Circular administrativa Circular Administrativa 0032

Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 1 de 8 CIRCULAR ADMINISTRATIVA 0032 DE 26-02-2026 Bogotá, 26 de febrero de 2026 PARA: SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL – AEROCIVIL DE: SECRETARÍA GENERAL Asunto: Directrices para la atención de derechos de petición presentados ante la Aerocivil Cordial saludo. Con el propósito de garantizar el respeto y protección de los derechos fundamentales de la sociedad en general, y en particular de quienes presentan peticiones ante la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, en cumplimiento del deber constitucional y legal de asegurar el ejercicio pleno y efectivo del derecho de petición, respondiendo dentro de los términos previstos en el artículos 14 y 30 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la de la Ley 1755 de 2015 y Ley 5 de 1992 respecto a peticiones del honorable Congreso de la República, con apego a los principios de celeridad, claridad, congruencia y sustancialidad, máxime cuando se trata de población en condición de desplazamiento forzado o en situación de vulnerabilidad, este Despacho presenta algunas directrices para atender de manera oportuna y efectiva las diferentes peticiones: La Constitución Política en su artículo 23 establece el derecho fundamental de petición, y lo define como aquel a través del cual los ciudadanos pueden presentar peticiones respetuosas ante las autoridades, para que les sea suministrada información sobre situaciones de interés general y/o particular. En el mismo sentido, el artículo 74 de la Constitución Política señala que: “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. (…)”. En efecto, a través del ejercicio del derecho de petición, la ciudadanía puede solicitar entre otras actuaciones administrativas, el reconocimiento de un derecho, la intervención de una entidad o funcionario, la prestación de un servicio, requerir información, consultar, examinar, requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos, entre otros, al igual que controlar la gestión de los asuntos públicos. Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 2 de 8 La Corte Constitucional lo ha definido como el mecanismo más efectivo para lograr una mejor interacción entre el ciudadano y el Estado; además, como una de las vías más importantes para iniciar la actuación administrativa de carácter general, para asegurar el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales, al igual que los deberes sociales del Estado y la posibilidad de hacer realizables otros derechos fundamentales. Ahora bien, la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) en su artículo 4º, establece que el derecho de petición es una de las formas de iniciar las actuaciones administrativas y, a su vez, el artículo 5°, modificado y adicionado por la Ley 2080 de 2021, contempla como derechos de las personas ante las autoridades, entre otros, los siguientes: “1. Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito, o por cualquier otro medio idóneo y sin necesidad de apoderado, así como a obtener información oportuna y orientación acerca de los requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto.” y así mismo; “2. Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos.” “3. Salvo reserva legal, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos por la Constitución y las leyes.” “4. Obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos establecidos para el efecto.” (negrilla fuera del texto) Sobre el particular, la Ley Estatutaria 1755 de 2015, “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, entre otros aspectos, señala que toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición constitucional y establece las diversas modalidades en las que es posible ejercerlo, términos y procedimientos aplicables en cada caso concreto. Atendiendo a lo señalado en el artículo 15 de la Resolución 00539 de 17 de febrero de 2026 “Por la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias en la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil - Aerocivil", las redes sociales oficiales de la entidad que permitan recibir comentarios de los ciudadanos (Youtube, Facebook, X, Instagram, TikTok, LinkedIn) serán un medio idóneo para presentar derechos de petición. OBSERVANCIA DEL PROCEDIMIENTO INTERNO. Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 3 de 8 De conformidad con el numeral 6 del artículo 64 de la Resolución 0354 de 21 de febrero de 2022, está a cargo del Grupo Relación Estado – Ciudadano lo relacionado con el seguimiento a las dependencias responsables de emitir respuesta a las peticiones asignadas de acuerdo con los plazos establecidos en la normativa vigente, así como elaborar informes y estadísticas sobre su comportamiento para implementar acciones de mejora. La Resolución 00539 de 17 de febrero de 2026 regula el trámite interno de las peticiones, quejas, reclamos sugerencias y denuncias que se formulen ante la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, dentro del marco de su competencia constitucional y legal, en concordancia con los dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. TÉRMINOS PARA RESOLVER EL DERECHO DE PETICIÓN. Conforme lo dispone el artículo 5 de la Resolución 00539 de 2026, los términos legales para dar respuesta de fondo a las peticiones elevadas son los siguientes: MODALIDAD DE PETICIÓN TÉRMINO PARA RESPONDER Petición de interés general y/o particular 15 días hábiles Quejas 15 días hábiles Sugerencias 15 días hábiles Reclamos 15 días hábiles Denuncias 15 días hábiles Solicitud documentos o copias 10 días hábiles Entrega de copias cuando no se responde la solicitud dentro del plazo 3 días hábiles Solicitud de información pública 10 días hábiles Petición o información entre entidades 10 días hábiles Consultas 30 días hábiles Peticiones de los congresistas 5 días hábiles Peticiones de las Cámaras Legislativas o de sus Comisiones Constitucionales o Legales 10 días hábiles Atención a organismos de control, autoridades judiciales y autoridades administrativas Se atenderán dentro de los términos dispuestos por cada autoridad. En su defecto dentro de los 10 días hábiles siguientes. Petición de reconocimiento de derechos fundamentales para evitar un perjuicio irremediable. Peticiones elevadas por un periodista en el ejercicio de su profesión. Atención prioritaria Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 4 de 8 De acuerdo con lo establecido por el parágrafo del artículo 14° de la Ley 1755 de 2015, cuando excepcionalmente no sea posible resolver la petición en los plazos señalados, la autoridad deberá informar esta circunstancia al interesado antes del vencimiento del término, expresando los motivos de la demora y señalando el plazo razonable en que se dará respuesta, sin que este pueda superar el doble del inicialmente previsto. Por otra parte, cuándo se evidencie que la Aerocivil no es competente para dar respuesta de fondo a la petición, se deberá informar de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o si lo hace por escrito, deberá hacer el traslado a la entidad que corresponda dentro de los cinco (5) días siguientes al de la recepción, e igualmente informar al interesado sobre el traslado, conforme lo establece el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015. De igual forma, cuando desde el Grupo de Gestión Documental se realice la asignación de una petición a un área que no es competente para emitir respuesta, la dependencia a la que se le realizó tal asignación deberá realizar el traslado al área competente el mismo día en que la recibió, o a más tardar al día hábil siguiente, sin permitir en todo caso que se venza el término señalado en la ley para dar respuesta a la solicitud. CONTENIDO DE LA RESPUESTA. En el proceso de mejora continua y en el marco de la política de prevención de daño antijuridico, se reitera la importancia de dar cumplimiento a los términos legales y las condiciones en las que se debe dar respuesta a las solicitudes allegadas por los distintos grupos de interés de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil. Al respecto, la Corte Constitucional ha señalado las condiciones que deben cumplir las respuestas a los derechos de petición: “a) clara: que explique de manera comprensible el sentido y contenido de la respuesta; b) de fondo: que se pronuncie de manera completa y detallada sobre todos los asuntos indicados en la petición, excluyendo referencias evasivas o que no guardan relación con el tema planteado; Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 5 de 8 c) suficiente: porque debe resolver materialmente la petición y satisfacer los requerimientos del solicitante, sin que por ello excluya la posibilidad de que la respuesta sea negativa a las pretensiones del peticionario; d) efectiva, si soluciona el caso que se plantea; y e) congruente: si existe coherencia entre lo respondido y lo pedido.” Se aclara que la obligación de responder en el plazo establecido y de fondo, no implica que deba resolverse de manera positiva lo solicitado. Sobre este asunto, la Corte Constitucional ha aclarado que: “(…) la satisfacción del derecho de petición no depende de la respuesta favorable a lo solicitado, por lo que hay contestación incluso si la respuesta es en sentido negativo y se explican los motivos que conducen a ello. De ahí que se diferencie el derecho de petición del “derecho a lo pedido”, que se usa para destacar que “el ámbito de protección constitucional de la petición se circunscribe al derecho a la solicitud y a tener una contestación para la misma, [y en ningún caso implica otorgar la materia de la solicitud como tal” . No obstante, es responsabilidad de la entidad y los funcionarios que suscriben las peticiones, dar respuesta concreta, de fondo y en lenguaje claro cada una de las peticiones que se hacen, evitando el incremento de las acciones de tutela que buscan garantizar el derecho fundamental de petición. En todo caso, las peticiones reiterativas que ya hayan sido resueltas se podrán contestar remitiéndose a respuestas anteriores, salvo que se trate de derechos imprescriptibles o de peticiones que se hubiera negado por no haber sido acreditados los requisitos, siempre que en la nueva petición se subsane. NOTIFICACIÓN DE LA DECISIÓN DEL DERECHO DE PETICIÓN. La Corte Constitucional en sentencia C-007 de 2017, indicó: "La Corte ha expresado que es la administración o el particular quien tiene la carga probatoria de demostrar que notificó al solicitante su decisión, pues el conocimiento de ésta hace parte del intangible de ese derecho que no puede ser afectado". En este sentido, es necesario y obligatorio poner en conocimiento del peticionario la respuesta o decisión del derecho de petición. Para ello, los servidores públicos y contratistas de la Aerocivil deberán realizar la efectiva notificación de su decisión, de conformidad con los medios de notificación contenidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, como quiera que la falta de comunicación o la notificación tardía vulnera el derecho fundamental de petición. Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 6 de 8 Para tales efectos se precisa que cuando el peticionario hubiese aportado una dirección de correspondencia física, se le deberá enviar la respuesta y todos sus anexos mediante correo certificado a tal dirección. Cuando el peticionario haya autorizado expresamente ser notificado por medio electrónico, o cuando la petición se haya recibido por este medio, se remitirá la respuesta a la dirección electrónica indicada, junto con todos sus anexos, por medio del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo garantizado la generación de radicado de salida y la asociación de la respuesta generada dentro del sistema. ATENCIÓN PRIORITARIA Y PREFERENCIAL DE PETICIONES. Se deberá dar atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental, cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar, aun sumariamente, la titularidad del derecho y el riesgo del perjuicio que invoca. Tendrán atención especial y preferente las peticiones elevadas por personas en situación de desplazamiento, de discapacidad, niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes o adultos mayores, veteranos de la fuerza pública y, en general, personas en estado de indefensión o estado de debilidad manifiesta, de conformidad con lo señalado en el artículo 13 de la Constitución Política. En el mismo sentido, deberá darse especial atención a los derechos de petición presentados por Congresistas, que pueden incluir la solicitud de información, conceptos o la adopción de medidas a las autoridades y entidades públicas; derecho de petición que se ejercita de manera especial, con el fin de garantizar el cumplimiento de sus funciones de control político, fiscalización y legislativas. Estas peticiones deben ser resueltas en un plazo de cinco (5) días hábiles. CUMPLIMIENTO DE LAS ÓRDENES JUDICIALES Y VULNERACIÓN AL DERECHO DE PETICIÓN. Como se ha expuesto en el presente documento, la vulneración del derecho fundamental de petición, habilita al usuario afectado a interponer una acción de tutela en contra de la entidad que ha omitido emitir la correspondiente respuesta. Igualmente, la omisión de respuesta puede dar lugar a que se configure el silencio administrativo positivo o negativo, en los términos de los artículos 83 y 84 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Al respecto, la Corte Constitucional a través de Auto 008 de 1996 ha señalado que “El fallo de tutela no solamente goza de la fuerza vinculante propia de toda decisión judicial, sino que, en cuanto encuentra sustento directo en la Carta Política y por estar Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 7 de 8 consagrada aquélla de modo específico para la guarda de los derechos fundamentales de rango constitucional, reclama la aplicación urgente e integral de lo ordenado, comprometiendo, a partir de su notificación, (…)” Por lo expuesto, las órdenes emitidas en el marco de un fallo de tutela deben ser cumplidas en el plazo perentorio y de la manera solicitada por la autoridad judicial. Es pertinente poner de presente que el funcionario o contratista que omite dar respuesta a un derecho de petición observando lo relativo a los plazos y contenido de la respuesta, puede hacerse acreedor a sanciones de tipo disciplinario o contractual. El numeral 8 del artículo 39 de la Ley 1952 de 2019 del Código General Disciplinario señala que es prohibido “retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.” Conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la Resolución 00539 de 2026, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o el funcionario que tenga conocimiento del vencimiento de un plazo para atender oportunamente las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias radicadas en la entidad, dará traslado a la Oficina de Control Disciplinario Interno del caso para lo de su competencia. Para la Aerocivil, en cumplimiento de su deber constitucional de colaboración armónica con otras ramas del poder público, en particular la rama judicial (altas cortes, tribunales, jueces y fiscales), es imprescindible cumplir los términos que determinen los despachos judiciales en sus peticiones o requerimientos, en las distintas jurisdicciones, incluidas las acciones de tutela. De acuerdo con lo anterior, es responsabilidad de las dependencias a cargo, proceder dentro de los términos otorgados, a remitir los soportes de cumplimiento de lo ordenado por el juez constitucional, acompañado del documento probatorio de haberse entregado en debida forma a su destinatario, esto es, la constancia de entregado que arroja el correo electrónico, o, la certificación del SIPOST que expide 472 cuando se despacha por el sistema SGDEA, a la Oficina Asesora Jurídica, quien como responsable de la defensa judicial de la entidad, debe acreditar ante el juez de conocimiento, el cumplimiento de lo ordenado. En consecuencia, se insta a las áreas responsables a atender los derechos de petición en los términos y condiciones expresados en el presente escrito, con el fin de evitar la interposición de una acción de tutela y por ende a la remisión a la Oficina de Control Disciplinarios Interno. REPORTE ENLACES PQRSD Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 8 de 8 Con el fin de garantizar la trazabilidad, oportunidad y adecuada respuesta a las solicitudes ciudadanas, se requiere a cada dependencia designar un (1) funcionario de carrera administrativa que actúe como enlace para la Gestión de PQRSD, quien tendrá la función de servir como intermediario entre su dependencia y el Grupo de Relación Estado – Ciudadano, de conformidad con los principios de eficiencia, eficacia y diligencia administrativa. Por lo tanto, se solicita diligenciar el formulario disponible en el siguiente enlace https://forms.office.com/r/hZBsQWV7aH, informando los datos del funcionario designado a más tardar el día 06 de marzo del presente año. Atentamente, NELSON ALIRIO MUÑOZ LEGUIZAMÓN Secretario General Anexo: Resolución No. 00539 de 17 de febrero de 2026 Elaboró: Juan Sebastian Hernández Yunis – Profesional Aeronáutico IV - Secretaría General Revisó: Nardelly Julieth Correa Alvarado – Especialista Aeronáutico I – Grupo Relación Estado Ciudadano