Circular administrativa Circular Administrativa 0036

Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 1 de 4 CIRCULAR ADMINISTRATIVA 0036 DE 12-03-2026 PARA: Servidores públicos y contratistas Secretaría General, Dirección Administrativa, Jefes de Oficina, Directores de Área y demás servidores y contratistas de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil. DE: FARID STEMBERG PARRA CARO Jefe Oficina Asesora Jurídica. ASUNTO: Lineamientos para la optimización del flujo de trabajo para publicación y divulgación de actos administrativos de carácter general y abstracto. Cordial saludo, Con el propósito de mejorar la publicidad y divulgación de los actos administrativos que expide la entidad, considerando que el desconocimiento de la norma es una de las principales causas de su incumplimiento, se emiten las siguientes directrices bajo el compromiso ineludible para fortalecer la eficiencia del Estado, en especial las funciones a cargo de la Unidad Administrativa Aeronáutica Civil. Lo anterior, en el marco de la Política de Mejora Normativa (PMN) que busca promover el uso de buenas prácticas regulatorias para que las autoridades expidan normas de alta calidad técnica y jurídica, asegurando que sean eficaces, transparentes y simples. En virtud del liderazgo que ejerce la Oficina Asesora Jurídica en la divulgación de la información jurídica, es imperativo unificar los procedimientos internos para garantizar la efectiva publicación y difusión normativa y con ello brindar mayor seguridad jurídica a los servidores de la entidad y a los ciudadanos. Actualmente, se han identificado oportunidades de mejora en la implementación del Ciclo de Gobernanza Regulatoria, en particular en la etapa de publicación y divulgación de los actos administrativos de carácter general, que se buscan fortalecer mediante la optimización del flujo de trabajo descrito. Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 2 de 4 1. Conceptualización Publicación y Divulgación Es imperativo que todas las dependencias de la Aerocivil distingan entre estos dos conceptos relevantes en la producción normativa, pues sus efectos jurídicos son distintos y complementarios: a. Publicación La publicación de un acto administrativo de carácter general y abstracto en el Diario Oficial es una condición necesaria para que este entre en vigencia y sea oponible a terceros. De acuerdo con la jurisprudencia del Consejo de Estado, si el acto no se publica en el medio oficial, aunque exista y sea válido, no producirá efectos legales frente a la ciudadanía, es decir no será eficaz. b. Divulgación La divulgación consiste en la difusión del acto a través de otros medios como la página web institucional, avisos o redes sociales. A diferencia de la publicación, la divulgación no es una condición de eficacia de los actos administrativos, su objetivo es garantizar el acceso a la información pública y permitir que los ciudadanos tengan claridad sobre las normas vigentes para adecuar su conducta a ellas. Además, es una herramienta esencial para el control social y el fortalecimiento de la transparencia estatal. 2. Lineamientos para el flujo de trabajo Con el fin de garantizar que los actos administrativos de carácter general y abstracto emitidos por la Aerocivil cumplan con los requisitos de oponibilidad y publicidad, se establecen las siguientes directrices aplicables a todos los actos administrativos generales que expide la entidad, salvo aquellos que se gestionan desde la Secretaría de Autoridad Aeronáutica: • Centralización de la Gestión de Publicación: Una vez la resolución sea suscrita por la dependencia competente, pasará a numeración por la Secretaría General, única dependencia que registra los actos administrativos en la entidad. Será esta dependencia, no el interesado que proyectó el acto, la encargada Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 3 de 4 de remitir oficialmente el documento a la Dirección Administrativa para su trámite ante la Imprenta Nacional de Colombia para efectos de publicación. La remisión del documento se realizará en formato Word y en documento digitalizado en formato PDF cumpliendo criterios de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). • Trámite de Publicación en el Diario Oficial: La Dirección Administrativa, como responsable de la interlocución con la Imprenta Nacional, gestionará la inserción del acto en el Diario Oficial. • Reporte Obligatorio de Publicación: Una vez se cuente con el número y fecha del Diario Oficial en el que se efectuó la publicación, la Dirección Administrativa deberá reportar dicha información de manera inmediata a la Secretaría General, con el fin de que ésta actualice sus registros y el inventario normativo de la entidad. Así mismo, deberá copiar la información a la Oficina Asesora Jurídica, con fines de divulgación en página web de la entidad. • Garantía de Divulgación y Acceso: Recibido el reporte de publicación por parte de la Dirección Administrativa, la Oficina Asesora Jurídica procederá a realizar la divulgación del acto en la página web institucional en el micrositio de divulgación dispuesto para tal fin. • Difusión a través de otros medios: Con el fin de lograr mayor alcance, las dependencias interesadas que proyectaron el acto administrativo, según sus competencias, serán las responsables de establecer otras estrategias de difusión de la norma, mediante diferentes herramientas según el grupo de interés a quien se dirija, para lo cual podrán solicitar apoyo a la Oficina Asesora de Comunicaciones y Relacionamiento Institucional. Los actos administrativos de carácter general y abstracto especiales del sector aeronáutico que se gestionan desde la Secretaría de Autoridad Aeronáutica seguirán el flujo de trabajo de publicación y divulgación que dicha área defina. Finalmente, se precisa que el ajuste que plantea la Oficina Asesora Jurídica asegura que la publicación sea tratada como una condición de eficacia y que la divulgación cumpla con el principio de transparencia, Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 4 de 4 permitiendo que los ciudadanos y las áreas internas tengan certeza sobre las normas vigentes emitidas por la entidad. Sin otro particular, FARID STEMBERG PARRA CARO Jefe Oficina Asesora Jurídica Elaboró: Angela Patricia Pantoja Moreno, Especialista Aeronáutico III - OAJ Revisó: Alexandra Palomino Pineda, Coordinadora Grupo Gestión Jurídica Estratégica Aprobó: Farid Stemberg Parra Caro, Jefe Oficina Asesora Jurídica