Circular administrativa CIRCULAR ADMINISTRATIVA 30072025

Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 1 de 3 CIRCULAR ADMINISTRATIVA DE 30-07-2025 PARA: SERVIDORES PÚBLICOS AERONÁUTICA CIVIL DE: DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA ASUNTO: PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE Y GESTIÓN DE INCAPACIDADESDE ORIGEN COMUN, ACCIDENTE LABORAL, LICENCIAS DE MATERNIDAD Y PATERNIDAD. Cordial saludo respetados servidores, Dando un alcance a la circulares 004 de septiembre de 2018 y con el propósito de garantizar la correcta gestión de las novedades relacionadas con incapacidades médicas de origen común, accidente laboral, licencias de maternidad y paternidad, se reiteran las siguientes disposiciones de obligatorio cumplimiento: 1. Reporte oportuno Todo servidor de la U.A.E. de Aeronáutica Civil, cuando se ausente por incapacidad médica, está en la obligación de : a. Informar al superior inmediato la novedad b. Realizar el reporte en el aplicativo Self Service (personal cajero) que tiene dispuesto la Entidad para tal fin. Reporte que debe realizar con el soporte del certificado médico entregado por el médico tratante de manera inmediata a la expedición de este. Cuando se utilice una red no adscrita a la EPS a la que se encuentra afiliado; el servidor público deberá tramitar la solicitud de transcripción ante la EPS a través de los medios que allá dispuesto su EPS. En caso de no presentar la incapacidad debidamente transcrita por su EPS, deberá anexar copia de la epicrisis. Es importante aclarar que, esta incapacidad queda sujeta a validación por parte de la EPS a la que está afiliado el funcionario, hasta tanto no se obtenga convalidación de la EPS, el ausentismo generado queda pendiente de legalizar y de reconocimiento por parte de la Entidad. El servidor público debe verificar que su certificado de incapacidad contenga los siguientes datos: a. Nombre completo, b. identificación, c. días de incapacidad, Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 2 de 3 d. diagnóstico o código CIE, e. firma y f. sello del médico tratante. Para los efectos de transcripción de una incapacidad, se mantienen los requisitos y se debe aportar la documentación expuesta en la circular #004 del 24 de septiembre de 2018 (Documento anexo). Algunas EPS no permiten realizar el proceso de transcripción a la Entidad, por lo que es responsabilidad del afiliado realizar la solicitud a través de los medios que la EPS tenga dispuestos para tal fin. En los casos que la Entidad adelante el trámite de transcripción del certificado de incapacidad ante la EPS y este no sea efectivo, el certificado será devuelto al servidor incapacitado, quien tendrá un término máximo de diez (10) días para realizar la legalización ante la EPS y remitir el documento final a la Dirección de Gestión Humana – Grupo de Seguridad y Salud en el trabajo, no es necesario nuevamente reportarlo a través del personal cajero. Una vez realizado el trámite ante la EPS y cuando esta no realice la transcripción o convalidación de la incapacidad que justifico el ausentismo laboral; no habrá reconocimiento de las prestaciones económicas por parte de la Entidad por los días que correspondan a dicho periodo; requiriéndose un análisis de la situación administrativa que deba aplicarse a estos casos. 2. Registro en Línea Con el fin de facilitar el reporte del certificado de incapacidad, cumplir con el punto 1 literal b de la presente circular y que todo ausentismo por este concepto sea registrado en tiempo real; todos los servidores deberán radicar la novedad a través del sistema Self Service (Personal Cajero) único punto de recepción para incapacidades, disponible en la intranet y sede electrónica de la Entidad, realizando los pasos establecidos en el anexo adjunto a esta circular. Una vez que el servidor realiza el reporte, el sistema emite un mensaje automático notificando el estado de incapacidad al servidor público, Jefe Inmediato y al Grupo de Seguridad y Salud en el trabajo. El Grupo de Seguridad y Salud en el trabajo validará el certificado adjunto y e informará en caso de que este presente inconsistencias. Las incapacidades de uno o dos días que vengan de servicios de atención domiciliaria, médico particular o IPS no adscritas a la red de la EPS, quedan sujetas a validación por parte de la EPS y el trámite que adelante el funcionario para la convalidación por parte de su entidad prestadora de salud. Clave: APOY-7.0-12-006 Versión: 06 Fecha: 17/07/2024 Página: 3 de 3 Es de aclarar que, si la incapacidad fue radicada debidamente en el Self Service (Personal cajero) con el soporte adecuado y cumpliendo los requisitos descritos en la presente circular, no se hace necesario remitir el soporte en físico a ninguna instancia de la Entidad, a menos que sea requerido por algunas de las partes que intervienen en el proceso de incapacidades. Todo ausentismo laboral por incapacidad médica debe ser reportado por el servidor público con base en lo dispuesto en el artículo 2.2.5.5.11 Decreto 1083 de 2015, adicionado por el Decreto 648 de 2017 – tanto al jefe inmediato como a las áreas competentes de la Dirección de Gestión Humana – Grupo de Seguridad y Salud en el trabajo. De no realizarse el reporte oportuno con los soportes ya descritos y emitidos por la EPS. El jefe inmediato debe previo seguimiento a la novedad de inasistencia laboral reportar a la Dirección de Gestion Humana – Grupo Administración de Talento Humano. Lo expuesto en esta circular complementa la circular #004 del 24 de septiembre de 2018, la cual continua vigente. MERCY CAROLINA LOMBANA CABALLERO Directora de Gestión Humana Proyectó: Juliana Camargo Lizarazo – Técnico Aeronáutico – Grupo SST Revisó: Oscar Leandro FuentesL. – Coordinador – Grupo SST