCWEB ha incumplido las obligaciones que se establecieron la cláusula segunda del "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HEL VETIA DE BOGOTÁ", que reza de la siguiente forma: "OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: La ejecución e implementación del sistema cubre los siguientes servicios: 1.
Designación de un Gerente de Proyecto por parte de LCWEB autónomo en toma de decisiones, quien será el vocero oficial por parte de LCWEB para interactuar con el gerente de Proyecto que debe designar CHB. 2. Definición de parámetros en el sistema. 3. Capacitaciones para cada una de las plataformas implementadas. 3. Pruebas fancionales, obligación que terminará con la CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 20 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB aprobación de las plataformas, aprobación que será de mutuo acuerdo entre las partes. 4.
Acompañamiento, asesoría en el cargue de los datos iniciales y capacitación en el manejo del sistema tanto en la parametrización como en su funcionalidad.
5. EL CONTRATISTA dirigirá los procesos para integrar al sistema a los funcionarios de CHB designados por CHB designados por la institución en: La Consultoría, el acompañamiento, la instalación, la puesta en marcha, la migración, y el entrenamiento.
6. EL CONTRATISTA se obliga a establecer el sistema de información integrado en ambiente Web de tal forma que cumpla los estándares internacionales de calidad para un óptimo funcionamiento, acompañamiento y asesoría en el cargue de información, suministrar manuales de usuarios de los aplicativos, acompañamiento el plan de backup establecido por LCWEB durante los doce meses iniciales. 7.
Definir plan de seguridad, plan e capacitación, plan de contingencia y continuidad de operación del sistema y el plan de auditoría. 8. El Grupo Técnico Operativo del Proyecto se conforma por los ingenieros de EL CONTRATISTA. 9 Garantizar la instalación y operación del sistema a implementar. 10. Brindar la asesoría de un ingeniero de Soporte técnico para la Sistematización de la información del CONTRATANTE. 11.
Brindar la asesoría y la capacitación a los diferentes funcionarios de CHB en la utilización del aplicativo. 11 "39. El CHB no está en la posibilidad de contratar otra empresa con el mismo objeto social de LCWEB para que finalice el trabajo que se empezó, teniendo en cuenta que no cuentan con los códigos fuentes de la herramienta. "40.
CHB pagó de manera oportuna las facturas No. 2006, 2007, 2023 y 2033, cancelando en total la suma de $127.754.666, sin que LCWEB haya cumplido en lo más mínimo el contrato. Dicho de otra forma, se pagó el valor antes mencionado sin recibir nada a cambio. 11 No obstante, mediante escrito de reforma del 12 de abril de 2013 (fls. 155 a 183 Cuaderno Principal), el apoderado de la parte convocante modificó algunos hechos en los que se basan las pretensiones de la demanda inicial, así: CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 21 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB "( ) "El hecho 3 quedará de la siguiente forma: "3.
En esta reunión, el CHB manifestó estar interesado en adquirir el producto, siempre y cuando se realizaran las modificaciones necesarias para que el mismo se adaptara a los requerimientos particulares de la institución educativa. Frente a esta solicitud, la sociedad demandada manifestó estar en la capacidad de hacerlo, para que el producto se adaptara a las necesidades propias del colegio.
"El hecho 27 quedará de la siguiente forma: "27. En la cláusula tercera del Adendo No. 1 al contrato se especificó que "La implementación hace referencia a la puesta en funcionamiento de la solución informática bajo las condiciones específicas solicitadas en el levantamiento de información previamente realizado con los responsables de cada una de las áreas de LA ASOCIACIÓN ESCOLAR HEL VETIA.
", es decir, no bastaba con la instalación de la herramienta básica que ofrecía el contratista LCWEB sino que, como se acordó desde la primera reunión que sostuvieron las partes del contrato, la herramienta tenía que acomodarse a las necesidades propias de la institución escolar, pues la primera no satisfacía los requerimientos específicos del colegio y por lo tanto no le era suficiente "( )" Frente a estos hechos y los de la demanda inicial se referirá el Tribunal al estudiar los temas materia de decisión. 1.9.
Audiencia de Laudo. La audiencia de laudo se fijó mediante Auto No. 17 proferido en la audiencia de alegatos celebrada el 7 de noviembre de 2013 y notificado en estrados, para el día diez (10) de diciembre de dos mil trece (2013). CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 22 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB No obstante y en consideración al término transcurrido del presente trámite, el Tribunal de Arbitramento a través del Auto No. 18 del 4 de diciembre de 2013, modificó la fecha en la que habría de celebrarse la audiencia de laudo para el día diecinueve (19) de diciembre de dos mil trece (2.013).
Esta providencia fue notificada a las partes por Estado del 10 de diciembre de 2013.
11. CONSIDERACIONES DEL TRIBUNAL El Tribunal se ocupará ahora del estudio y decisión de las pretensiones de la REFORMA DE LA DEMANDA 1 de acuerdo con las pruebas regular y oportunamente allegadas al proceso y las normas jurídicas aplicables al caso. A. PRETENSIÓN PRIMERA PRINCIPAL: En la pretensión primera principal, la convocante solicita: "Primera Principal.
Que se declare que entre el CHB y LCWEB, se celebró, el 20 de junio de 2011, el "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HEL VETIA DE BOGOTA", que tuvo por objeto, de acuerdo con lo que se expresa en su cláusula primera: "la ejecución, implementación, y soporte durante un periodo de doce meses, de un sistema de información integrado en ambiente Web, compuesto de las siguientes plataformas:
1. ESCUELA WEB o Sistema de Información Académico. 2. TRIBUTA E.R.P. ó Sistema de Información Administrativo, 3. digi-Doc o Sistema de Gestión Documental, 4. Así como la entrega del Sitio Web autoadministrable (CMS) para el uso y propiedad de CHB. 5. La consultoría para dicha implementación, en su Sede Principal en Bogotá D.C., de acuerdo con la Propuesta dirigida al CHB, de fecha 30 de mayo de 2011, la cual consta de ocho folios y hace parte 1 Folios 155 a 185 del Cuaderno Principal No.1 CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 23 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB integral de este contrato.", contrato que se adicionó a través de Otrosí suscrito el 12 de julio de 2011 y Adendo de fecha 2 de marzo de 2012.
Lo que tiene que resolver el Tribunal es entre otras cosas: (i) si se celebró el 20 de Junio 2011 entre CHB y LCWEB el "EL CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HELVETIA DE BOGOTÁ", contrato que se adicionó a través del Otrosí suscrito el 12 de Julio de 2011 y Adendo de fecha 2 de marzo de 2012;
(ii) si el contrato tenía por Objeto, de conformidad con lo que se expresa en su cláusula primera la ejecución, implementación, y soporte durante un período de doce meses, de un sistema de información integrado en ambiente Web, compuesto por unas plataformas que se identificaron claramente de acuerdo con las necesidades del contratista (iii) si el contrato se adicionó a través de Otrosí suscrito el 12 de Julio de 2011 y Adendo de fecha 2 de marzo de 2012.
Corresponde en consecuencia hacer referencia a las pruebas documentales que se acompañaron al presente trámite arbitral y las testimoniales recibidas, con el fin de decidir la pretensión: 1. El 10 de junio de 2011, se suscribió entre el CHB y la sociedad LCWEB CONSULTORES S.A.S., en adelante LCWEB, el "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HELVETIA DE BOGOTA", cuyo objeto consistió, de acuerdo con lo previsto en la cláusula primera del mismo, en "la ejecución, implementación, y soporte durante un periodo de doce meses, de un sistema de información integrado en ambiente Web, compuesto de las siguientes plataformas:
1. ESCUELA WEB o Sistema de Información Académico. 2. TRIBUTA E.R.P. ó Sistema de Información Administrativo, 3. digi-Doc o Sistema de Gestión Documental, 4. Así como la entrega del Sitio Web CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 24 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB autoadministrable (CMS) para el uso y propiedad de CHB. 5.
La consultoría para dicha implementación, en su Sede Principal en Bogotá D.C., de acuerdo con la Propuesta dirigida al CHB, de fecha 30 de mayo de 2011, la cual consta de ocho folios y hace parte integral de este contrato." 2. El 12 de Julio de 2011, se suscribió el Otrosí No. 1 al "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HEL VETIA DE BOGOTA", por medio del cual LCWEB se obligó a constituir a favor del CHB "una garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas de éste (el contrato) y la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada, que contemple lo siguiente: 1- POLIZA DE CUMPLIMIENTO por el 25% del valor del contrato, por el término de ejecución del mismo y cuatro (4) meses más. 2.- POLIZA DE BUEN MANEJO DEL ANTICIPO por 20% del valor del contrato, por el término de ejecución del mismo y cuatro (4) meses más." 2 3.
El 2 de marzo de 2012, las partes suscribieron el Adendo No. 1 al contrato y en la cláusula tercera se especificó: " ( ) La implementación hace referencia a la puesta en funcionamiento de la solución informática bajo las condiciones específicas solicitadas en el levantamiento de información previamente realizado con los responsables de cada una de las áreas de LA ASOCIACIÓN ESCOLAR HEL VETIA ( )" (negrillas fuera de texto). 3 4.
En la cláusula segunda del mencionado Adendo No 1, se relaciona de manera detallada lo pertinente a la entrega de las PLATAFORMAS ESCUELAWEB, TRIBUTA y DIGIDOC, pues como consta en las declaraciones 2 Folio 6 del Cuaderno de Pruebas No. 1 3 Folio 19 del Cuaderno de Pruebas No. 1 CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 25 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB testimoniales 4, siempre se había advertido que el sistema a entregar tenía que ajustarse a las particularidades del CHB, cómo se realizaría la entrega de las plataformas a que el contrato se refiere; de la misma manera, se indicaron los módulos que comprendían cada una de ellas y se expresaron las funcionalidades de aquellos.
Así, quedó completamente detallado el contenido del sistema de información que debía ser implementado por parte de LCWEB.s 4 Testimonio de la Señora Diana Milena Fajardo Monsalve: "No, era implementación de herramientas en el Colegio bajo las necesidades específicas del Colegio". "Ora Zuleta: Esas necesidades quedaron estipuladas en el Contrato? Dra. Fajardo: "Quedaron estipuladas en un adendo en el que está detallado cada módulo, eso está estipulado " 5"SEGUNDO definir claramente lo pertinente a la entrega de las plataformas ESCUELAWEB, TRIBUTA Y DIGIDOC y la forma de pago en la ejecución del contrato así: La ASOCIACIÓN ESCOLAR HELVETIA, recibirá el Sistema de Información ESCUELAWEB, el cual está comprendido por Módulo Gestión Académica.
Por medio de este se integra a estudiantes, docentes, directivos, administrativos y padre de familia. Cada usuario del sistema docente, directivo, administrativo, estudiante o padre de familia, tendrá un panel de acceso con su propia clave para consultar y administrar la información pertinente a su rol. Descripción del Módulo Gestión Académica.
Gestión de seguridad, a través de usuarios, roles, perfiles y contraseñas. Gestión de admisiones. Registro de Periodos Académicos. Requisitos de Matrícula. Definición de Cupos. Grados y Grupos. Criterios Valorativos. Registro y actualización de notas. Información Estudiantes, docentes y administrativos. Asignación de estudiantes a grupos y codificación. Alumnos Matriculados.
Reasignación de estudiantes a nuevo grupo. Promoción de Estudiantes. Registro de Áreas y asignaturas. Asignaturas por Grado y grupo. Gestión de Horarios. Gestión de perfil Estudiantes. Gestión del Panel Docentes. Gobierno Escolar. Calendario Escolar. Inscripciones a actividades. Comunicados. Publicación de documentos (reglamentos, circulares, listas de textos, programas escolares, menú escolar, documentación matura).
Informes y Reportes: Solicitudes de admisión por sección, consolidados de Notas por cortes, consolidados de ausencias y retardos, informes de desempeño, competencias personales y sociales, estrategias de apoyo, formato de consejos pedagógicos, Boletines. Módulo Biblioteca. Registro de Libros y todo tipo de documento. Administración de recursos.
Registro de grados, tipos de usuarios, perfiles, cargos y causales de multas. Consulta de textos por varios criterios. Reservas en línea. Gestión de fechas de entrega de textos. Generación automática de sanciones. Gestión de Auditoria de Uso. Inventario de textos. Gestión de textos más presentados, más reservados, usuarios con multa y nuevos textos.
Procesos automatizaos de préstamos, sanciones, reservas en línea e informes dinámicos. Módulo Simulador de pruebas saber e ICFES permite interactuar de una manera amigable con la aplicación de pruebas, exámenes, test, evaluaciones académicas entre otros en línea El simulador cuenta con un banco de preguntas y respuestas, clasificadas por área, temas, niveles de complejidad y grados, las cuales se pueden agregar, modificar y/o eliminar según criterio de usuario.
Características del Simulador de pruebas saber e ICFES. Banco de preguntas y respuestas tipo ICFES. Test simulador de pruebas. Familiarización con el tipo de preguntas del ICFES con varios niveles de dificultad. El Sistema desarrolla seguridad y confianza para la presentación de exámenes reales. El CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 26 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB estudiante puede competir con varios usuarios que ya están autoevaluándose en línea.
El Sistema permite al estudiante probar sus conocimientos. El acceso al Sistema es intuitivo y con ayudas pedagógicas. Módulo Surfing Por medio de este módulo en línea se puede realizar y/o gestionar consultas, investigaciones o cualquier tipo de tarea o actividad asignada a los estudiantes. Se permite que los estudiantes docentes y demás usuarios según su perfil puedan contribuir con contenidos vía foros y blogs.
Los temas se organizan por materia, por autor, tema, grados y fechas. El módulo surfing cuenta con un buscador inteligente el cual presenta los resultados al usuario de forma rápida y ordenada, con las búsquedas más consultadas y enlaces que presentan texto, imágenes y video. Se hará seguimiento a las consultas de los visitantes para tener el control de su actividad.
Cada estudiante podrá ingresar con usuario y contraseña para obtener beneficios adicionales, como historial de consultas, favoritos, documentos descargados, entre otros. Características del módulo surfing. Presenta temas en todas las áreas y asignaturas. Interfaz de fácil acceso, intuitiva y configurable. Gestión de los contenidos. Enlaces directos a las principales fuentes de conocimiento de internet.
Enlaces a páginas de juegos pedagógicos en línea de las diferentes áreas. Muro de publicaciones y artículos del Colegio. Consulta en línea de documentos, libros, multimedia y archivos de interés. Módulo Matura. Contiene todos los lineamientos para optar por un bachillerato internacional, homologación y valoración de notas de acuerdo a los parámetros exigidos por la institución. Generación de informes de notas de experiencia, consolidados de notas y boletines de matura.
Módulo Transportes Este módulo permite la gestión de:. Asignación de rutas. Gestión y Control de documentos del vehículo. Gestión y Control del mantenimiento, repuestos e insumos para los vehículos. Interactúa con Contabilidad. Recurso Humano y Módulo Académico. Consultas y reportes. Módulo Enfermería: Este módulo permite la gestión de lo siguiente:.
Manejo de archivos con la información médica de ingreso, vacunación y otros establecidos por la institución. Gestión y control de medicamentos autorizados. Manejo de agenda. Manejo de campañas de salud. Interactúa con Contabilidad. Recurso Humano y Módulo Académico. Consultas y Reportes. Módulo Psicología: Este módulo permite la gestión de lo siguiente:.
Manejo y administración de archivo con la historia clínica sicológica de la familia y del alumno al ingreso de la institución. Manejo de agenda. Seguimiento del alumno y de los padres. Orientación a Padres y Orientación a Jóvenes. Orientación profesional. Interactúa con Contabilidad, Recurso Humano y Módulo Académico. Consulta y Reportes.
Módulo Alimentos y Bebidas: Creación y administración de recetas y requisición de alimentos y bebidas para: ensaladas, sopas, postres, almuerzos, dietas, jugos, frutas, insumos a oficinas y profesores, merienda presea/ar, merienda grupo de juegos, merienda empleados; aislamiento diario de alimentos y bebidas. TRIBUTA. Activos Fijos: Agrupar los activos fijos de acuerdo con sus características y con base en la normatividad contable actual del país. Permite que cada grupo de activos fijos se le puedan asignar datos y criterios diferentes como por ejemplo vida útil, método de depreciación. Los activos heredan las características que se han definido en los grupos de activos fijos.
Permite la toma o muestras de inventarios con lector de código de barras y su posterior cara al módulo respectivo. Controla que no se puedan realizar movimientos de activos fijos como ingresos, bajas de traslados, con fechas de un periodo contable ya cerrado o con fecha posterior. El módulo de activos fijos calcula los valores de depreciación y gastos de depreciación para cada uno de los activos.
El módulo de activos fijos genera la contabilización automática de los comprobantes contables de gastos de depreciación, ajustes por traslados y bajas, y otros. El módulo de activos fijos detecta y marca los activos que cumplen su vida útil contable en el periodo que se está cerrando. El módulo de activos fijos permite hacer cargas masivas de información como saldos iniciales de activos fijos, placas.
En el ingreso y registro CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 27 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB de nuevos activos fijos. La causación de las facturas de compra de bienes afecta en línea el módulo de los activos fijos. Permite ingresar y almacenar la información de un activo fijo en cuanto a su descripción, marca, modelo, ubicación, número de placa, histórico de plaqueteo, número de serie e información financiera como costo histórico, depreciación acumulada y otros.
Permite registrar de manera manual o automática el número de placa del activo fijo. El número de placa del activo fijo está relacionada con la información del bien o módulo de inventarios. El módulo de activos fijos permite registrar partes accesorias del elemento. El módulo de activos fijos permite registrar para cada activo las pólizas de seguros, incluyendo fechas de vencimiento y la compañía aseguradora.
El módulo de activos fijos permite registrar para cada activo su garantía incluyendo fecha de vencimiento y empresa. Asigna un responsable a cada activo fijo. Opción de imprimir o generar el acta de entrega de un activo fijo con todos los datos que han sido ingresados. Actualizar la información de un activo fijo en cuanto a su descripción, marca, modelo, ubicación, número de placa, histórico de plaqueteo, número de serie e información financiera.
Realizar el fraccionamiento de un activo que haya sido asociado a otro, permitiendo registrar toda la nueva información. Guarda el histórico de ubicaciones de un activo. Guardar el histórico de responsables de un activo. Registra las adiciones o mejoras sobre los activos utilizando los diferentes conceptos definidos, pudiendo cambiar la vida útil de los activos afectados.
Registrar el valor de los activos totalmente depreciados en cuentas de orden. El módulo de activos fijos permite manejar y generar un formato para la elaboración de las actas de bajas de activos fijos. Permite hacer el registro de bajas de activos utilizando diferentes conceptos como perdida, destrucción, agotamiento. Reversa la baja de un activo fijo realizando los ajustes correspondientes de manera automática.
Mantiene un registro histórico de los activos fijos que se han dado de baja. Realiza consulta sobre depreciación por fechas. Inventarios. Permite el manejo de n número de almacenes o bodegas. Manejo de múltiples ubicaciones dentro de cada almacén o bodega. Manejo de bodegas con inventario en consignación o préstamo. Manejo de kardex por cada uno de los almacenes o bodegas que se hayan definido.
El maestro de ítems d incluye el registro de datos como código, descripción, unidad de medida. Clasifica los diferentes elementos por grupos, subgrupos y categorías. Clasifica los elementos por tipo como de consumo, devolutivo, activo fijo. Definición de varias unidades de medida. Definición de factores de conversión entre medidas que permita el manejo de unidades de despacho distintas a las unidades de compra.
Configurar o parametrizar los diferentes tipos de movimientos de inventarios con la afectación contable respectiva. Los diferentes movimientos de inventario afecten en línea los respectivos saldos de inventario. Controla que o se puedan realizar movimientos de inventarios con fechas de un periodo contable ya cerrado o con fecha posterior a la de cierre.
Manejo de consecutivos independientes para los diferentes tipos de documentos que soportan los movimientos de inventario. Control de niveles mínimos y máximos de stock de cada producto y puntos de reorden. Toma de inventarios, desde la preparación del proceso, generación de reporte de inventario, registro del inventario físico en - hasta la generación automática de los movimientos de ajuste contable.
Manejo de códigos de barra para recepción, almacenamiento y control de elementos de inventario. Contabilización automática de todos los movimientos de inventario. Generación automática de los comprobantes contables de ajustes de inventario. Permite obtener un histórico de ajustes a los inventarios. El maestro de ítems maneja un código único para cada elemento independiente de valores de como la localización. Maneja o permite el ingreso de elementos a inventario proveniente de la orden de compra o contratos.
Control de los elementos que se están recibiendo versus los aprobados en la Orden de Compra. Permite llevar el control de inventario de elementos consumibles. Lleva el control del inventario de elementos devolutivos. CENTRO DE ARBITRAJE V CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 28 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB Mantiene valorizados los inventarios.
Realiza el registro de bajas de inventario indicando la causa y generando la contabilización contable respectiva. Registro y control de las fechas de vencimiento de algunos elementos como reactivos, medicamentos, insumos de culinaria. Control de los elementos que se están despachando versus los aprobados en la Orden de Compra. Realiza la afectación del presupuesto en el momento de la salida de elementos de la bodega o almacén. Lleva un control de las salidas del almacén que se realizan a los diferentes centros de costo. ltems.
Amplía la descripción del ítem en la requisición y en la orden de compra. Controla la no repetición de un mismo artículo en una requisición. Controla que los ítems que se vayan a solicitar o tengan stock en las bodegas. Maneja diferentes unidades de empaque o de presentación. Maneja garantías por ítems. Maneja /VA por ítem y por grupo de ítems.
Consulta ítems equivalentes. Define las diferentes listas de precisos por producto y proveedor. Permite que los ítems puedan ser consultados por precio o porcentaje de descuento. Mostrar el catálogo de precios por varias unidades de medida. Adquisición de bienes y servicios. Registro de proveedores con información básica por cada uno como identificación, nombre, dirección, teléfono, tipo, clase, datos para pagos electrónicos y condiciones de pago.
Funcionalidad para que el proveedor pueda ingresar al sistema vía web y realizar operaciones como verificar el estado de las ordenes de compra, imprimirlas controladamente, verificar entregas pendientes, consultar pagos pendientes y realizados, realizar cotizaciones directamente. Funcionalidad web para que cada proveedor ser evaluado aún sin haber tenido compras, con el fin de identificar causales de no compra.
Dispone de mecanismos para que un proveedor se evaluado en el momento de la compra o de los servicios prestados, sí la respuesta es afirmativa explicar en observaciones cuales son estos mecanismos. Proporciona un análisis sobre la evolución del proveedor en su relación con la institución. Envía orden de compra en formato PDF por correo electrónico al proveedor.
Permite llevar un registro de las cotizaciones enviadas por cada proveedor. Manejo de catálogos de productos de proveedores con precios y medidas. Clasificar a los proveedores por diferentes criterios. Muestra proveedores de productos equivalentes. Permite bloqueo y/o desbloqueo de proveedores por temas de evaluación, decisiones corporativas, de manera individual y colectiva.
El maestro de proveedores permite la definición de Proveedor Principal con sucursales o filiales definidas. Registra las cotizaciones de los proveedores. Evaluar cotizaciones que previamente han sido registradas. Controla los servicios de posventa ofrecidos por el proveedor en su cotización. Permite que una solicitud de cotización se enviada a varios proveedores a la vez.
Programa automáticamente los días de pago a proveedores teniendo en cuenta sus condiciones de pago. Acepta entregas parciales de una orden de compra/servicio de acuerdo a políticas establecidas. Manejo de multimoneda. Consulta de la etapa del proceso de compras y la dependencia en la que se encuentre la solicitud de compra o de servicio.
Relaciona los ítems o servicios con proveedores, de la forma que se pueda consultar los proveedores que ofrecen determinado ítem o servicio. Deja registro de cada una de las transacciones realizadas en el proceso, desde la requisición hasta el ingreso de la compra. Deja registro de todas las requisiciones y órdenes de compra registrada, anulada, eliminada, modificada y aprobada.
Insertar comentarios fijos o temporales en la orden de compra. Consulta por proveedor las compras y ordenes de compras que se le han realizados y el estado de las mismas. Permite el control de anticipos y cruce de cuentas. Permite en la orden de compra discriminar diferentes tipos de !VA al mismo tiempo, de acuerdo a la naturaleza del ítem.
Registra la fecha y hora en cada cambio de estado de la requisición o de la orden de compra. Consulta de órdenes de compra pendientes de recibir seleccionando las vencidas o no o todas, teniendo en cuenta el tiempo de entrega estipulado en la orden. Elaboración de una sola orden de compra que agrupe varias requisiciones aprobadas. CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 29 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB Permite que los datos registrados en las solicitudes de compra o de servicio, se copien en la orden para evitar digitar nuevamente los ítems.
Una orden de compra que tiene algún nivel de aprobación no se modificada. Permite generar una requisición desde el módulo de inventarios para la solicitud del producto. Permite tomas acciones individuales y colectivas para órdenes de compra no tramitas, recibidas parcial o totalmente, o que ya no son necesarias. Realiza control activo presupuesta/ desde el momento de la requisición. Registra la fecha en que se envía la orden de compra o de servicio al proveedor.
Registra las requisiciones por centro de costo, proyectos, función, ciudad, así como la modificación y anulación de la misma. Registra las tasas de impuestos a que está sujeto cada producto o servicio en el momento de realizar la Orden de Compra. Permite el registro de los descuentos financieros en la orden de compra. Programa compras por periodos de tiempo y especialidades.
Consulta y reportes. Permite medir el tiempo de respuesta del área de compras a las solicitudes efectuadas por las diferentes dependencias. Hace seguimiento al presupuesto de mantenimiento. Permite consultar casos de mantenimiento o reparación solucionados de acuerdo con el estado en que se encuentran. Obtiene estadísticas de gastos por áreas de diferentes conceptos como: viáticos, tiquetes, hospedaje, en periodos de tiempo.
Genera un histórico de reclamaciones. Permite que los saldos consolidados después del inventario pasen a ser los reales. Consulta e informes de activos totalmente depreciados. Consulta e informe de costos y depreciación por cada activo. Consulta e informe de costos y depreciación por grupo de activos. Consulta y reporte por grupo de inventarios de los activos que posee.
Consulta y reporte de ingresos y movimientos por grupo de activos en un periodo determinado. Consulta y reporte del vencimiento de las garantías. Consulta y reporte de los activos que están asegurados. Consulta y reporte de los avalúas técnicos y valorizaciones realizadas durante un periodo. Consulta y reporte de los activos dados de baja en un periodo determinado.
Consulta y reporte de la Hoja de Vida del activo, resumida o detalladas. Consulta y reporte por dependencia, de los elementos bajo su cargo clasificado por ubicación física o por responsable. Consulta y seguimiento de activos fijos asegurados. Reporte del kardex mensual de elementos de en forma total, por grupo de elementos o por elemento que muestre cantidades y valores.
Informe consolidado de los movimientos de inventario, tanto en cantidades y valores, por elemento, grupo de elementos y total. Informe consolidado de saldos de inventario por elemento, grupo de elementos y total. Informe de consumos por elemento en un periodo de tiempo. Informe de consumos por centro de costo en un periodo de tiempo.
Consulta de saldos en cantidades por ítem de inventario. Generación de reporte para realizar el inventario físico total o parcial. Reporte de faltantes y sobrantes del inventario físico. Reporte de consumos históricos para establecer pronósticos de necesidades futuras. Formato de Salidas o Entradas de almacén. Recurso Humano Selección. Gestión de los perfiles de cargos.
Maneja categorías de cargos. Cuenta con herramientas de selección y deja evidencia de los resultados y etapas del proceso de selección. Permite el manejo de modelos de competencias. Administra hojas de vida por perfiles y cargos de aspirantes. Administra hoja de vida por perfiles y cargos de empleados. Controla proceso de selección versus la planta aprobada.
Recibe solicitudes para cubrir vacantes. Permite tener una base de datos de hojas disponibles de posibles candidatos. Hacer solicitud de cargos nuevos. Gestión de contratación. Consulta el vencimiento de los contratos. Maneja histórico de contratos y mantiene información tanto de fechas como de valores. Permite que un empleado tenga más de un contrato activo.
Administración de diferentes tipos de contratos. Consultar la documentación pendiente de legalizar por parte de los empleados. Permite que el valor de un contrato de un funcionario se pueda distribuir por ubicación en diferentes centros de costos, nodos y función Distribuido por porcentaje en casos de asignación salarial fijo o por valor CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 30 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB si es asignación por honorarios.
Consolida y totaliza en el momento del pago de nómina todos los conceptos, cuando un docente tiene más de un contrato. Controla la asignación académica programada de un docente versus el número de horas definidas por asignatura. Permite actualización de datos básicos de del empleado de forma individual o masiva por algún medio. Registra el motivo de retiro de los funcionarios.
Maneja la contratación por Orden de servicios catedráticos. Controla la carga académica y administrativa de los docentes, distribuida en centro de costo, programas entre otras. Controla el número de horas máxima que puede tener asignado un docente laboral o catedrático. Permite manejar todos los modelos de contratación docente. Permite el manejo de planillas de contratos.
Expedición de certificaciones laborales de manera automática por cada empleado. Programa horarios laborales. Permite la reactivación de empleados al inicio del periodo académico, Siendo este tomado como un nuevo contrato. Genera automáticamente el carné del funcionario. Permite mover salarios entre centro de costos y periodos. Nómina.
Está enmarcada bajo la legislación actual colombiana. Permite el manejo del régimen tradicional y el régimen integral. Permite la actualización de los parámetros generales, como el incremento salarial aprobado, /PC, SMLV, subsidios de transporte, entre otros en el momento que la institución lo requiera. Permite parametrización en línea con los pagos que se hacen a través de PILA.
Permite el ingreso de valores legales base para el cálculo de nóminas de forma parametrizada y de acuerdo con vigencias (SML V, salario integral, auxilio de transporte, porcentajes aplicados al empleado/empleador según corresponda en relación la EPS, ARP, FSP, JCBF, SENA, Caja de Compensación Familiar, prima, vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías, horas extra, retención en la fuente, rete-ica y demás límites legales para las liquidaciones).
Maneja varios tipos de nómina como por ejemplo mensual, diaria, por hora, por cátedra, entre otras. Permite el envío a través de correo electrónico de documentos expedidos desde el módulo como comprobantes de pago. Perite el ingreso de novedades masivas o por grupo de empleados. Permite parametrizar y administrar automáticamente los procedimientos de retención en la fuente.
Almacena la información de los embargos (tipo, porcentaje, juzgado, demandante, número de oficio, etc.). Controlar la base de liquidación para incapacidades y controla el pago de las mismas. Parametriza conceptos de pago y descuentos para ser aplicados no consecutivamente todos los meses sino en periodos exclusivos (cada mes, cada dos meses, cada tres meses o cada semestre).
Prioriza y controlar los conceptos a deducir a un trabajador dependiendo de los límites legales establecidos por la ley. Genera toda la información necesaria para realizar las causaciones contables respectivas. Genera la información contable de los pasivos pendientes por pagar. Genera la información para poder realizar los pagos de la nómina en el módulo de tesorería. Permite generar pre nómina por empleado, o grupo de empleados.
Permite la adición de conceptos y agrupaciones de los mismos. Permite reversar la liquidación de Nómina por empleado o grupo de empleados. Permite la validación de los conceptos ingresados en la liquidación de una nómina, por ejemplo valida que la fecha de vacaciones no coincida con una fecha de licencia o permiso no remunerado. Permite manejo de salario variable por empleado.
Permite la parametrización de la base y el número de días, para la liquidación de vacaciones individual o colectiva. General autoliquidación de Seguridad Social cumpliendo con las normas legales del país, genera archivos a medios magnéticos y consolida por todas las nóminas. Controla los saldos e históricos de los descuentos que se hacen por nómina de los funcionarios.
Controla los préstamos a empleados. Controla el cierre de periodos de nómina. Permite la configuración de fórmulas específicas en cada concepto. Permite la liquidación de prestaciones sociales parciales, ya sea de forma individual o masiva o por grupo de empleados. Permite la liquidación de prestaciones sociales de conformidad con la ley cuando se han tenido variaciones CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 31 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB salariales durante los últimos tres (3) eses.
Calcula mensualmente los consolidados de prestaciones legales y extralegales por empleado. Efectúa descuentos simultáneos de cuotas fijas y porcentajes sobre sueldos (por ejemplo embargos). Genera la autoliquidación extendida para los docentes. Captura las novedades relacionadas con los certificados de vivienda, estudio y salud.
Administra el histórico del pago ($) de cesantías e intereses de cesantía En especial el pago parcial. Cuenta con una interfaz para que desde académico se le reporten las horas dictadas por los docentes. Permite la generación de estadísticas de N° de empleados, aportes a la seguridad social, parafiscales, rotación, ausentismo, capacitaciones a empleados, nivel educativo de los empleados, formación. Lleva control de pagos de Beneficio (Auxilio de nacimiento, crédito educativo).
Genera la información para terceros en medios magnéticos. Registra los aportes voluntarios a Fondos de Pensiones hechos por los empleados. Realiza el Paz y salvo de los empleados de manera automática por las áreas que se involucran. Permite el esquema de pagos de compensación flexible o por resultados. Configurar la liquidación de primas por efecto de salarios variables, Permite la adición de otrosí al contrato.
Permite el control de las dotaciones. Salud ocupacional. Permite ingresar y hacer seguimiento del número de casos por enfermedad común, enfermedad profesional y accidente de trabajo, personal administrativo y docente. Permite ingresar el número de días de incapacidad de toda índole producidos por enfermedad profesional, accidente de trabajo en la población trabajadora.
Permite ingresar asistencia a capacitaciones, talleres y actividades de salud ocupacional y emergencias, personal administrativo y docente. Permite ingresar estudiantes, docentes capacitados en plan de emergencias por programa (semestralmente). Permite ingresar porcentaje personal administrativo capacitado en plan de emergencias y sistemas general de riesgos profesionales.
Permite ingresar y hacer seguimiento a las condiciones de salud y trabajo por diferentes conceptos definidos, por ejemplo: riesgo epidemológico. Permite ingresar actividades puntuales discriminadas por labor, personal administrativo (eje; trabajo en video terminales, trabajo de pie, riesgo público). Permite definir y controlar las diferentes actividades de promoción y prevención. Cartera.
Permite generación de diferentes informes de cartera por modalidad. - línea- sedes - programas-y otras. Permite la consulta e impresión del histórico de los créditos por tercero. Permite consultar e imprimir un estado de cuenta por tercero y por grupo o grupos determinados mostrando días de morosidad. Permite imprimir la historia de todos los créditos otorgados con valor inicial y los abonos realizados, valores pagados por matrículas y periodos académicos vigentes y vencidos.
Permite la consulta e impresión por internet de los estados de cartera. Permite generar estados de cartera incluyendo honorarios de cobro pre jurídico. Maneja la cartera por edades y genera los informes pertinentes a una fecha específica. Genera cartas de cobro para deudores y codeudores de acuerdo a su vencimiento por programa, modalidad o individual.
Permite pre diseñar los modelos de las cartas de cobro y realizar mantenimientos a su contenido. Permite manejar diferentes edades parametrizables de cartera de los estudiantes. Permite la refinanciación de las obligaciones de los estudiantes y su liquidación. Permite abonos a capital y re calcular las cuotas sobre las obligaciones existentes.
Se pueden modificar las condiciones iniciales de la obligación. Administrar los codeudores de las obligaciones financieras de los estudiantes. Permite el registro y administración de actividades de cobro de cartera y seguimiento sobre los acuerdos de pago existentes. Permite controlar y consultar los acuerdos de pago realizados con los estudiantes y codeudores.
Cálculo de intereses corrientes y de mora automáticos según lo parametrizado, calculándolo en las líneas que escoja el usuario. Calcula la fecha de pagos mensulaes o en tras periodos automáticamente con fechas iguales ej: 15 de cada mes. Permite la condonación o negociación de intereses. Permite consulta saldos pendientes de los empleados por créditos o CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 32 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB anticipos.
Permite que otras áreas carguen conceptos a cobrar a estudiantes y empleados que se reflejen en una deuda. Genera informe del flujo de ingresos de cartera. Permite el cruce de saldos a favor del estudiante para ser aplicados a cartera y que afecte directamente los saldos de cartera. Permite la administración de obligaciones de cobro jurídico, su asignación y liquidación con honorarios.
Permite la anulación y reversión de transacciones por cartera. Permite generar recibos de pago de la cuota actual con saldos pendientes en cobro jurídico o cuotas canceladas sin cargar, sin que esto afecte el valor real de la cuota a pagar. Permite generar reportes con los estándares exigidos por las centrales de riesgo. Permite reversar el crédito al momento de anular la matrícula y dejar los saldos cancelados por estos conceptos a favor de estudiantes o favor de la institución dependiendo el caso.
Permite realizar la provisión de cartera por edades y por tercero. Genera consultas que permiten identificar las cuotas vencidas de los créditos de los estudiantes para su gestión y control. Permite imprimir el recibo de pago de las cuotas o descargarlo vía web con código de barras desde cualquier impresora. Permite al usuario seleccionar los cheques devueltos, especificar la causal de devolución y calcular los intereses de mora.
Permite calcular el interés corriente a la fecha en que se ingrese el pago. Permite calcular los intereses corrientes de acuerdo a la fecha proyectada. Constancias financieras. Permite solicitar y generar una constancia financiera por internet. Permite la generación automática de una constancia por el valor del semestre. Permite la generación de constancias sobre la forma de pago de la matrícula.
Permite la generación de constancias sobre la forma de pago de la matrícula. Permite la generación de constancias de otros derechos pecuniarios. Permite que las constancias se generen a nombre de un tercero diferentes al estudiante. Permite general constancias de valores cancelados por concepto de cartera de periodos anteriores. Permite generar constancias deuda cartera de un periodo vencido más un valor de matrícula del periodo a iniciar.
Permite generar constancias por valores cancelados por conceptos de pagos realizados a proveedores, reintegros, bancos, etc. Permite que el estudiante pueda hacer la solicitud de una constancias financieras por de información. Egresos. Permite controlar los cheques entregados y genera un informe. Permite la generación de reportes de los egresos generados por concepto, terceros, fechas y otros.
Permite consultar causaciones según las fechas de vencimiento de las facturas de tal forma que yo pueda realizar la programación de pagos de las facturas. Permite realizar pagos por transferencia electrónica. Permite generar el archivo plano para pago en banco (Transferencia electrónica) y me permite organizar/o libremente de acuerdo a las exigencias de la entidad financiera.
Actualiza el flujo de caja con los egresos. Permite realizar pagos parciales de una causación. Permite consolidar obligaciones de un proveedor para realizar un solo pago. Actualiza los saldos de los libros de bancos para que tesorería tenga acceso a realizar la consulta. Permite el manejo de varios bancos para pagos. Permite la generación masiva de cheques.
Permite el manejo de varios bancos para pagos. Permite la generación masiva de cheques. Permite la impresión de cheques en diferente formatos (Según banco o tipo de cheque). Genera un comprobante del pago realizado, indicando nombre, fecha, valor, retenciones realizadas, facturas canceladas, cuenta a la que se giró y que se pueda enviar por correo electrónico.
Permite realizar la aprobación de los pagos a realizar. Permite seleccionar los pagos que han sido rechazados por el banco para generar un nuevo pago ya sea nuevamente por transferencia electrónica o cheque. Facturación. Genera un informe por fecha sobre los vencimientos de las facturas. Permite consultar las facturas por conceptos y terceros.
El módulo de facturación afecta en la línea la cartera, las ventas, los inventarios y la contabilidad. Permite realizar una factura por concepto de matrícula a una entidad de tal forma que quede registradas tanto a la entidad que solicito la factura como al estudiante al cual le van a cancelar la matrícula Ej. Facturar a CENTRO DE ARBITRAJE V CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 33 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB una empresa por la matrícula de un empleado y que en el tercero del estudiante especifique que debe por matrícula de un empleado y que en el tercero del estudiante especifique que debe por matrícula de acuerdo a la factura X. Permite un manejo ampliado de la descripción del servicio a facturar, incluyendo el centro de costos que solicita.
Presenta generación automática de los registros presupuesta/es asociados a la facturación. Captura los descuentos que otorga la institución por ítems. (becas, convenios, descuentos). Calcula los impuestos municipales relacionados en la factura. Genera e imprime la factura. Permite el registro de notas débito y notas crédito e impresión de cada una.
Genera automáticamente los registros contables y presupuesta/es asociados a la facturación. Permite la generación e impresión de los documentos contables y presupuesta/es. Genera consultas e informes de facturas generadas en un periodo de tiempo. Genera consultas e informes de facturas generadas para un mismo cliente. Genera consultas e informes de facturas generadas por centro de costo en un periodo de tiempo.
Permite el registro automático en cuentas por cobrar. Flujo de caja. Permite generar informes del flujo de caja inicial y por periodos. Permite generar el flujo de caja proyectado de acuerdo a la programación del presupuesto ya aprobado, a la disponibilidad del saldo de las inversiones, del saldo de bancos y a la programación de pagos.
Permite generar el flujo de caja ejecutado de acuerdo a los giros que se realizan agrupados por conceptos ej. Gastos de personal, impuestos, propiedad planta y equipo, entre otros. Permite hacer actualizaciones periódicas para el flujo de caja proyectado y ejecutado (diarias, semanales, mensuales). Permite parametrizar indicadores de gestión y evaluación Ejemplo: Ejecutado vs proyectado por rubros.
Permite realizar flujos de caja comparativos con años anteriores y por periodos. Genera Estado de Flujos de efectivo. Permite que otro usuario autorice realice la consulta de flujo de caja tanto ejecutado como proyectado. Matrículas. Permite imprimir lotes de órdenes de pago generadas. Genera órdenes de matrícula financiera masiva e individual.
Permite generar la carga financiera independiente de la carga académica. Permite el ingreso de descuentos en matrículas y otros ingresos. Guarda la historia de las liquidaciones por tercero. Permite bloquear la generación de órdenes de matrículas a estudiantes con saldos financieros. Permite realizar y controlar las modificaciones académicas a matrículas que ya han sido generadas.
Permite realizar y controlar las modificaciones académicas a las matrículas que ya han sido generadas. Las modificaciones académicas a las matrículas se reflejan de manera automática en la matrícula financiera. Permite la consulta e impresión en internet de las liquidaciones de matrículas, y de las órdenes de pago. Permite consultar los saldos de cartera y estado de cuenta del estudiante por internet.
Genera automáticamente los recargos a la matrícula financiera según el calendario estipulado. Genera informe de matrículas por fechas - periodo - rangos. Genera informe de los descuentos por conceptos - rango de fechas - periodos - sedes - programas etc. Recaudos. Permite consultar todos los recaudos por periodos. Permite generar una consulta de recaudos por tercero en un periodo determinada.
Genera un informe de los recaudos por forma de pago de las matrículas por estudiantes/grupos. Permite Ingresar y aplicar en línea recaudos. Permite importar la información de recaudos de bancos, cargarla al sistema y realizar el cruce de cartera. Contabilizar automáticamente las operaciones de recaudos. Permite abonar el pago de un tercero a varios conceptos o facturas.
Valida que para contabilizar un comprobante, este se encuentre cuadrado. Permite el recaudo de pagos parciales de conceptos liquidados. Puede controlar topes de dinero ingresado a la caja. Los ingresos afectan en línea los módulos de contabilidad - presupuesto y el flujo de caja. Permite el manejo de varias cajas. Permite realizar el cuadre de caja diario.
Permite marcar o parametrizar los ingresos por tarjetas con diferentes franquicias enrutado el banco de consignación. Permite el bloqueo de terceros con deudas o cartera vencida. Permite la consulta del CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 34 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB resumen de los ingresos y egresos por conceptos diarios u otros periodos de caja y bancos.
Permite la elaboración de notas débito por cheques devuelto generando nuevamente la obligación que se había abonado. Permite y controla la condonación de recargos. Permite generar automáticamente un saldo por pagar o a favor del tercero por un mayor valor recibido. Permite generar archivos planos de ingresos y causar individualmente el documentos soporte Partiendo de los vencimientos de cheques posfechados generen la nota bancaria.
Permite registrar el nombre de la persona natural o jurídica que está realizando el pago que en algunos casos es diferente al estudiante. Permite mantener un arqueo actualizado de los cheques entregados en el área de caja. Permite realizar la modificación y reversión de cajas ya cerradas con la debida autorización. Con el recaudo bancario de facturación se puede cruzar automáticamente con el nit del tercero. Genera una copia de una impresión por cada documento de caja o nota bancaria y muestra el detalle de los conceptos.
Permite la reimpresión de un documento de recaudo en otra fecha. Permite imprimir un reporte de los recaudos recibidos por cheque. Permite recibir anticipos de matrícula Tarifas. Permite copiar tarifas entre diferentes periodos. Permite que todas las tarifas puedan ser actualizadas con un porcentaje establecido Contabilidad. Genera información contable consolidada automáticamente.
Genera un PUC de ocho niveles. Permite manejar ubicación geográfica como clasificador independiente al de centros de costo. Permite crear los comprobantes que necesite la institución para un funcionamiento ideal del aplicativo y controla sus consecutivos. En los comprobantes generados en cada uno de los módulos se mantienen para el registro contable y presupuesta/.
La solución permite generar y guardar planillas de comprobantes para uso repetitivo o frecuente. El aplicativo genera comprobantes automáticos de diferencia de cambio. La solución genera distribución de gastos por cuenta y centro de costo en forma automática. El paso de información de los demás módulos de contabilidad es en línea.
La solución posibilita realizar cierres contables mensuales impidiendo que se pueda cargar más información a dicho periodo. Permite trabajar varios años al mismo tiempo. Las amortizaciones de ingreso y gastos diferidos están incluidas en la solución ofrecida. Permite la reversión de amortizaciones y diferidos. Permite que los terceros manejen un código diferente al documento de identificación. Al sistema se le puede configurar o activar el algoritmo para el dígito de verificación que permita validar la identificación de los terceros.
Permite consultarlos terceros por diferentes criterios. La solución permite realizar ajustes contables directamente en el módulo. Permite la modificación y anulación de comprobantes contables directamente en el módulo. Permite a modificación y anulación de comprobantes contables antes del cierre de un periodo fiscal. Permite la verificación de que el total de movimientos débitos sea igual al total de movimientos de crédito por documento.
Permite registrar documentos en meses anteriores al periodo vigente. Realiza liquidación en línea de provisiones. En la solución el proceso de cierre contable anual se realiza automáticamente. En el aplicativo el cierre anual se puede reversar. La solución permite realizar cierres contables mensuales. Permite realizar un cierre parcial de un periodo contable.
La solución contempla cierre de cualquier cuenta diferente a las de resultado con parametrización especial. La solución permite manejar rete fuente, /VA e /CA con la normatividad nacional y regional incluida. El aplicativo permite generar medios magnéticos para la DIAN. El aplicativo permite generar declaraciones tributarias nacionales.
El aplicativo permite generar declaraciones tributarias distritales. La solución permite generar anexos para las declaraciones tributarias distritales. La solución genera certificados de retención en la fuente. La solución genera certificaciones de retención de /CA. La solución permite generar reportes para la elaboración de declaraciones tributarias.
La solución genera reporte de balance general por niveles el incluye todos los clasificadores (sedes, centros de costo, proyectos, función). La solución genera CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 35 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB reporte de estado de resultados por niveles e incluye todos los clasificadores (sedes, centros de costo, proyectos, función).
La solución genera reporte de estado de cambios en la situación financiera por niveles. La solución genera reporte de estado de flujo de efectivo por niveles. La solución genera reporte de estado de cambios en el patrimonio por niveles. La solución genera reporte auxiliar por cuenta, centro de costo, y tercero de manera detallada. La solución genera reporte auxiliar por cuenta, centro de costo, proyectos, nodos y tercero de manera resumida.
La solución genera un inventario y balances (Saldos balance por terceros). Genera libro oficial "Mayor y balances". Genera libro oficial "Libro diario". Permite manejar saldos históricos y movimientos débito y crédito a nivel de cuentas y centros de costo para cada uno de los periodos contables de los años que determine el usuario.
Permite generar estados financieros por un solo periodo y acumulado. Permite desde cualquier consulta exportar a Exce/. Permite tener todos los periodos para consulta independiente de que hayan sido cerrados o no Presupuesto. Genera el presupuesto consolidado automáticamente. Maneja un PUC para presupuesto independiente del contable.
Permite manejar una estructura de centros de costo de 1 O a 15 dígitos independiente del plan de cuentas. El presupuesto se puede estructurar con las variables que defina la institución, La solución permite asociar el PUC presupuesta/ con el contable. Los registros y la afectación presupuesta/ se hace en línea. El módulo de presupuesto permite hacer traslado de recursos de un rubro a otro.
Permite hacer el traslado de recursos de un proyecto a otro. La ampliación maneja documentos que van más allá de una vigencia. El módulo de presupuesto recibe y carga en línea la información de ingresos. La solución permite modificar y anular documentos presupuesta/es. La solución permite manejar un certificado de disponibilidad presupuesta/ como eje de transacciones del módulo y genera el documento impreso.
La solución maneja apropiación presupuesta/ y ajustes por cada uno de los clasificadores creados. La solución maneja compromiso presupuesta/ por cada uno de los clasificadores creados. La solución maneja ejecución presupuesta/ por cada uno de los clasificadores creados. La solución realiza control de disponibilidad por cuenta, centro de costo y proyectos.
La solución realiza control presupuesta/ en valores y unidades. Permite realizar el anteproyecto de presupuesto del siguiente año, es decir realiza proyecciones con unos parámetros básicos. Hace control y seguimiento de los documentos (trazabilidad). La solución tiene la opción de realizar ajustes, adiciones, modificaciones a cada una de las variables del presupuesto.
La solución genera reportes comparativos entre lo ejecutado y lo presupuestado, mes a mes, anual o por periodos predefinidos. La solución permite consultas múltiples por diferentes criterios presupuesta/es. El aplicativo permite incluir proyectos que no estén asociados a cuentas. La solución permite conciliar el presupuesto vs contabilidad.
Maneja reserva de caja. Maneja reserva de aprobación. La solución incluye un generador de reportes, con modelos flexibles para generar los diferentes datos que conforman la información del Presupuesto Costos. Permite tener la distribución de planta física de la institución por centro de costo. Permite manejar la distribución de horas de docentes de planta para costos directos e indirectos.
Se puede realizar traslado de costos indirectos mediante parámetros establecidos por la institución. Cuentas por pagar. El aplicativo permite contabilizar automáticamente cada una de las facturas de proveedores cumpliendo con la normatividad fiscal, derivado del módulo de compras servicios. La solución permite causar otros conceptos diferentes a proveedores cumpliendo con la normatividad fiscal existente.
Permite el registro de notas débito o créditos que proveedor anexe. Permite la contabilización de los descuentos por porto pago. El aplicativo permite registrar en un solo documento compras y servicios. Permite el registro automático de devoluciones a estudiantes con base en la cartera y en matrículas. La solución permite causar el nombre de un tercero y realizar el pago a un tercero CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 36 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB 5.
Igualmente obra en el expediente prueba documental y testimonial sobre los contactos posteriores6 a la firma del contrato en los que se da cuenta de reuniones entre LCWEB y el Departamento de Proyectos y Tecnología del Helvetia de Bogotá y actas de las reuniones sobre los contactos posteriores a la firma del Adendo No. F, que básicamente correspondió a la etapa de Levantamiento de Información, fase durante la cual las partes del contrato se reunieron para determinar el alcance de los módulos que se especificaron en la cláusula segunda del Adendo No. l, de acuerdo con las necesidades y requerimientos propios del CHB, lo que justificó la firma del Adendo en mención. debidamente autorizado.
La solución permite manejar calendario en pagos. Permite al usuario modificar la fecha de registro contable. Cuenta con un control para evitar la duplicidad de facturas o cuentas de cobro de un mismo proveedor. El aplicativo permite generar un reporte por un tercero de las obligaciones existentes. La solución incluye cruce y control de documentos.
Permite causación de contratos y convenios de forma automática mediante parametrizaciones previas. Permite ver el estado del trámite de una factura. El aplicativo realiza en forma automática los cruces por los anticipos realizados a proveedores. Caja menor. Permite manejar varias cajas menores. Permite fijar montos para controlar las diferentes cajas menores.
Genera cuadres de caja y reembolso en forma automática. Permite realizar informes o consultas del estado actual de la caja menor (saldo en efectivo, legalizaciones y provisionales). Permite el registro de los recibos provisionales de caja menor y su legalización. Permite registrar los plazos para las legalizaciones de la caja menor.
Conciliaciones bancarias. Realiza afectación en línea de bancos de saldos bancarios. Permite realizar el cruce del extracto bancario con el libro de bancos en forma automática de acuerdo con los criterios establecidos por la institución. Permite generar una consulta de inconsistencias detectadas en la validación del extracto bancario.
Permite realizar consultas e informes detallado de la conciliación bancaria de cualquier periodo procesado. La solución permite cargar automáticamente el extracto bancario enviado en el archivo magnético Plataforma de gestión documental DigiDoc: Producción de documentos. Recepción de documentos. Distribución de documentos. Trámite de documentos.
Organización de documentos. Consulta de documentos. Conservación de documentos. Disposición final de documentos. Informes, reportes y estadísticas. Integración documental entre las plataformas ESCUELAWEB y TRIBUTA. "(... )". 6 Folios 73 a 139 del Cuaderno de Pruebas No. 1 7 Folios 31 a 72 del Cuaderno de Pruebas No. 2 CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 37 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB De este contrato y para efectos de la resolución de esta pretensión se destacan los siguientes puntos o elementos: El objeto del mismo era la "la ejecución, implementación, y soporte durante un periodo de doce meses"8de un sistema de información integrado en ambiente Web", los cuales estaban compuestos por diferentes plataformas que se detallaron claramente en el contrato, se describieron en razón de que el CHB maneja programas que se deben ajustar a su sistema y necesidades particulares, como por ejemplo en el sistema de Gestión Académica, compuesta por una plataforma específica que corresponde al sistema matura.
Se especificaron en el contrato las obligaciones del contratista 9; las obligaciones del contratantelD; se relacionaron los servicios que quedan fuera del alcance de las obligaciones contraídasll; se determinó por quienes estaría compuesta la gerencia del proyecto, constituida por un representante del CHB y un representante de LCWEB, como únicos voceros oficiales autorizados por las partes 12; el valor del uso de las Licencias de las plataformas integrantes del sistema de información 13; la vigencia o plazo del contrato, estipulado en 12 meses a partir de la firma del s Cláusula Segunda del contrato, folio 1 del Cuaderno de Pruebas 9 Folio 1 del Cuaderno de Pruebas No. 1, Cláusula Segunda 10 Folio 2 del Cuaderno de Pruebas Ni. 1, Cláusula Tercera 11 Folio 2 del Cuaderno de Pruebas No. 1, Cláusula Cuarta 12 Folio 2 y 3 del Cuaderno de Pruebas No.1, Cláusula Quinta 13 Folio 3 del Cuaderno de Pruebas No. 1, Cláusula Sexta CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 38 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB contrato 14; la estipulación del saneamiento a cargo de LCWEB en relación con la ejecución de lo contratado por derechos de propiedad o de uso15; la locación y confidencialidad del contrato, así como lo referente a los derechos de propiedad intelectual, la cláusula compromisoria, autorización del gasto, impuestos, exclusión de la relación laboral, cesión del contrato y por último perfeccionamiento.16 La importancia que tiene la ejecución e implementación en el contrato suscrito entre CHB y LCWEB es notoria a la luz de lo estipulado en el contrato y de la prueba documental arrimada al proceso, toda vez que de ello dependía el éxito del desarrollo del mismo y el cumplimiento de las metas especificadas en el Adendo No. l. Obra en el expediente el concepto de la firma INCUS LTDA17, la cual rinde un informe detallado del estado del sistema de información contratado por el Colegio Helvetia y en el capítulo 5.1., correspondiente a la Ejecución del Proyecto Plan de Trabajo, se lee: 14 Folio 3 del Cuaderno de Pruebas No. 1, Cláusula Séptima 1s Folio 3 del Cuaderno de Pruebas, Cláusula Octava 16 Folios 3 a 5 del Cuaderno de Pruebas No. 1, Clausulas de la Novena a la Décima Octava 17 Folios 166 a 176 del Cuaderno de Pruebas No.1 CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 39 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB "( )En este orden de ideas y para iniciar el proceso El colegio Helvetia recibe por parte de LC web consultores sas, unos requerimientos mínimos de hardware y se compromete a iniciar el proceso de levantamiento de información. Para hacer la instalación del aplicativo.
Pasados unos días de haber iniciado el proyecto, la empresa Le web consultores sas, no presenta signos de avance y hace caso omiso de las comunicaciones realizadas por el colegio ". En cuanto a las obligaciones de implementación de un sistema que se ajustara a las necesidades del CHB, obra en el expediente el dictamen pericial el cual arroja como resultado, que la herramienta contratada, para que se diera cumplimiento a lo estipulado y acordado en la cláusula segunda del Adendo No. 1., era imperativo por una parte que se hicieran los ajustes y modificaciones que fueran necesarios para que el sistema de información que ellos habían desarrollado hasta ese momento cumpliera con todos los requerimientos y por otra parte como se desprende del dictamen pericial, que era imposible el manejo de la aplicación entregada por LCWEB por cuanto no se cumplió con el cronograma de actividades pactado que trajo como consecuencia el hecho de que las personas designadas por el CHB para la ejecución y puesta en marcha del programa, no recibieran la capacitación, ni manuales de usuario de la herramienta necesarios para evitar la cadena de incumplimientos que surgieron. 18 1a Dictamen pericial rendido por la perito Mónica Yaline Sánchez Rodriguez: CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 40 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB Consideraciones finales del Tribunal frente a ésta Pretensión: De todo lo expuesto hasta ahora, se puede hacer las siguientes inferencias, no obstante que sobre algunas de ellas se volverá más adelante: (i) que de conformidad con las pruebas documentales que obran en el proceso, las pruebas testimoniales y verificados los lineamientos generales del contrato para la ejecución e implementación de un sistema de información en el Colegio Helvetia de Bogotá y su Adendo No. 1 (cláusula segunda), se observa que quedó completamente detallado el contenido de información que debía ser implementado por parte de LCWEB que correspondía a la puesta en funcionamiento de la solución informática bajo las condiciones específicas solicitadas en el levantamiento de información previamente realizado con los responsables de cada una de las áreas que se asignaron en el contrato19 (ii) con la "Determinar si LCWEB instaló la herramienta de acuerdo con las especificaciones pactadas contractualmente" "Para resolver la solicitud planteada revisé la herramienta instalada en el Colegio Helvetia por LCWEB, esta revisión se realizó junto a la Ingeniera Diana Milena Fajardo, quien manifestó que no tenía conocimiento del manejo de la aplicación, pues no se recibió capacitación, ni manuales de usuario de la herramienta, del mismo modo se revisó la documentación referente a la instalación de dicha herramienta". 19 "108.
Obligaciones de Hacer. Son aquellas cuyo objeto consiste en una actividad de deudor, material (arts. 2053 y ss e.e.) o intelectual (arts. 2063 y ss. e.e), ora tomada como labor. Ora considerada en su resultado (opera, opus). 109. Importancia Actual de las Obligaciones de Hacer. Antiguamente la importancia y la frecuencia de la obligación de hacer era marginal "( ).
Por el contrario, en el presente dadas su ocurrencia y complejidad, el interés y la atención respecto de ellas son cada día mayores, a medida que se incrementan la consideración y el valor sociales y económicos de los servicios comparativamente con los de las cosas, y "proporcionalmente a la división social del trabajo, cuya disciplina tiende a especializar la regla cuando la relación es inherente al ejercicio de una actividad profesional o, más singularmente, a una actividad de empresa", y pensando en el peso que en la vida contemporánea tiene la cooperación calificada: asistencia técnica, "promoción", construcción, revisión, mantenimiento, reparación, asesoría, que exigen preparación técnica y profesional, habilidades y destrezas, y que en oportunidades dependen de la posesión de manuales de procedimientos, herramientas, piezas, repuestos de uso restringido y CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 41 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB ayuda de la prueba técnica y de todos los elementos de prueba con los que se aprovisionó éste litigio, que por otro lado no fueron controvertidos en virtud de la ausencia de parte activa demandada que se hiciera parte en el proceso, como quedó suficientemente explicado en los antecedentes del presente laudo, y a la luz de lo resaltado en la doctrina Argentina, estamos frente a una obligación que ellos denominan nuclear, pues la obligación, según se ha esbozado en la obra del autor LORENZETTI (Contratos Parte Especial.
Tomo II): "La obligación nuclear del profesional es realizar el servicio. La obligación del profesional es la de hacer, y debe cumplirlo conforme a lo pactado, al stándar aplicable a la profesión, al estado de la técnica quien deberá ejecutar el contrato conforme a las previsiones contractuales y a los conocimientos razonablemente requeridos al tiempo de su realización por el arte, la ciencia y la técnica correspondientes a la actividad desarrollada; así como debe proveer la información esencial relativa a la labor comprometida, lo materiales adecuados que ordinariamente son necesarios para la ejecución del servicio y ejecutar el servicio en el tiempo convenidos (iii) se concluye que la firma LCWEB no cumplió con su deber de ejecución e implementación de un sistema de información en el Colegio Helvetia de Bogota, cuyo objeto consistió, de acuerdo con lo previsto en la cláusula primera del contrato celebrado entre las partes, en "la ejecución, implementación, y soporte durante un periodo de doce meses, de un sistema de información integrado en ambiente Web, compuesto de las siguientes plataformas:
1. ESCUELA WEB o Sistema de Información Académico. 2. TRIBUTA E.R.P. ó Sistema de Información Administrativo, 3. digi-Doc o Sistema de Gestión Documental, 4. Así como la entrega del Sitio Web autoadministrable (CMS) para el uso y propiedad de CHB. 5. La consultoría para dicha implementación, en su Sede Principal en Bogotá D.C., de acuerdo con la Propuesta dirigida al CHB, de fecha a veces secreto o confidencial.
( )". Tratado de las Obligaciones. 3ra Edición. Fernando Hinestrosa, páginas 212 a 213. CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 42 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB 30 de mayo de 2011, la cual consta de ocho folios y hace parte integral de este contrato.", en consecuencia así se declarará en la parte resolutiva.
B. PRETENSIÓN SEGUNDA PRINCIPAL: En la pretensión segunda principal, la convocante solicita: Que se declare que LCWEB incumplió el "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HELVETIA DE BOGOTA", por cuanto no cumplió con las obligaciones pactadas en el mismo de capacitar, entregar la herramienta objeto del contrato operando en debida forma, esto es, instalada, configurada bajo los requerimientos propios del Colegio y sometida a las pruebas necesarias, dentro del plazo indicado en el contrato.
El apoderado de la Parte convocante en sus alegatos de conclusión le endilgó a la empresa LCWEB varios incumplimientos con apoyo de las pruebas que se arrimaron al proceso en los siguientes términos que se transcriben a continuación por la contundencia argumentativa y probatoria de los mismos: "LCWEB incumplió de manera absoluta sus obligaciones contractuales, como se pasa a explicar a continuación: (i) LCWEB nunca entregó un sistema de información que cumpliera con lo establecido en el contrato.
"Dentro del proceso quedó completamente probado que LCWEB incumplió el contrato de que trata la demanda, en la medida en que nunca se entregó un sistema de información ajustado a las particularidades del CHB, según lo establecido en el Adendo No
1. CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 43 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB "En efecto, está claro que nunca se entregó un sistema de información que cumpliera con las especificaciones pactadas contractualmente, y reseñadas de manera precisa y completa en el Adendo No 1. "Así lo indicó la Coordinadora de Sistemas del CHB, ingeniera DIANA FAJARDO, al rendir declaración dentro del proceso: "( )Exactamente, en cada acta quedó para cada módulo qué necesitaba específicamente el Colegio, este módulo necesita esto, el de transporte necesitamos que haga esto, esto y esto para luego en las entregas coger esas mismas actas y revisar, por eso cuando empezamos las entregas y cogimos las actas veíamos que hacían falta cosas, que había cosas que no funcionaban y no empezó a avanzar el tema hasta que, como les decía, decidimos hacer un acta en la que constara el estado de los módulos en el que estaba( ) DR. VÉLEZ: ¿El colegio recibió a satisfacción las platafonnas que fueron instaladas por LCWEB? SRA FAJARDO.
No, no recibió a satisfacción ninguna, lo que alcanzamos a ver en las entregas tenían ajustes, tenían que hacer cambios, tenían que hacer arreglos por lo tanto ninguna está entregada a satisfacción (... ) DR. VÉLEZ: Infónnele al Tribunal si LCWEB realizó las modificaciones que fueron plasmadas en las actas de entrega al evidenciarse que el sistema no se ajustaba a los requerimientos propios del Colegio.
SRA FAJARDO: No no hizo los ajustes que el Colegio necesitaba, no al 100%, reitero que ningún módulo quedó completo, sí trabajaron en algunas partes de los módulos pero ninguno pudo ser funcional para el Colegio (...) DR. VÉLEZ: Sírvase explicarle al Tribunal si el sistema tal como fue instalado le sirve al Colegio, es decir si cumple con lo especificado en el contrato, en adendo y en el otrosí. SRA. FAJARDO: No, no cumple con lo que necesita el Colegio y con lo especificado en el adendo.
DR. VÉLEZ: Usted mencionó al inicio de su declaración que en el adendo se incorporaron las especificaciones que se necesitaban sobre los distintos módulos. ¿Antes de la elaboración de ese adendo el Colegio o usted, si le consta, le manifestaron a LCWEB ese tipo de requerimientos, si hubo reuniones en las cuales se manifestó eso? SRA. FAJARDO: Sí, por supuesto, de hecho cuando CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 44 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB iniciamos hubo una reunión en las oficinas de LCWEB, ellos nos mostraron la plataforma que ya tenían montada para colegios, la vimos y la posición del Colegio era que nos servía pero que tenían que ajustarla a las necesidades del Colegio, por lo tanto y por eso nacieron las reuniones de levantamiento de requerimientos para levantar estos requerimientos específicos, así que se les manifestó que ese software base no nos funcionaba, necesitaba adaptarse por un tema de Matura, el tema de Matura evidentemente no lo tenía, lo tenían claro desde el principio y en el contrato está el tema de que se entregara implementado con las especificaciones del Colegio ( )" (negrillas fuera de texto) (folios 270 reverso a 273 reverso del cuaderno de pruebas; páginas 6 a 12 del documento que contiene el testimonio).
"El incumplimiento de LCWEB, verificado a partir de que no procedió a entregar el sistema que se había obligado a entregar, quedó corroborado mediante dictamen rendido por la ingeniera MÓNICA SÁNCHEZ, en el que de manera contundente se afirmó: " ( ) De todo lo anterior, se concluye que LCWEB no instaló la herramienta de acuerdo con las especificaciones pactadas contractualmente, tanto en el contrato de fecha 10 de junio de 2011 como en el adendo No 1 de fecha 2 de marzo de 2012 ( )" (negrillas fuera de texto) (folio 255 del cuaderno de pruebas; página 26 del dictamen).
"No queda duda, en consecuencia, del claro incumplimiento en que se incurrió por parte de LCWEB, quien jamás procedió a entregar e implementar una solución en los términos especificados en el contrato 20. 20 La Directora Administrativa y Financiera del CHB, SHARON VERGARA, dejó claro al rendir su declaración, que nunca se entregó en debida forma el producto ofrecido: "( ) Se hacen estas pruebas y las pruebas no funcionaron, ellos enviaron dos personas y había un gerente de mercadeo, de comercial, esa persona viene a la reunión con nosotros, yo estoy presente en esa entrega o en esas pruebas, la gerente del proyecto también y un ingeniero de parte de LCWEB y empezamos a ver la herramienta.
Entramos al sistema por la clave que nos habían dado y empezamos a hacer el proceso, el proceso no funcionó, no se pudo crear una sola persona, no se pudo ver absolutamente CENTRO DE ARBITRAJE V CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 45 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB "De esto dio cuenta también el señor ANDRÉS JAVIER MONTOYA, Gerente de la empresa INCUS LTDA., quien se encargó de hacer una auditoría al sistema que LCWEB decía haber entregado, en el marco de la cual advirtió con toda claridad que el sistema entregado no era funcional de ninguna manera.
"Así lo dijo al rendir declaración: " ( ) DR. VÉLEZ: ¿ Quiere explicarle al Tribunal en qué consistió esa participación de Incus dentro de la relación contractual entre LCWEB y el Colegio? SR. MONTOYA: Claro que sí. Inicialmente a nosotros nos convocan para tener una auditoría funcional, eso qué significa, que deberíamos verificar la funcionalidad del sistema que se había dicho estaba listo para funcionar, se le había entregado al Colegio.
En el diagnóstico inicial nosotros determinamos que esta auditoría no es posible debido a que no había nada funcional en el Colegio, es una auditoría funcional cuando los módulos son nada además de una plantilla, digo yo, como un lago del Colegio, sí, eso estaba ahí pero la plataforma no funcionaba, no había forma de crear, no había forma de ingresar, no había forma de probar, no había forma de hacer ningún vínculo.
Adicionalmente a esto, estamos hablando de escuela web pero tributa y digidoc ni siquiera los habíamos visto, no tenían ni siquiera nuestro PUC, las cuentas del Colegio había habido una o dos reuniones con el contador del Colegio y pues de digidoc ni decir porque la niña del archivo ni los conoció, entonces en ese momento dijimos un momento, aquí no hay entrega de nada, ni siquiera conocen el sistema de documentos del Colegio cómo nos van a entregar algo que no existe, entonces pues obviamente con escuela web no funcionó, tributa ni siquiera lo probamos yo creo que ni siquiera teníamos claves ni accesos y digidoc tampoco (...)DRA. ZULETA: ¿La conclusión fue que el producto no estaba terminado? SRA. VERGARA: El producto no está, no está terminado, no, el producto no está, es decir ese día que la idea era ver porcentaje de avance o ver qué había en la herramienta que nos habían entregado, no funcionó nada, había errores de bases de datos que es de los errores más graves que puede ocurrir en una plataforma de esta categoría y la herramienta no funcionó, o sea nosotros no pudimos ver nada, dijimos: vamos a entrar y probemos, creemos un estudiante, un papá, hagamos algo, pero nada funcionaba porque ni siquiera había opciones de crear absolutamente ningún funcionario ni nada ( )" (folios 278 y 278 reverso del cuaderno de pruebas; páginas 21 y 22 del documento que contiene el testimonio).
CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 46 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB accesibles, cuando se puede ingresar información, cuando las bases de datos están arriba ( )" (folio 282 del cuaderno de pruebas; página 30 del documento que contiene el testimonio) (ii) LC WEB incumplió los cronogramas pactados con el CHB.
"Más allá de que es evidente que jamás se entregó la solución en los términos acordados, LCWEB incurrió en otra serie de incumplimientos, entre los que se cuenta el de los términos de los cronogramas que se pactaron con CHB. Sobre este asunto se refirió la ingeniera DIANA FAJARDO, Coordinadora de Sistemas del CHB, al rendir declaración dentro del proceso: "( ) DR. VÉLEZ: Infórmele al Tribunal si LCWEB cumplió con los cronogramas de entregas acordados con el Colegio.
SRA. FAJARDO: No, ningún cronograma se cumplió, desde el primero que hicimos empezó el incumplimiento y hasta el último que fue el de entregas que tampoco se pudo cumplir porque como les comentaba desde la primera reunión no pudimos avanzar, por lo tanto tampoco se cumplió ( )" (folio 271 reverso del cuaderno de pruebas; página 8 del documento que contiene el testimonio).
(iii) LC WEB nunca entregó manuales de funcionamiento o manuales de usuarios, como tampoco procedió a la capacitación del personal del CHB en relación con el funcionamiento del sistema. "Otra muestra de la multiplicidad de incumplimientos en que incurrió LCWEB, se relaciona con el hecho de que jamás se procedió a la capacitación del personal del CHB, como tampoco a la entrega de los manuales de funcionamiento o manuales de usuarios, tal como se había comprometido de acuerdo con lo previsto en la cláusula segunda del contrato.
CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 47 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB "Sobre este asunto se pronunció la doctora DIANA FAJARDO, al rendir testimonio: "( ) DR. VÉLEZ: Señora Diana, ¿quisiera informarle al Tribunal si el Colegio recibió de parte de LCWEB manuales de funcionamiento de las plataformas instaladas? SRA. FAJARDO: No, ninguna.
DR. VÉLEZ: Sírvase informar si LCWEB capacitó al personal del Colegio respecto del funcionamiento del software. SRA. FAJARDO: No, nada ( )" (folio 272 reverso del cuaderno de pruebas; página 10 del documento que contiene el testimonio). "En el mismo sentido se pronunció la doctora SHARON VERGARA, quien manifestó al rendir declaración: "( ) DR. GAMBOA: ¿Y esa herramienta está actualmente alojada en dónde? SRA. VERGARA: En nuestro servidor se hizo la instalación ese último día de Colegio o ese último día que ellos fueron a hacer la instalación que nosotros no recibimos, es decir yo no tengo un manual, yo no tengo una capacitación, yo no tengo una migración de datos que están contempladas dentro del contrato y en el adendo que hacemos donde se hace todo el detalle del alcance de cada uno de esos puntos, pues es la forma de evidenciar que la herramienta no está y que no cumple con lo que el Colegio exigió, con lo que el Colegio pidió para su contratación ( )" (negrillas fuera de texto) (folio 281 del cuaderno de pruebas; página 27 del documento que contiene el testimonio).
"Todo lo anterior fue corroborado por la ingeniera MÓNICA SÁNCHEZ, quien rindió dictamen pericial dentro del proceso, indicando lo siguiente: " ( )En la plataforma Tributa, no se pueden realizar pruebas, pues no se cuenta con manuales de usuario de esta plataforma ni con la capacitación al respecto para poder ingresar (...) De la plataforma Digidoc según lo informado por la ingeniera Diana Fajardo, no se hizo levantamiento de información y lo que aparece en la plataforma, no fue entregado, ni CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 48 l( f;\f Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB explicado al colegio ( )" (folios 242 y 243 del cuaderno de pruebas; dictamen pericial páginas 13 y 14) Y más adelante, en el mismo dictamen, se afirma: " ( ) Por otro lado, no se recibió capacitación de las plataformas implementadas, ni manuales de usuario de la herramienta.
No se realizaron como lo indica el contrato en la cláusula segunda, las pruebas funcionales, obligación que terminará con la aprobación de las plataformas, aprobación que será de mutuo acuerdo. El acompañamiento, asesoría en el cargue de los datos iniciales y capacitación en el manejo del sistema tanto en la parametrización como en la funcionalidad, no se desarrolló satisfactoriamente ( )" (folio 254 del cuaderno de pruebas; dictamen pericial Pág. 25) (iv) LCWEB no procedió al cargue de información en el sistema, como tampoco asesoró o acompañó al CHB en ese procedimiento.
"Está claro también que nunca se cargó la información al sistema, como tampoco se acompañó al CHB para que cumpliera con ese propósito; asunto sobre el que se pronunció la ingeniera DIANA FAJARDO: "( ) DR. VÉLEZ: Informe si LCWEB proporcionó un acompañamiento para el cargue de información del Colegio, es decir de las bases de datos dentro del sistema.
SRA. FAJARDO: No, como lo decía entregamos dos veces una base de datos al principio con 350 registros aproximadamente y en la segunda oportunidad en esta reunión ese mismo día una base de datos aproximadamente con 25 usuarios, no cargaron, tampoco nos hicieron acompañamiento como estaba estipulado de cargar información, nunca hubo acompañamiento, nunca hubo cargue(... )" (folio 272 del cuaderno de pruebas; página 10 del documento que contiene el testimonio)." CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 49 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB Consideraciones del Tribunal frente a ésta Pretensión: Le asiste la razón al apoderado de la Parte convocante, teniendo en cuenta que quedó demostrado dentro del proceso, que el incumplimiento contractual por parte de LCWEB fue total, pues al haber el Tribunal despachado en forma favorable la pretensión primera principal que corresponde a declarar que la obligación del contrato a la entrega, implementación de un sistema de información que cumpliera con los requisitos necesarios para que el CHB pudiera sistematizar sus procedimientos, no se cumplió, con las características señaladas de manera clara y precisa y específica en el Adendo No. 1, con la misma contundencia argumentativa de los alegatos, forzosamente el Tribunal debe decir, que ésta pretensión ésta llamada a prosperar, pues es una consecuencia clara del no cumplimiento de las obligaciones contraídas por LCWEB.
Debe decir el Tribunal que el programa entregado por LCWEB no era compatible, ejecutable y su implementación en consecuencia imposible, de ello da cuenta el apoyo fáctico que tuvo en el proceso el dictamen pericial que arrojó evidencia técnica en sus respuestas y exhibió varias muestras en pantalla sobre el resultado de la verificación que hizo del programa, para concluir que la solución informática en los términos planteados en el Adendo No. 1 nunca se convirtió en una realidad.21 21 Para llegar a una conclusión final es importante tener claro lo siguiente: -Aunque hay algunas de las opciones instaladas como se explicó anteriormente, al intentar trabajar con datos se generan errores. -Por otro lado, no se recibió capacitación de las plataformas implementadas, ni manuales de usuario de la herramienta. -No se realizaron como lo indica el contrato en la cláusula segunda, las pruebas funcionales, obligación que terminará con la aprobación de las plataformas, aprobación que será de mutuo acuerdo entre las partes. -El acompañamiento, asesoría en el cargue de los datos iniciales y capacitación en el manejo del sistema tanto en la parametrización como en la funcionalidad, no se desarrolló satisfactoriamente.
CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ so Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB Del principal incumplimiento cual es la entrega de una solución informática en los términos acordados por las partes y especificado, dadas las necesidades particulares y los requerimientos del programa señalados en el Adendo No. 1, se derivaron otros incumplimientos que impactaron necesariamente toda la ejecución contractual.
Obra en el expediente prueba documental de los intentos que quedaron registrados en las Actas de Reunión que obran visibles a folios 31 a 139 del Cuaderno Principal No. 1, por hacer un levantamiento de información que reuniera los requisitos y especificaciones del contrato y del Adendo No. 1, firmado entre las partes, relativa a la entrega de una solución que cumpliera con todos los requerimientos del CHB. 22 No bastaba con que LCWEB cumpliera con algunas expectativas e hiciera esfuerzos por implementar la solución, pues se trataba a todas luces de una relación desigual en la que los conocimientos específicos y técnicos para cumplir con sus obligaciones estaban del lado de LCWEB y el CHB estaba a la expectativa de conseguir por medio de esos conocimientos, una solución definitiva a su programa para el manejo de todas las áreas especificadas en el Adento No. 1.
Aquí, había por parte del CHB, una verdadera expectativa de prestación de un servicio -De todo lo anterior, se concluye que LCWEB no instaló la herramienta de acuerdo con las especificaciones pactadas contractualmente, tanto en el contrato de fecha 1 O de junio de 2011 como en el adendo Nº 1 de fecha 2 de marzo de 2012. 22 "Qué se entiende por incumplimiento? La respuesta inmediata es: insatisfacción del acreedor por "violación de los deberes" que específicamente pesan sobre el deudor en fuerza del contenido singular de la relación obligatoria.
Y, recordando que al deudor le incumbe obrar con diligencia, en esa dirección lo primero que cabe pensar ante la frustración es que esta se dio por su culpa, que valga advertirlo, no es igual que decir que por su hecho. Tratado de las Obligaciones. 3ra Edición. Fernando Hinestrosa, pág 242. CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 51 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB que diera como resultado una solución definitiva informática y en consecuencia LCWEB además tenía que cumplir con sus obligaciones, entendidas en el sentido lato de obligación, cuyo incumplimiento supone una responsabilidad jurídica, porque toda relación de obligación crea desde el mismo momento en que surge una expectativa de satisfacción. Hechas estas advertencias, el Tribunal forzosamente tiene que concluir, como lo declarara en la parte resolutiva del laudo, que prospera ésta segunda pretensión. C. PRETENSIÓN TERCERA En este orden de ideas el Tribunal procede a pronunciarse sobre la pretensión tercera principal que dice: "Tercera Principal.
Se declare que el "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HEL VETIA DE BOGOTA" se terminó como consecuencia del incumplimiento de LCWEB a que se hace referencia en la pretensión segunda anterior. Consideraciones del Tribunal frente a ésta Pretensión: Lo que se pretende es que se declare la terminación del contrato a partir del incumplimiento por parte de LCWEB.
Tal como quedó explicado al despachar la pretensión segunda, el Tribunal considera que como consecuencia del señalado incumplimiento, en los términos del artículo 870 del Código de Comercio es procedente que se declare la terminación del contrato. 23. En efecto éste artículo 23 "( ) Es lugar común la distinción entre la terminación y resolución. Se habla de la primera cuando cesan los efectos hacia futuro (ex nunc) de un contrato de ejecución periódica o sucesiva, es decir, que hay "una incolumidad de los hechos cumplidos" y de la segunda cuando el contrato además que retroactivamente anonadado (ex tune).
O mejor: la terminación tiene efectos a partir de la ejecutoria de la sentencia judicial; la resolución desde la fecha de la celebración del contrato. CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 52 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB habla de resolución o terminación y establece dos posibilidades a favor del acreedor que ha sido perjudicado por el incumplimiento de la contraparte, en consecuencia le asiste la razón al CHB a pedir la resolución o terminación del contrato, incluida en ambos casos la correspondiente indemnización de perjuicios.
Y es que para el caso que nos ocupa, estamos frente no a cualquier clase de incumplimiento, estamos frente a un incumplimiento que la doctrina ha venido a denominar de manera clara, un incumplimiento grave o esencial del contrato en razón a que como se ha dicho en otros apartes de éste laudo, se afectó sustancialmente la economía de la relación contractual e impactó las expectativas que tenía en un resultado a una solución informática definitiva.24 "( ) La terminación del contrato es uno de los medios de tutela de que dispone el acreedor en los contratos en que surjan obligaciones recíprocas a cargo de ambos sujetos contractuales.
La figura tiene las siguientes características: Se trata de una facultad del acreedor, que puede escoger entre exigir el cumplimiento o resolver, en ambos casos con resarcimiento de daños y abono de intereses; es una facultad que en los contratos sinalagmáticos no hace falta pactar, pues se entiende implícita; se da en el supuesto de que uno de los obligados no cumpla lo que le incumbe, esto es, en caso de incumplimiento; aunque el acreedor haya optado por el cumplimiento, puede pedir después la terminación si aquel resulta imposible; el juez se encuentra autorizado para señalar el plazo si existen causas justificadas para ello y la resolución se entiende producida sin perjuicio de los derechos de terceros adquirientes.
ERNESTO RENGIFO GARCÍA. La Terminación y resolución unilateral del contrato. Bogotá, Enero de 2009. 24 En los principios UNIDROIT artículo 7.3.1. respecto de la terminación del contrato se dice: "Una parte podrá dar por terminado el contrato si la falta de la otra parte al cumplir una de las obligaciones contractuales constituye un incumplimiento esencial".
Y a renglón seguido se señalan los criterios que se han de tener en la cuenta para los efectos de determinar si la falta de cumplimiento de una obligación constituye un incumplimiento esencial: " (a) El incumplimiento priva sustancialmente a la parte perjudicada de lo que tenía derecho a esperar en virtud del contrato, a menos que la otra no hubiera previsto ni podido prever razonablemente ese resultado;
(b) el incumplimiento estricto de la obligación insatisfecha era esencial dentro del contrato: (c) El incumplimiento fue intencional o temerario; (d) El incumplimiento le otorga a la parte perjudicada razones para creer que no puede confiar en el cumplimiento futuro de la otra; (e)La terminación del contrato hará sufrir a la parte que no cumple una pérdida desproporcionada como consecuencia de su preparación o cumplimento".
(Subraya fuera de texto) CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 53 ( ) ) '-/ Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB En razón a la línea argumentativa expuesta en el laudo y siendo coherente con la misma, el Tribunal declarará en la parte resolutiva que prospera la pretensión tercera principal.
D. PRETENSIÓN CUARTA Corresponde como consecuencia de que prosperan las pretensiones primera, segunda y tercera, entrar a analizar la pretensión cuarta principal que dice: "Cuarta Principal. Como consecuencia de lo anterior, se condene a LCWEB a pagar a CHB, el valor total de los perjuicios sufridos por este último, determinados por los pagos que faeron efectuados por éste último, que ascienden a la suma de CIENTO VEINTISIETE MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL SEISCIENTOS SESENTA Y SEIS PESOS ($127.754.666), sin haber recibido a cambio lo que se pretendió con la celebración del contrato.
Para los "Principios de derecho europeo de los contratos", art. 8:103, "El incumplimiento de una obligación es esencial para el contrato: (a) Cuando las observancia estricta de la obligación forma parte de la causa del contrato: (b) Cuando el incumplimiento prive sustancialmente a la parte perjudicada de sus justas expectativas respecto del contrato;
(c) O cuando el incumplimiento es intencionado y da motivos a la parte perjudicada para entender que más adelante ya no cabe contar con el cumplimiento de la otra parte". (Subraya fuera de texto). El Proyecto Gandolfi o "Código europeo de los contratos" señala en el artículo 107 lo que sigue: "1. En el sentido que se indica más abajo, un incumplimiento tiene importancia relevante si concierne a una de las prestaciones principales ( y no secundarias) del contrato, y, además, cuando, habida cuenta de la calidad de las personas y de la naturaleza de la prestación, el incumplimiento comporta para el acreedor un perjuicio tal que le priva sustancialmente de lo que, en derecho se puede esperar del contrato. 2.
Se considera que el incumplimiento tiene una importancia relevante cuando: a) es total, b) es parcial, pero ha desaparecido objetivamente el interés del acreedor a obtener el resto. 3. Las obligaciones secundarias son aquellas cuyo cumplimiento tiene una importancia mínima respecto de la economía de la relación contractual y del interés del acreedor..
ERNESTO RENGIFO GARCÍA. La Terminación y resolución unilateral del contrato. Bogotá, Enero de 2009. CENTRO DE ARBITRAJE V CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 54 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB Esta pretensión está llamada a prosperar como consecuencia de haber prosperado la pretensión tercera principal que corresponde al pago de los perjuicios sufridos por el CHB como consecuencia del no cumplimiento de las obligaciones por parte de LCWEB y que se determinaron en los pagos que hizo el CHB en la siguiente forma y que por su exposición clara y contundente se transcriben los alegatos de conclusión en este punto: "A pesar de que LCWEB incumplió de manera flagrante el contrato que nos ocupa, el CHB hizo pagos a favor de aquella, en ejecución del mismo.
En efecto, CHB pagó de manera oportuna las facturas Nos. 2006, 2007, 2023 y 2033, que fueron expedidas por LCWEB en desarrollo del contrato, cancelando en total la suma de $127.754.666. "A este asunto del monto de los pagos hechos por razón del contrato, se refirió la doctora SHARON VERGARA: ( ) DR. VÉLEZ: Creo que el testimonio ha sido suficientemente explicativo y completo, solo tengo una pregunta, ¿cuál fae el valor total que pagó el Colegio a LCWEB con ocasión de este contrato? SRA. VERGARA: $127.500.000 pesos, yo tengo inclusive un certificado de revisoría fiscal del Colegio ( )" (folio 280 del cuaderno de pruebas; página 25 del documento que contiene el testimonio).
Y en adición, lo afirmado por ella se ve corroborado por un certificado de revisoría fiscal (folio 229 del cuaderno de pruebas), que aportó durante la práctica de la prueba testimonial, en el que se queda constancia de que los valores pagados por el CHB, con ocasión del contrato que nos ocupa, ascendieron a la suma de $127.754.666.oo.
"Dado lo anterior, es evidente que los perjuicios sufridos por el CHB, por lo menos, ascienden a los valores que pagó en ejecución del contrato sin haber CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 55 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB recibido nada a cambio; en efecto, está claro que pagó más de ciento veintisiete millones quinientos mil pesos a LCWEB, con el propósito de obtener a cambio de ello una solución que jamás recibió, y que no le reporta utilidad de ninguna naturaleza.
"Así, una manera adecuada de reparar el daño sufrido, es condenando al pago de esos valores que recibió LCWEB sin haber cumplido con sus obligaciones. "A pesar de que LCWEB incumplió de manera flagrante el contrato que nos ocupa, el CHB hizo pagos a favor de aquella, en ejecución del mismo. En efecto, CHB pagó de manera oportuna las facturas Nos. 2006, 2007, 2023 y 2033, que fueron expedidas por LCWEB en desarrollo del contrato, cancelando en total la suma de $127.754.666.
"A este asunto del monto de los pagos hechos por razón del contrato, se refirió la doctora SHARON VERGARA: ( ) DR. VÉLEZ: Creo que el testimonio ha sido suficientemente explicativo y completo, solo tengo una pregunta, ¿cuál fue el valor total que pagó el Colegio a LCWEB con ocasión de este contrato? SRA. VERGARA: $12 7.500.000 pesos, yo tengo inclusive un certificado de revisoría fiscal del Colegio ( )" (folio 280 del cuaderno de pruebas; página 25 del documento que contiene el testimonio).
Y en adición, lo afirmado por ella se ve corroborado por un certificado de revisoría fiscal (folio 229 del cuaderno de pruebas), que aportó durante la práctica de la prueba testimonial, en el que se queda constancia de que los valores pagados por el CHB, con ocasión del contrato que nos ocupa, ascendieron a la suma de $127.754.666.oo.
"Dado lo anterior, es evidente que los perjuicios sufridos por el CHB, por lo menos, ascienden a los valores que pagó en ejecución del contrato sin haber CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 56 l¡rf Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB recibido nada a cambio; en efecto, está claro que pagó más de ciento veintisiete millones quinientos mil pesos a LCWEB, con el propósito de obtener a cambio de ello una solución que jamás recibió, y que no le reporta utilidad de ninguna naturaleza.
"Así, una manera adecuada de reparar el daño sufrido, es condenando al pago de esos valores que recibió LCWEB sin haber cumplido con sus obligaciones. Consideraciones del Tribunal frente a ésta Pretensión: Y es que el CHB actuó de buena fe durante el tiempo que duró la relación contractual, prueba de ello es que a pesar de que desde el principio se evidencio un incumplimiento por parte de LCWEB no solo de la obligación principal, sino de aquellas obligaciones que generaron una serie de incumplimientos como la no atención a los cronogramas pactados, la no entrega de manuales de funcionamiento o manuales de usuarios, como tampoco procedió a la capacitación del personal del CHB en relación con el funcionamiento del sistema, no se hizo el cargue de información como tampoco asesoró y acompaño al CHB en el procedimiento; pese a todos esos incumplimientos que impactaron desde el principio la ejecución e implementación de un sistema de información que satisfaga las necesidades del CHB, este, en virtud del principio de buena fe que debe regir todos los contratos, hizo los pagos consecutivos que se relacionan a continuación: 1.
Factura No.2007 del 15 de Julio de 2011: Correspondiente al 40% del valor de la instalación de los sistemas: 1. Escuela WEB o Sistema de Información Académico, 2.Tributa E.R.P. o sistema de Información administrativo,
3. CENTRO DE ARBITRAJE V CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 57 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB Digi-Doc o sistema de gestión documental, 4. Sitio Web, por valor de $15.660.000,00.25 2. Factura No.2006 del 15 de Julio de 2011: Correspondiente al 20% del valor del uso de las licencias de: 1. Escuela WEB o Sistema de Información Académico, 2.Tributa E.R.P. o sistema de Información administrativo, 3.
Digi-Doc o sistema de gestión documental, por valor de $35.612.000,00.26 3. Factura No.2023 del 6 de diciembre de 2011: Correspondiente a la segunda cuota del valor de uso de las licencias de: 1. Escuela WEB o Sistema de Información Académico, 2.Tributa E.R.P. o sistema de Información administrativo, 3. Digi-Doc o sistema de gestión documental, por valor de $47.482.666,00.27 4.
Factura No.2033 del 29 de Julio de 2012: Correspondiente a la tercera cuota del valor del uso de las licencias de: 1. Escuela WEB o Sistema de Información Académico, 2.Tributa E.R.P. o sistema de Información administrativo, 3.Digi-Doc o sistema de gestión documental, por valor de $29.000.000,00.28 5. En total LCWEB recibió la cantidad de $127.754.666,00 y obra igualmente en el expediente el certificado suscrito por el Revisor Fiscal de la Asociación Escolar Helvetia que da cuenta del pago de éste monto.29 Verificadas las fechas de los pagos realizados por el CHB, se encuentra que los mismos se hicieron aun cuando ya era claro que LCWEB no podía cumplir con el cronograma; obra en el expediente prueba documental y testimonial que se ha relacionado en el presente laudo, y que se toman en 2s Folio 219 del Cuaderno de Pruebas No.1 26 Folio 220 del Cuaderno de Pruebas No.1 27 Folio 221 del Cuaderno de Pruebas No.1 2s Folio 223 del Cuaderno de Pruebas No. 1 29 Folio 229 del Cuaderno de Pruebas No. 1 CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 58 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB virtud de haberse transcrito los alegatos en los apartes pertinentes, de cómo justamente un mes de después de haber recibido el segundo pago, LCWEB empezó a no asistir a las reuniones programadas con el CHB, aduciendo dificultades de cambio de personal, de cambio de oficina de los encargados del proyecto en LCWEB, atrasando así el cronograma acordado para la recolección de información e instalación del sistema.
Sin embargo fue el CHB quien tomó la iniciativa en Octubre de 2011 de reanudar las reuniones y fue así como la directora del proyecto en el CHB, envío correos electrónicos al señor Javier Rodríguez de LCWEB manifestando la necesidad de reunirse con el fin de continuar con el levantamiento de información y con la preocupación manifiesta del atraso que ya se venía dando en el cronograma de actividades acordado.
Para redundar, LCWEB notó a finales de septiembre que la forma como se venía levantando la información no era la correcta y propone volver a empezar con el procedimiento y es así como en Octubre de 2011 se inicia con un nuevo proceso de levantamiento de información, y como resultado de ello aparecen en el expediente las actas que se levantaron entre octubre y diciembre de 2011, donde se dejaron señaladas de manera clara las necesidades de cada área del colegio en cuanto a lo que la herramienta debía ofrecer y a las expectativas que el Colegio tenía frente a lo que ofreció LCWEB.
Vino una alta rotación de los ingenieros de LCWEB. Pasados 6 meses de la firma del contrato, en diciembre 6 de 2011, LCWEB no había entregado ninguno de los módulos objeto del contrato y sin embargo el CHB de buena fe procede al pago de la tercera cuota. Por último LCWEB consciente de su inoperancia, diligencia y retaso en los trabajos, propone en enero de 2012 un cronograma de entregas que tampoco se cumplió, por cuanto cada uno de los módulos que quiso entregar adolecía de fallas y no cumplía con las indicaciones y requerimientos que se habían planteado en la etapa de levantamiento de CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 59 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB información y de ahí surge la firma del Adendo No. 1 de marzo de 2012 donde se especificaron cada uno de los campos que debían estar presentes en la aplicación, teniendo en cuenta las necesidades del colegio, las cuales como se ha explicado in extenso al despachar las pretensiones primera y segunda, nunca se cumplieron por parte de LCWEB.
El CHB perdió la capacidad de contratar otra empresa y realizó los pagos de buena fe frente a una expectativa de solución informática que nunca se cumplió. La Cuantía del menoscabo o de los perjuicios sufridos por el CHB están demostrados en el proceso y la pretensión habrá de prosperar previas las siguientes consideraciones especiales que hace el Tribunal de cara al comportamiento contractual por parte de LCWEB: "La buena fe descansa en la consideración de que la convivencia social se conseguirá cuando la confianza que se deben dispensar las partes en una relación, no será defraudada sino, por el contrario, confirmada.
"El imperativo de no defraudar la confianza dispensada y exigida halla su ex- presión en el Código Civil en la exigencia de observar la 'buena fe"3o. (Subraya fuera de texto). En todo caso, es conveniente reiterar que, por lo general, el concepto de buena fe no hace referencia a una percepción íntima que deba ser desentrañada de la conciencia de cada sujeto, sino que, por el contrario, la buena fe es susceptible de ser objetivada, de tal manera que el modelo de conducta ideal corresponda a unos parámetros socialmente aceptados."(subrayados fuera de texto) 30 LARENZ, KARL, Derecho civil.
Parte general, Edersa, Madrid, 1978, pág.
59. CENTRO DE ARBITRAJE V CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 60 ~?) Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB El doctor Ernesto Rengifo expone de manera clara y contundente éste criterio de cara a la lealtad que además exige éste tipo de contratos, como el que aquí se analiza, en su escrito sobre la "Terminación y la resolución unilateral del contrato", dice: "El criterio de la buena fe sirve no solo para apreciar el comportamiento de las partes, sino también, y con igual grado de importancia, para desentrañar la genuina voluntad o intención de las partes y para precisar específicamente el alcance de las prestaciones y derechos que del contrato emanan.
La buena fe es entendida como expectativa de satisfacción de la otra parte31, como respeto de la confianza recíproca depositada. (Subrayado fuera de texto) La buena fe aparece como la exigencia a cada una de las partes de actuar de forma que se preserven los intereses de la otra, es decir, como la obligación de cada parte de salvaguardar la utilidad del otro sujeto negociar en los límites en los cuales esto no constituya un sacrificio considerable; es decir, los contratantes deben actuar en consideración del otro, sin que ello signifique un desprendimiento tan sublime o franciscano que la parte misma resulte afectada; mejor dicho: la buena fe es una norma de conducta que impone a la parte la consideración de la utilidad del otro, salvaguardar razonablemente la expectativa legítima de la contraparte 32.
La buena fe, en fin, es deber de colaboración. (Subrayado fuera de texto). 31 "La buena fe se podría caracterizar como un criterio de conducta que se funda sobre la fidelidad del vínculo contractual y sobre el compromiso de satisfacer la legítima expectativa de la otra parte: un compromiso en poner todos los recursos propios al servicio del interés de la otra parte en la medida exigida por el tipo de relación obligatoria de que se trate; compromiso en satisfacer íntegramente el interés de la parte acreedora a la prestación": EMILIO BETTI, Teoría general de las obligaciones, trad: José Luis de los Mozos, Madrid, Revista de Derecho Privado, tomo 1, 1969, p. 114. 32 "La exigencia de buscar una noción operativa que tenga un 'valor real práctico' ha llevado a la doctrina a limitar el concepto de buena fe dentro de la materia de las relaciones obligatorias, para traducirlo en términos de la lealtad que se impone entre los partícipes de una relación determinada, y CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 61 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB E. PRETENSIÓN QUINTA PRINCIPAL- Como consecuencia lógica de que prosperan todas las pretensiones anteriores, huelga decir que ésta pretensión está llamada a prosperar.
"Quinta Principal. Se condene a LCWEB a pagar al CHB el valor de los intereses moratorias causados sobre las sumas canceladas, a la máxima tasa permitida por la ley, desde el momento en que se notifique el auto admisorio de la presente demanda, hasta el momento en que se pague efectivamente la obligación. En consecuencia el Tribunal ordenara en la parte resolutiva del laudo, el pago de los intereses moratorias causados, a la máxima tasa permitida por la ley, sobre las sumas canceladas que asciende a un total de $127.754.666,00, desde el 13 de febrero de 2013 (Fecha de Notificación del Auto Admisorio de la Demanda)33 hasta el momento en que se pague efectivamente dicho monto.
III. PRESUPUESTOS PROCESALES Los "presupuestos procesales"3 4 concurren a plenitud en el proceso. En efecto, la demanda presentada reúne todas las exigencias normativas y conforme al artículo 75 del Código de Procedimiento Civil, no se observa ineptitud, ambivalencia o anfibología, por lo cual se admitió sin protesta o recurso alguno en contra del auto de admisión. En idéntico sentido, las partes acreditaron su existencia y representación legal, ostentan capacidad procesal, habilidad dispositiva y han que se específica como respeto de la confianza recíproca depositada": MASSIMO BIANCA, El contrato, trad.
F. Hinestrosa y Edgar Cortes, Bogotá, Universidad Externado de Colombia, 2007, p. 525. 33 Folio 124 del Cuaderno Principal No. 1 34 Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, Sentencia de 19 de Agosto de 1954. CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 62 /}. !,-, _:) L I Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB comparecido por conducto de sus representantes legales y apoderados judiciales, abogados titulados.
El Tribunal, es competente para juzgar en derecho las diferencias contenidas en las demanda, sin réplicas y excepciones, según analizó en el auto de asunción de competencia, por concernir a asuntos litigiosos, dudosos e inciertos, susceptibles de disposición, transacción y estricto sensu de naturaleza patrimonial, derivados de la celebración y ejecución del Contrato para la Ejecución e Implementación de un sistema de información en el Colegio Helvetia, suscrito entre las partes el 12 de julio de 2011, estando plenamente autorizadas en desarrollo del derecho fundamental de acceso a la justicia y su libertad contractual o de contratación, rectius, autonomía privada dispositiva, para acudir al arbitraje en procura de la solución de sus controversias contractuales y acordar pacto arbitral en virtud del principio de la autonomía contractual (artículos 116 de la Constitución Política; 8° y 13 de la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia, 270 de 1996; 3° de la Ley 1285 de 2009; 3° y 111 de la Ley 446 de 1998 y Ley 1563 de 2012).35 Asimismo, se instaló en debida forma, asumió competencia, decretó y práctico las pruebas solicitadas, garantizó en igualdad de condiciones para las partes, así como el debido proceso.
La Parte Convocada no contesto la demanda arbitral, ni su reforma, como tampoco presento escrito de excepciones de mérito en ninguna de las dos oportunidades procesales legalmente establecidas para la defensa de sus intereses en el desarrollo del presente trámite. De todas estas actuaciones, se realizaron las debidas 35 Los arts.70 a 72 de la Ley 80 de 1993, 111 a 132 de la Ley 446 de 1998, 111 a 231 del Decreto 1818 de 1988, entre otros, fueron derogados por la Ley 1563 de 2012, art. 118, aplicable sólo "a los procesos arbitrales que se promuevan después de su entrada en vigencia", el 12 de Octubre de 2012, y no a los "en curso que seguirán rigiéndose hasta su culminación por las normas anteriores" (art. 119, ejusdem).
CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 63 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB notificaciones, además de las otras actuaciones que se surtieron en el presente trámite. Se observa que la Parte Convocada por intermedio de su Representante Legal o de su mandatario judicial (i) concurrió a la modificación de la cláusula compromisoria del "CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HELVETIA DE BOGOTA", con ocasión de la celebración de la reunión para la designación de los Árbitros del presente trámite llevada a cabo el 17 de enero de 2013 (conforme consta en el Acta levantada en la fecha y que obra a folio 68 del Cuaderno Principal No. 1);
(ii) acordó libre y voluntariamente acerca de quiénes serían los Árbitros que integrarían el presente Tribunal; (iii) designó apoderado judicial el cual fue reconocido para actuar dentro del proceso como consta en el Acta No. 1 del 13 de febrero de 2013 (folio 120 a 123 del Cuaderno Principal); (iv) se notificó personalmente de la demanda arbitral inicial a través de su apoderado, judicialmente reconocido para este trámite (folio 124 del Cuaderno Principal)36;
(v) designó apoderado judicial adicional -sin sustituir al principal- para tramitar específicamente un incidente de nulidad que fuera resuelto negativamente por el Tribunal, mediante Auto No. 6 del 17 de mayo de 2013 (Acta No. 4 a folio 242 a 249 del Cuaderno Principal); (iv) compareció a las audiencias de conciliación (Acta No. 6 del 25 de junio de 2013 folio 264 a 275 del Cuaderno Principal) y de recepción de testimonios a través de su representante legal (Acta No. 8 del 4 de septiembre de 2013 folio 309 a 316 del Cuaderno Principal);
(vi) solicitó y retiró copias del expediente mediante comunicación suscrita por su representante legal (folio 321 del Cuaderno Principal). Siendo la audiencia de alegatos la última oportunidad para defender sus intereses, la Parte Convocada no compareció, ni allegó ninguna alegación escrita en la 36 Todo este comportamiento daba lugar a suponer que la Parte Convocada se prestaría a colaborar con el desarrollo del presente trámite.
CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 64 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB oportunidad. La notificación de la audiencia se notificó por Estado del 23 de octubre de 2013 (folio 330 Cuaderno Principal). A las partes, durante el proceso arbitral, se les garantizaron y, efectivamente, brindaron todas las garantías procesales para la defensa de sus derechos.
La demandada, en el curso del proceso, contó con dos (2) apoderados judiciales reconocidos por el Tribunal Arbitral, así: (i) el primero, aludiendo al Doctor EZEQUIEL RAMOS BARRIOS para tramitar el proceso arbitral en sí mismo; (ii) el segundo, aludiendo al Doctor HERNÁN RAMÍREZ ARCINIEGAS para la presentación de un incidente que fuera rechazado.
No obstante lo anterior, la actividad procesal fue nula. Es por lo anterior que, se dará cumplimiento a lo establecido en el artículo 95 del C.P.C. que dispone: "Artículo 95. Falta de Contestación de la Demanda. La falta de contestación de la demanda o de pronunciamiento expreso sobre los hechos y pretensiones de ella, o las afirmaciones o negaciones contrarias a la realidad, serán apreciadas por el juez como indicio grave en contra del demandado, salvo que la ley le atribuya otro efecto." Adicionalmente los artículos 249 y 250 de la misma obra que señalan: "Artículo 249.
Conducta de las Partes como Indicio. El juez podrá deducir indicios de la conducta procesal de las partes." "Artículo 250. Apreciación de los Indicios. El juez apreciará los indicios en conjunto, teniendo en consideración su gravedad, concordancia y convergencia y su relación con las demás pruebas que obren en el proceso." Este Tribunal encuentra que la conducta adoptada por la Parte Convocada durante todo el desarrollo del presente trámite arbitral, constituye un elemento probatorio CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 65 tJ ?~ 1 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB adicional para despachar favorablemente el petito de la demanda que ha dado lugar al presente trámite.
Finalmente, no se observa causa de nulidad del proceso. 111. COSTAS Y AGENCIAS EN DERECHO 1. Habiendo concluido la evaluación de las pretensiones sin que la Parte convocada contestara la demanda arbitra ni su reforma, como tampoco a presentar excepciones de mérito - como se observó arriba-, de acuerdo con los resultados de los análisis jurídicos y técnicos, se concluye que el total de las pretensiones prosperan. 2.
Por consiguiente, dado que la ASOCIACIÓN ESCOLAR HEL VETIA pagó la totalidad de los montos establecidos para cubrir los honorarios de los árbitros y de la secretaria y los gastos de administración del Tribunal, se condenará a la sociedad LCWEB consultores a pagar el 100% de tales montos. 3. Finalmente, en cuanto a las agencias en derecho a que se hace referencia en el artículo 393 (2) del C.P.C.,37 el Tribunal determina la partida agencias en derecho, cuyo pago se impondrá y ascenderá a $2.874.480 equivalentes al 100% de los honorarios asignados a un árbitro. 37 "La liquidación [de costas] incluirá el valor de los impuestos de timbre, los honorarios de auxiliares de la justicia, los demás gastos judiciales hechos por la parte beneficiada por la condena, siempre que aparezcan comprobados, hayan sido útiles y correspondan a actuaciones autorizadas por la ley, y las agencias en derecho que fije el magistrado ponente o el juez, aunque se litigue sin apoderado." (Enfasis añadido).
CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 66 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB Como consecuencia de todo lo expuesto, el demandado será condenado al pago de costas conforme a la liquidación que aparece a continuación: A-100% Honorario del Árbitro y de la Secretaria + I.V.A. 100% Honorario de cada árbitro x 3 100% LV.A. 100% Honorarios de la Secretaria 100% LV.A. B- 100 % Gastos de Administración - Centro de Arbitraje 100% I.V.A. C- 100% Gastos de funcionamiento del Tribunal $11' 670.388,oo $8' 623.440,oo $1'379.750,oo $1' 437.240,oo $229.958,oo $1' 437.240,oo $229.958,oo $344.938,oo CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 67 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB D- Total a cargo de la Parte Convocada y a favor de la Parte Convocante (A + B + C ) E - Agencias en Derecho Gran Total a cargo de la Parte Convocada y a favor de la Parte Convocante por concepto de costas y agencias en derecho del Proceso IV.
PARTE RESOLUTIVA $13' 682.524,oo $2.874.480,00 $16'557.004,oo En mérito de lo expuesto, administrando justicia en nombre de la República de Colombia y por autoridad de la Ley, el Tribunal de Arbitramento de conformidad con lo expuesto en los considerandos de esta providencia
RESUELVE
Primero. Declarar que prosperan la pretensiones PRIMERA, SEGUNDA, TERCERA, CUARTA, QUINTA y OCTAVA [sic] principales, por las razones expuestas en la parte motiva de éste laudo. CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 68 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB Segundo. Como consecuencia de que prospera la pretensión primera se declara que entre el COLEGIO HELEVTIA DE BOGOTÁ y la sociedad LCWEB CONSULTORES S.A.S., se celebró, el 20 de junio de 2011, el CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HELVETIA DE BOGOTA, que tuvo por objeto, de acuerdo con lo que se expresa en su cláusula primera: "la ejecución, implementación, y soporte durante un periodo de doce meses, de un sistema de información integrado en ambiente Web, compuesto de las siguientes plataformas:
1. ESCUELA WEB o Sistema de Información Académico. 2. TRIBUTA E.R.P. ó Sistema de Información Administrativo, 3. digi-Doc o Sistema de Gestión Documental, 4. Así como la entrega del Sitio Web autoadministrable (CMS) para el uso y propiedad de CHB. 5. La consultoría para dicha implementación, en su Sede Principal en Bogotá D.C., de acuerdo con la Propuesta dirigida al CHB, de fecha 30 de mayo de 2011, la cual consta de ocho folios y hace parte integral de este contrato.", contrato que se adicionó a través de Otrosí suscrito el 12 de julio de 2011 y Adendo No. 1 de fecha 2 de marzo de 2012.
Tercero. Como consecuencia de que prospera la pretensión segunda principal se declara que LCWEB CONSULTORES S.A.S incumplió el CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HEL VETIA DE BOGOTA, por cuanto no cumplió con las obligaciones pactadas en el mismo de capacitar, entregar la herramienta objeto del contrato operando en debida forma, esto es, instalada, configurada bajo los requerimientos propios del Colegio y sometida a las pruebas necesarias, dentro del plazo indicado en el contrato.
CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 69 1 u Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB Cuarto. Como consecuencia de que prospera la pretensión tercera principal, se declara que el CONTRATO PARA LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL COLEGIO HEL VETIA DE BOGOTA, se terminó como consecuencia del incumplimiento de LCWEB CONSULTORES S.A.S. como se declaró en el numeral anterior.
Quinto: Como consecuencia de que prosperan las pretensiones primera, segunda y tercera se condena a LCWEB CONSULTORES S.A.S. a pagar a la Parte Convocante, el valor total de los perjuicios sufridos por este último, determinados por los pagos que fueron efectuados por éste último, que ascienden a la suma de CIENTO VEINTISIETE MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL SEISCIENTOS SESENTA Y SEIS PESOS ($127.754.666), sin haber recibido a cambio lo que se pretendió con la celebración del contrato.
Sexto: Condenar a LCWEB CONSULTO RES S.A.S. a pagar a la Parte Convocan te el valor de los intereses moratorias causados sobre las sumas canceladas, a la máxima tasa permitida por la ley, desde el 13 de febrero de 2013 (Fecha de Notificación del Auto Admisorio de la Demanda)38 hasta el momento en que se pague efectivamente la obligación. Séptimo: Condenar LCWEB CONSULTO RES S.A.S. a pagar a la Parte Convocante, por concepto de costas y agencias en derecho, la suma de DIECISÉIS MILLONES QUINIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL CUATRO PESOS M/Cte ($16'557.004,oo). 38 Folio 124 del Cuaderno Principal No. 1 CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 70 Tribunal de Arbitramento del Colegio Helvetia contra LCWEB Octavo. Disponer que se entregue a los árbitros y a la secretaria del Tribunal el saldo de sus honorarios.
Noveno. Ordenar la protocolización del expediente en su oportunidad legal. Décimo: Expídanse por Secretaría copias auténticas de este Laudo, con las constancias de ley y con destino a cada una de las partes.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE.- \ \ PATRICIA ZULETA GARCIA //~/~',,, /r)/(,.·//;/: AFAEL GAMBOA BERNATE Árbitro Presidente (E\r··\~j~ ALFRE O ~EVELO TRUJILLO, Arbitro CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ 71