Circular Informativa MAUT-5.0-22-002 — Aerocivil

1 Versión inicial 23/08/2022 '"""" ". .. . .... ..... . .. · CIRCULAR INFORMATIVA PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN DE DISEÑO APROBADA AERONÁUTICA CIVIL UNIDAOAOMINISTRATIVAESPECIAL 1 1 Fecha de aprobación: Clave: MAUT-5.0-22-002 Versión: 01 29/11/2022 7.2.1 FASE 1, Pre-Solicitud. El solicitante de un Certificado de Organización de Diseño debe radicar ante el Grupo de Gestión Documental de la Aerocivil, y con destino al coordinador del grupo de Certificación de Productos Aeronáuticos de la Secretaría de Autoridad Aeronáutica la forma MAUT-5.0-12-011 - SOLICITUD DE APLICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DE DISEÑO (DOA), con los anexos requeridos en dicha forma de la siguiente manera: 1. Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio y/o su documento equivalente, con fecha de expedición inferior a 30 días calendario a la fecha de radicación del formato de aplicación. 2. Resumen de hoja de vida del Gerente Responsable de la Organización de diseño, responsable de la Aeronavegabilidad del diseño, responsable del sistema de Monitoreo independiente. Este resumen debe contener al menos la siguiente información: a. Nombres y apellidos b. Licencias expedidas por la Aerocivil, indicando fecha de expedición (Si cuenta con ellas). c. Títulos universitarios y posgrados (si cuenta con ellos), indicando fecha de obtención del título. d. Otros cursos relevantes al diseño de aeronaves o componentes de aeronaves, realizados en instituciones reconocidas (Instituciones de educación superior del orden nacional o internacional o similares), indicando duración, entidad donde realizó el curso y fecha de finalización. e. Experiencia en trabajos relacionados con el diseño de aeronaves, diseño de componentes de aeronaves, diseño de reparaciones o modificaciones mayores, que pueda comprobar mediante la presentación de evidencias. Indicando brevemente un resumen de las actividades y responsabilidades de cada trabajo. NOTA: El mínimo de personal requerido en Organizaciones de Diseño Aprobadas es de tres (3) integrantes, siempre y cuando se garantice la independencia de las funciones y cargos cuando así se requiera. 3. Listar y adjuntar certificaciones previas obtenidas de su organización (Ej. CDF OMA, AS9100, ISO9001, etc.), si cuenta con ellas. Una vez obtenida esta aplicación, el equipo de ingenieros del grupo de Certificación de Productos Aeronáuticos de la Aerocivil (CPA) asignado efectuará una evaluación de la misma y en caso de ser aceptada, el solicitante será citado a la reunión de familiarización, donde se explicará brevemente las fases del proceso y se hará presentación oficial del inspector líder y el equipo de inspectores de esta dependencia que han sido asignados al proceso de certificación. Página: 4 de 27 1,füiiu . CIRCULAR .INFORMATIVA . PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN DE DISEÑO APROBADA AERONAUTICA CIVIL UN!DAOAOMIN!STRATIVAESPECIAL 1 1 Fecha de aprobación: Clave: MAUT-5.0-22-002 Versión: 01 29/11/2022 Si la solicitud, por el contrario, no es aceptada, el inspector procederá a realizar la notificación al solicitante, indicando los hallazgos, en esta situación existen dos (2) posibilidades para el proceso: a. El proceso se extingue, este caso, se puede dar por incumplimiento de los requisitos mínimos necesarios para certificarse como organización de diseño. b. El proceso se detiene por hallazgos que pueden ser corregibles por parte del solicitante. En este caso, el solicitante debe dar respuesta a los hallazgos dentro de los plazos establecidos por la ley. NOTA: La aceptación de la aplicación, no indica de ninguna manera la aprobación de la Organización, ni autoriza la iniciación de diseños. 7.2.2 FASE 11. Solicitud Formal. Durante esta fase el solicitante inicia formalmente el proceso, presentando la siguiente documentación: 1. Radicar ante el Grupo de Relación - Estado Ciudadano, una carta dirigida al Grupo CPA con destino al líder del proceso de certificación de la organización, adjuntando los siguientes documentos: a. Cronograma del proceso (Forma MAUT-5.0-12-010). b. Manual de la Organización de diseño (DOM) (Ver apéndice 1 ), incluyendo un plan de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional. c. Lista de cumplimiento de requisitos (Ver apéndice 2) d. Acta de constitución de proyecto: el objeto de esta acta es demostrar que el solicitante ha evaluado los aspectos relevantes técnicos y comerciales y es consciente del compromiso que adquiere de iniciar y culminar el proceso de forma satisfactoria y que además se hace responsable de cualquier aspecto legal que pueda derivar del uso mal intencionado de los términos a los que se hará merecedor una vez culmine satisfactoriamente el proceso. En dicha acta, el solicitante debe presentar evidencia amplia y suficiente de haber evaluado los aspectos financiero, técnico, legal y cualquier otro considerado de relevancia. En esta fase se hace una verificación general de la documentación recibida, confirmando que dicha documentación se encuentre completa y con la estructura requerida para continuar con el proceso. 7.2.3. FASE 111. Evaluación de Documentación. Durante esta fase, en conjunto con el solicitante, el equipo de ingenieros del CPA asignado al proceso realiza una revisión detallada del manual de la organización de diseño y la lista de cumplimiento de requisitos, finalizando con la aceptación de estos, en caso de encontrarse aceptables. De lo contrario, el solicitante debe corregir las constataciones emitidas por los inspectores y presentarlas de nuevo para su revisión. Página: 5 de 27 AERONÁUTICA CIVIL UNIDAD AOMINiSTRATIVA ESPECIAL CIRCULAR INFORMATIVA PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN DE DISEÑO APROBADA Clave: MAUT -5.0-22-002 Versión: 01 Fecha de aprobación: 29/11/2022 7.2.4. FASE IV. Inspección y Demostración. En esta fase, el solicitante debe demostrar a la Aerocivil, la aplicación y cumplimiento de los procedimientos aceptados en el DOM, así como la capacidad de realizar lo propuesto en el formato de aplicación (Forma MAUT-5.0-12-011), sección 2 Alcance del diseño. Esta demostración se realiza, una vez la organización haya completado una auditoría interna verificando el cumplimiento de los requisitos y procedimientos, cuyo resultado debe ser presentado al inspector líder. A través de una o varias inspecciones realizadas por el equipo de inspectores asignado al proceso, se revisará entre otros: Instalaciones adecuadas según el alcance solicitado. Estas instalaciones, deben contar con las medidas de seguridad aplicables y zonas de trabajo adecuadas, en cuanto a ruido, temperatura e iluminación, que permitan la concentración adecuada del personal encargado del diseño. En caso de referir trabajo en casa y/o teletrabajo, el DOM debe contar con un procedimiento que lo indique y permita una adecuada interacción del personal de diseño con las demás áreas de la organización. Así mismo, se debe dar cumplimiento a los demás requerimientos establecidos por la ley colombiana para trabajo en casa o teletrabajo, según aplique. En cualquier caso, la organización de diseño debe contar con al menos una oficina que permita la verificación de requisitos de parte de la Aerocivil. Dentro de la inspección de las instalaciones se verificarán los equipos necesarios (computadores, simuladores, impresoras, plotter y/o impresoras 3D, etc), según el alcance de la organización, para poder realizar los diseños propuestos. Personal: Se verificará el listado de personal de la organización, el cual al menos debe contener: Gerente Responsable de la Organización de diseño, responsable de la Aeronavegabilidad del diseño, responsable del diseño, responsable del sistema de monitoreo independiente y el listado del (los) ingeniero(s) de verificación del cumplimiento. El personal de diseño puede ocupar cargos directivos en la organización. siempre y cuando tenga la competencia para hacerlo. sin embargo, el responsable de la oficina de Aeronavegabilidad del diseño y el/los ingeniero(s) de verificación de cumplimiento no pueden ser la misma persona que ejecuten los datos de diseño. Durante la verificación del personal, se revisarán las hojas de vida resumen del personal de la organización, incluyendo la evidencia o certificaciones que evidencien el soporte documental de la solicitud presentada. Así mismo, se realizarán entrevistas a todo nivel, en la cuales se verificará el nivel de entendimiento de los procedimientos de la Organización. Esto requerirá la presencia del personal. NOTA: Es de anotar, que no todo el personal que hace parte de una Organización Página: 6 de 27 : n . CIRCULAR INFORMATIVA Ŝ PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN DE DISEÑO APROBADA AERONÁUTICA CIVIL UNIDAOAOMINISTRATIVAESPCIAL 1 1 Clave: MAUT-5.0-22-002 Versión: 01 Fecha de aprobación: 29/11/2022 fabricación, instalación ni trabajos en aeronaves o componentes de aeronaves y estará limitado únicamente al diseño, según sus términos de certificación. 7.4 Enmiendas a los términos de certificación: Tal como lo establece la sección 21.1550 de los RAC, las enmiendas a los términos de certificación deben ser aprobadas por la Aerocivil. El DOM, debe contener un procedimiento que indique como la organización de diseño, evalúa internamente la necesidad de realizar enmiendas a sus términos de certificación, como el método que utilizará para verificar el cumplimiento de los requisitos, antes de presentar la solicitud de cambio a la Aerocivil. Esta solicitud, deberá realizarse mediante una solicitud escrita radicada ante el Grupo de Gestión Documental de la Aerocivil, y con destino al coordinador del grupo de Certificación de Productos Aeronáuticos de la Secretaría de Autoridad Aeronáutica, en la cual se debe describir el cambio solicitado, junto con los soportes suficientes para que el inspector líder de la organización pueda realizar la evaluación y determinar si dicha solicitud puede ser aprobada. Es posible que para la aprobación de estas enmiendas sean requeridas inspecciones, las cuales serán coordinadas con la organización. 8. VIGENCIA: Esta circular informativa entra en vigencia a partir de la fecha de su firma y publicación en la página web. 9. CONTACTO PARA MAYOR INFORMACIÓN: El correo electrónico certificaproductosaeronauticos@aerocivil.qov.co, se ha dispuesto para der cualquier inquietud o duda relacionada con la presente circular informativa o ta ié se puede municar al teléfono 60(1) 296 4197. / , -.-, ;-- =. 1 , ' ' / FRIANCISC'W,lU,11 A I EZ. f/ Secretario de Autorid d ei onáutica . • 11 r ,, ' ! Proyectó: Tomas Ocampo Lopez / Inspector de Seguridad Operacional CPA. -.-! \ Revisó: David Fernandoŝoz Galeano / Coordinador Grupo de Certificación de \_Productos Aeronáuticos. '3" Aprobó: Equipo de Estandarización/ Secretaría de Autoridad Aeronáutica. Ruta electrónica: SGC NTCGP1000/isolucion /documentación Página: 9 de 27 'vi CIRCULAR INFORMATIVA PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN DE DISEÑO APROBADA AERONÁUTICA CIVIL UNIOAOAOMIN!STRATIVAESPECIAL 1 1 Clave: MAUT-5.0-22-002 Versión: 01 Fecha de aprobación: 2911112022 1.10 Procedimiento de notificación a la Aerocivil de cambios en la organización, sus actividades, aprobaciones y enmiendas a los términos de certificación Procedimiento de notificación a la Aerocivil de cambios en la organización, sus actividades, aprobaciones y enmiendas a los términos de certificación 1. 11 Lista actualizada de los servicios a contratar con proveedores Aprobados por la Aerocivil (Incluyendo lista de proveedores) Esta sección debe nombrar y describir los proveedores de diseño, incluyendo las tareas que realizan. 1.12 Lista actualizada de los servicios a contratar con proveedores No aprobados por la Aerocivil (Incluyendo lista de proveedores) Esta sección debe nombrar y describir los proveedores de diseño, incluyendo las tareas que realizan. 1.13 PROCEDIMIENTOS DE AERONA VEGABILIDAD DEL DISEÑO 1.13.1 Procedimiento para control y supervisión del diseño y modificaciones al diseño de aeronaves y componentes de aeronaves 1.13.2 Procedimiento para el aseguramiento del cumplimiento de los requisitos de la aeronavegabilidad y protección al medio ambiente de los diseños y sus modificaciones (RAC 21.1525(d)) 2 SISTEMA DE MONITOREO INDEPENDIENTE (RAC 21.1520(b)) a) El procedimiento para la Supervisión Independiente del Sistema incluirá - Planificación de tas actividades de seguimiento. - Realización de actividades de seguimiento - Determinación de acciones correctivas y plazos aceptables • Seguimiento de hallazgos. - Cobertura de proveedores de diseño - Líneas de reporte El Sistema de Monitoreo Independiente cubrirá todos los procesos de fa empresa y todos los requisitos del RAC 21 en un plazo adecuado, pero que no supere los tres años. Por lo general, consiste en la totalidad o parle de fas siguientes actividades: - Auditorías de procesos - Auditorías de productos - Otros procesos. b) Para empresas muy pequeñas podría ser más práctico revisar los proyectos que fueron realizados por la organización de diseño. En este caso, el Responsable del Sistema de Monitoreo Independiente debe Página: 17 de 27